(一)律师与企业之间:建立信任关系

律师协助企业进行AEO认证,首先要与企业建立起牢固、良好的信任关系。在信任的基础上,企业应将实际状况予以详细告知,律师才能有针对性地提出应对建议,顺利完成工作目标。

(二)企业内设部门之间:建立合作关系

申请AEO认证,对企业而言是一个系统工程,而不是某个部门的工作事项。在实务中,最容易出现的问题是:企业的其他部门会将认证工作视为是进出口部门或者关务部门的工作任务,很难马上形成有效的工作合力,导致在项目前期各项工作进展缓慢。因此,律师在协助企业实施AEO认证时,应当发挥统筹协调作用,帮助进出口部门或者关务部门分解、分配工作内容,督促其他部门及时反馈,以尽快形成合力,推动项目实施。

(三)认证标准内容:衔接共性与特性

海关针对不同企业类型,颁布了AEO认证标准指南,为企业申请认证提供了详细指引。在实务中,重点是处理好“认证标准”这一共性体系与“企业实际”这一特定体系之间的衔接。(www.daowen.com)

其一,特定岗位职责设置。在认证标准中,海关对关务部门、贸易安全部门等特定部门均有明确的设置和层级要求,而有些企业很难有直接对应的岗位。此时,律师不应机械地要求企业大规模重新编排,这会极大影响企业的正常运营。律师要根据企业的实际情况,建议合理调整岗位设置和职责,在认证标准与实际状况之间寻求结合点,以达成平衡。

其二,规章制度要注重落实。规章制度是AEO认证时海关重点考察的内容之一。在实务中,企业往往能够制定完善的规章制度,但在落实层面却有所忽略。因此,律师在实务中应关注企业的规章制度能否实际落实、是否已实际落实、是否有材料证明落实情况,避免规章制度只是一纸空文。有制度但无落实,是AEO认证中的硬伤之一。

其三,管理系统穿行测试要衔接顺畅。海关认证时进行穿行测试,检查企业是否能对业务进行全流程的监控和回溯,是认证的重要内容。此项工作对企业的业务系统、管理系统、财务系统提出了高要求。在实务中,有的企业具备完整系统,涵盖行政、人事、业务、财务等方面,有的企业则是各个板块相对独立。在协助认证时,律师要对企业系统进行全流程预演,确定各个系统之间、系统内各板块之间是否能够对接顺畅并满足海关的检查要求。

其四,协助企业把握硬件设施投入与认证要求的平衡。在认证标准中,海关对监控、安保等方面均有明确要求,而这些要求往往对应着硬件设施改造升级,构成企业进行AEO认证的成本。因此在实务中,律师要协助企业在满足认证要求的前提下,尽可能利用现有设施,或者增加设施使其具有长期使用价值,以满足其他方面的需求,最终实现投入效益的最大化。

其五,增强企业长期规范运作的自觉性和能力。AEO认证,不是一劳永逸的项目。企业在通过初次认证后,后续有不定期的检查和期限届满的再次认证。在此过程中,企业必须按照AEO认证标准的要求进行管理运作。在实务中,律师要协助企业树立规范运作的自觉性,即通过本次认证,企业在规章制度落实、系统管理流程、实际业务运作方面逐步规范化,做到资料保存、业务留痕,为下一次认证做好准备。