笑一笑，开些无伤大雅的办公室玩笑。你现在一定已经习惯这些玩笑了。以前这些玩笑都是在茶水间或是餐厅中进行的，之后又有了从新式施乐复印机上复印出来的搞笑漫画，而现在它们又在电子邮件中出现了。

这处理起来可困难得多了。办公室愚人者有了新的玩具，更重要的是，不仅仅是这个办公室的愚人者，还有其他所有办公室的愚人者，他们来自四面八方，把自己的各种笑料塞进你的计算机系统。

黄色笑话、淫秽图片、下流故事，嗖嗖嗖地攻击着电子邮件系统，肆意地传播。起诉、传票和较量都只有一封电子邮件的距离。问题会始于内部，而后外部世界的压力会重重地落到不知情的管理者头上。

除非你能管束住那些办公室愚人者、种族主义者以及思想猥琐者，不然肯定会出问题。一些棘手的诉讼案件，从性别歧视到泄露机密都是由那些缺乏适当的电子邮件政策和规划的公司引发的。

电子邮件政策是优秀的组织自我运营的根本。

电子邮件很容易捏造或者弄虚作假，打印出来的信息同样可以伪造。在一些系统中，往一个文件历史记录里植入一封空白邮件，你就可以在之后返回填写任何你想要的信息。这是一个可以糊弄所有人的技巧，甚至有经验的观测员也不能幸免。

一个防篡改的存储系统并不便宜，而且它消耗存储盘的速度，会比美国白蚁蛀空一座房子还快。

如果你发现有人在传播低俗的电子邮件，试试这样说：

“弗雷德，我知道你觉得这种事很有趣，也许对某些人来说是的。但是也有其他人感觉不愉快，而我不能拿公司的声誉冒风险，也不能给人诉诸法律或法庭的机会。我现在告诉你，这必须终止，要是再次发生，你会收到一个正式的警告，而且你会有受到纪律处分的风险。”

以下是六条避免“电子邮件失策”的建议。(www.daowen.com)

■用“屏幕上的”信息警告所有员工，让他们重视组织内的电子邮件制度。利用屏幕保护程序来做，几乎零成本。

■要说清楚电子邮件不是机密性的，而且会定期地监控这些电子邮件。更重要的是，要再三强调，电子邮件不是餐厅、盥洗室或电梯里的那种谈话的替代品。

■要消灭电子邮件上的八卦；阻止个人邮件、笑话、低俗资料和无关工作的信息的传播。美国人的经历表明，被冒犯的员工可以控诉他们的雇主。或迟或早，必定会有人去挑起这种案件。

■组织内部进行电子邮件政策的培训，帮助员工理解规章。这或许能说服法庭，你已经认真履行了你的职责。而且要将电子邮件政策纳入雇佣合同。

■安装程序来监控电子邮件，根据关键词和短语，标记出低俗的信息。

■现在决定归档策略：保存什么，保存多久，怎样保存，谁来负责。估算电子归档流程的成本，并为此做预算——费用会比你认为的要多。

要点总结

■电子邮件有可能会变得非常麻烦。它让不适合出现在办公室的资料广泛地传播，并让你出现信誉危机，也将公司置于危险的处境。

■要即刻处理不良的电子邮件。面对难打交道的电子邮件使用者时，要逐渐向他们灌输一个适当的电子邮件政策。