（一）农业部办公自动化的发展背景

长期以来，为了提高工作效率，农业部一直重视利用先进的信息技术。早在1987年，农业部就适应当时数字化潮流，提出了“信息的数字化”概念，采用计算机进行日常的文字处理，并成立了信息中心，旨在为农业部领导宏观决策与管理提供信息服务。

1992年，当网络的概念日益深入人心时，农业部和其他部委都积极响应国务院“政府信息化”的号召，发展网络建设，充分利用网络资源，实现信息共享。随着网络工程的深入发展，越来越多的政府机构加大信息化建设的力度，引进先进的信息技术，部署上网工程。在这过程中，办公自动化系统的重要作用日益凸现，通过办公自动化，可以应用先进的管理系统对低效的传统行政办公方式进行彻底变革，提高办公效率和管理水平，办公自动化已成为政府机关推广“政府信息化”的首要阵地。

电子政府、电子政务是随着网络技术的发展而提出的概念。电子政府的实现一般要通过3个步骤：政府政务信息的数字化、政务信息的网络化和政务信息的社会化。这3个步骤无一不与办公自动化紧密相关。第一步是办公自动化的基础，第二步是实现政府内部的办公自动化，第三步是政府办公自动化对外的延伸和扩张。

（二）对系统需求的阐释

1.系统必须确保政府办公信息的严肃性和权威性

政府办公信息的严肃性和权威性是由政府的地位决定的。政务信息反映了国家与政府的要求、政策与形象。在政府机关的工作中，每个公务人员实际上都按照各种不同的角色工作，他们分别代表政府的不同部门行使相应的管理、行政权力，处理相应的政务信息，他们对政务信息的处理过程以及处理结果也具有严肃性和规范性。

同时，办公信息的严肃性和权威性是建立在公众与社会信赖的基础上的。政府的办公自动化系统必须保证政务信息的“安全、完整、真实、准确”，否则它将失去政府部门对它的信赖，也就丧失了它应该具有的法律地位，将来就会动摇在此基础上建立的电子政府的根基。

总之，建立对政府办公过程和结果的政务信息进行管理的办公自动化系统，必须有力地支持和强调以下几种功能：人员身份验证的唯一性（电子签名）；办公信息的不可抵赖性；信息文档的安全性；文档中强制性的个人信息的保留，个人信息的真迹保留；通过系统设计减少、降低以至避免由操作失误带来的政务信息的不完整等。这些功能应成为保证政府办公严肃性和权威性的基本要素。

2.符合中国的文化背景

中国用户对计算机应用文化背景的差异主要是文字、思维方式的差异。尽管现在网络上的信息大多数是以中文的形式出现的，中文文档的使用也是很普通的事情，但办公自动化系统对中文应用环境的要求更加全面，它应该包括所有的数据和信息。

3.支持现有的工作模式

在政府机关中，现有许多业务工作模式经过了多年的运行，形成了较为稳定的业务流程，实践已证明它们是有序的、行之有效的工作模式。办公自动化的根本目的不应是改变这些工作模式和工作方法，而是如何正确地描述、规范、管理它们，使它们更为有效地运转。从以往的实践看，对已有工作模式的任何改变都会给使用者带来烦恼和不安，甚至会导致用户抵制。系统实施的难度也会随着推广过程的深入而加大，已经投入运行的系统也随时可能倒退回原有的手工方式。

目前各个部委的政府办公系统都没有能完整地描述出整个系统的每一细节，与使用者的实际工作需求还有相当大的差距。但不管描述存在什么困难，支持现有工作模式的原则应该始终不渝地坚持。

4.符合人们的思维方式

对用户的心理、思维方式的分析和把握要掌握两条：首先明确应用软件的使用对象是谁；应用软件首先是应用，技术为应用服务，应用为用户服务。明确系统服务、使用的对象，了解、分析他们工作中的思维特点和方式并加以总结，这些应当贯穿在整个应用软件系统开发的全过程中。

5.提供最少的学习量(www.daowen.com)

为了实现最少学习量的目标，系统应用操作应当尽量优化，减少不必要的动作或信息干扰，避免用户分心和本末倒置，使用户的注意力始终放在信息（文档）使用和提高处理质量上，而不是操作流程上。

6.尽可能地减少每一环节的工作量

统筹考虑所有业务流程，仔细量化每一个工作环节，尽可能地合理规划，减轻对每一个业务环节的工作压力。因为办公自动化永远是工作的支持“手段”。

（三）系统的主要功能

农业部办公自动化系统的系统模块分为公文流转、日常办公、信息管理和信息发布4大组成部分，下面是其具体功能介绍。

1.公文流转

公文流转管理是管理公文形成的过程，在网络上解决草拟、审核、会签、批转、签发、复核、缮印、登记、分发、归档等工作。各司其职，互不影响。公文流转管理以“工作流”的形式提供解决方案。农业部的公文管理主要分3个层次：农业部一级的收文、发文，部委间联合发文，部内请示、农业部信息等；司局一级的多个司局收文、发文，司局内部请示、20个司局间的公文往来；司局文件交换、会签、抄送等。公文种类分为收文和发文。

2.文档信息管理

公文流转管理是对办公过程的管理，而文档信息管理是对办公结果的管理。文档信息管理包括：文件档案管理、司局长专栏、文件管理、个人文件管理、文件汇编与工作参考管理以及司局工作动态管理。它的主要目标是建立单位的知识库，建立完善的文档阅读权限管理制度，提高文档信息利用效率。

3.日常工作管理

日常工作管理是OA系统中非常重要的管理工作，它的工作量很大，有大量琐碎的事务性工作。日常工作管理的中心要围绕部领导的要求展开。其中，办公厅的工作事务是日常工作管理的核心。

4.信息发布

“农业部政务信息网”与“农业部办公系统”一起，在与Internet完全隔离的网络系统中完整地构架起农业部政务信息体系。而信息发布是“农业部政务信息网”的重要组成部分。利用Lotus Notes强大的Web功能，可以为农业部多个司局建立起有效的信息发布平台。

（四）系统运行及保障系统

农业部办公自动化是个庞大的应用系统。它涉及面广，直接面对500多名公务员，相互关联复杂，仅工作流就多达近百个，地位重要，是农业部日常办公的支持系统，系统运行绝不能出问题。因此系统的运行与维护工作十分重要，必须建立一个良好的办公自动化运行保障系统。