（一）公司概述

北京某电器有限公司（以下简称某公司）是一家实业型新技术企业，成立于1991年，拥有员工5000多人，以小家电开发、生产、销售为一体。公司致力于产品技术开发与应用，目前已开发生产出30多种小家电产品，其主打产品电暖器、电热水器一直保持全国同行业销量前两名，并进入东欧等国际市场。

影响该公司经理工作效率和决策的原因包括以下几点：

● 信息采集、传递和处理主要靠手工方式，各部门的MIS没连成网络，缺乏有效交流。尤其是不能满足经理准确、及时的信息要求。

● 公司覆盖范围广，信息量大，大量的信息缺乏有效的加工方式和适当的显示形式，分散了决策层的注意力，难以促进及时、正确的决策。

● 信息传递方式主要是开会、文件、电话、口头等，开会是主要途径，这种方式人为影响因素大。

● 这种滞后、不准确和不充分的信息，不能及时反映内外部状况，难以为公司经理的决

策形成强有力的支持，加重了其决策的困难。

随着信息技术的飞速发展和广泛应用，市场竞争越来越激烈。该公司所处的小家电行业竞争尤为激烈，生存和发展受到严峻挑战。经理面临的内外环境压力渐增，在内部，经理的工作负担增加，且要同时完成多个任务；在外部，组织的环境复杂且变化快。公司的高层管理者期望建设一种由经理直接使用的信息系统，而EIS能够提高经理的工作效率，提高浏览信息能力，同时还能提供快速准确的决策信息。因此，对公司经理来说，他需要全面、及时而准确的信息来提高其工作效率。为此，投资开发专门为经理使用的信息系统——公司经理信息系统已势在必行。其重大意义具体体现在：

● 有助于提高经理工作效率。该公司覆盖范围广，信息量大，EIS系统可为其提供筛选、过滤、加工的信息，将极大提高其工作效率。

● 有助于提高经理决策的有效性。EIS可为经理提供不同粒度的信息以进行不同粗细程度的分析，进而快速抓住问题本质，提高决策质量。

● 有助于保护经理注意力。经理应将其注意力集中在促进发展的战略性问题上，他需要的是信息的质来凝聚注意力，而不是量来分散注意力。EIS可为经理提供高效、高质的信息，也可根据经理需求细察信息。

综上所述，EIS的开发能为经理提供简明、及时、完整的信息，使其对公司内外部环境获得全局的洞察和了解；能为经理提供各类综合性、统计性信息的查询、分析及趋势预测，从而提高其工作效率、决策质量和注意力的保护，为该公司在激烈竞争中求得生存和发展奠定了基础。

（二）该公司经理信息系统信息需求分析

1.软信息对经理有重要价值

传统TPS、MIS提供的硬信息处理和检索查询功能，对公司的基层管理者有价值，但对经理决策却显得欠缺。实际上，经理多数决策依靠软信息，软信息在经理决策中的重要价值己被管理学界的众多学者们和EIS领域的研究者们所认同。

公司经理的日常工作中，每天要花很多时间参加会议、阅读、通电话以及和公司内外部人员交往等，从而获得与组织内部运营、设想或外部政策变化、市场预测等有关的软信息，这些活动充分体现了软信息的重要价值。

2.公司经理信息的使用要求

（1）信息来源、提供者

公司经理的信息来源有会议会客、公司报表、市场调查、行业简报和公共媒体。其中，

会议会客排首位，此类信息是非结构化的，这与他对战略规划的重视相吻合。战略规划所需信息来自企业外部且结构化程度低。

信息首要提供者是公司经理本人，此外还有他的秘书、客户、信息部门等。这说明他的信息结构化程度低，要注重分析他的信息获取方式。

（2）信息处理、表达方式

信息处理和表达的目的是提高信息接收者的接收质量。通常的信息处理方法有两类，一类是集成不同来源的数据，即剔除不同来源数据中的错误数据，找出看似无关、片面数据的内在联系，将其集中在各主题下。另一类是压缩、过滤组织信息，过多信息会掩盖有价值的信息，应把信息按价值程度分类，对重要信息结合组织发展深入分析，以保持经理的注意力。

信息表达是通过图、表、文字、声音等方式简要地把信息展现给经理，以突出重点，节约经理时间。信息表达要符合经理的心理模型，增强经理对信息的信任感。

（3）信息查询方法

公司经理不太了解系统中信息的组织方式，在查找信息时困难很大，因此就需要增加信息结构的透明性，给出屏幕上可视信息布局，对重点内容还要设计图标、菜单、关键词等，以便经理迅速查找。

公司经理查阅信息有许多个人习惯，如他喜欢先看销售信息，再看生产信息，对例外信息看得仔细，正常信息一带而过，因此须按其习惯设计浏览内容和顺序。当他再浏览时，可能又突然对某信息感兴趣或发现了问题，需详细了解，这就需要系统提供查询明细信息的能力。此外，还要提供与信息制作者和信息发生地负责人对话的能力，获取问题产生的原因。

3.经理信息需求特点分析

通过对公司经理工作的跟踪，将其所需信息特点归纳为非规范性、随机性、模糊性和主观性。

（1）非规范性

公司经理在公司信息交流中有“神经中枢”的作用，他在信息交流和沟通方式上，除书面方式外还有口头方式，口头信息是非规范信息，比书面信息更能反映时间顺序和空间背景，同时提供手势、表情、语调等非语言的辅助信息，这都是正确判断的必要条件。

非规范信息的上述特点，决定了该公司在信息交流中更倾向于口头交流方式，他只有依靠非规范信息才能有效地完成本职工作，经理离开了非规范的口头信息，仅依靠规范的书面信息，所得到的信息只能是间接、过时且往往是不正确的，将贻误时机，使经理难以做出开拓性的正确决策。因而，非规范信息是经理信息需求的特征之一。

（2）随机性

在公司经理工作活动中，常需处理一些因不可预料因素导致的突发或临时事件，如电热水器销售主管的辞职，可能直接影响到库存增加、资金无法回笼等。问题一旦出现，就需经理及时了解原因并解决。这些问题的出现并不是定期或有规律的，而是随机的。对这些问题所需信息无法预知，并不是定期报表所能满足的，而要依靠他所接触的信息或面对的问题去及时收集信息。

（3）模糊性

公司经理日常思维中常遇到一些模糊现象，相应的表现信息也有模糊性。模糊性指反映事物属性的概念外延不清晰，难以用传统的数学方法进行量的考察。对模糊现象人们常用模糊的词来形容，用模糊的概念去判断。如“圆形电热水器比竖式电热水器销售更好”这就是一模糊概念，“更好”究竟有多好？这种概念虽然模糊，却有助于经理进行判断和决策。

（4）主观性

信息按是否有信息加工者的价值判断来看，分为主观和客观信息两类。客观信息反映实体客观状态，如经理在招聘人员时，应聘人的简历信息如姓名、学历等是客观信息。而主观信息是人的思维加工后有主观因素的信息，如通过面试对应聘人的印象、评价是主观信息。经理要有效完成工作，就应该根据个人知识和经验来合理接收、处理和利用主观信息。

总之，经理要有效地工作，不能仅依靠规范的、定期的数据、报表、报告等，更需要有以非规范性、随机性、模糊性、主观性为特征的软信息。

（三）基于Intranet的公司经理信息系统的分析与设计

1.经理信息系统的目标

公司经理信息系统的总目标是，在Intranet企业园区网络环境下，为公司经理层提供内外部信息查询，改善办公通信，支持战略决策，提高整个企业的管理水平和决策能力。具体目标为：

● 为经理层提供覆盖整个公司的重要信息查询，必要时可进一步逐层细查详细信息，实现联机状态下的访问、信息共享。

● 提供异常情况报告、趋势分析报告。

● 办公支持，提供电子邮件、辅助事务处理、通信功能。

● 系统具有开放性和可扩充性，且要响应速度快、安全可靠。(www.daowen.com)

● 为企业战略目标服务，符合经理的个人风格和企业的管理方式。

● 界面友好，信息显示直观，系统容易使用，经理需训练的时间不超过30分钟就能使用系统。

2.基于Intranet的经理信息系统的特点

基于Intranet的经理信息系统应体现以下特点：

● 以公司经理层为支持对象，帮助经理跟踪和控制企业状况，提供战略计划与策略支持，改善交流与通信。

● 以Intranet为网络支持，充分利用现有MIS作为信息源，组成整个企业的信息集成环境。

● 实行分布式信息处理，信息的采集、加工、筛选、提炼可根据其来源在不同网点进行。

● 连接Internet，组成开放的信息交流、通信和发布的环境。

● 提供专题讨论所需的信息。

● 户界面友好，采用多种方式浏览信息。

3.总体结构

在经理信息系统中，经理信息获取的全过程为：当经理希望获取某一方面的信息时，他通过人机接口驱动系统调度子系统去调用EIS功能部件。各功能部件所需的数据支持直接取自EIS的数据管理部件，而数据管理部件中各数据库的数据又是对公司内部的MIS、DSS、TPS以及外部商业数据库和Internet信息的提取和集成。整个过程信息是双向传递的，最后经理获取的是经过综合处理的符合其要的信息。

EIS总体结构由5部分构成：系统调度部件、数据管理部件、信息获取部件、EIS功能部件、通信部件和人机接口。下面进行结构框架要素分析。

（1）信息获取部件

信息获取部件的主要任务是从公司内部、外部不同数据源中获取经理所要求的信息，因此由内部和外部信息获取模块组成。其中内部信息获取模块的主要功能是从企业内部信息源中综合、筛选、浓缩和抽取有关数据，并以适合经理要求的格式，向EIS的硬信息和软信息库中提供信息；外部信息获取模块的主要功能是监视外部信息源或从外部信息源中收集有关政策的变化、市场动态、新闻、商业情报、行业趋势等信息，并向EIS信息库中添加这些信息。这些信息既可以是硬信息，也可以是软信息，这些信息可从外部商业数据库或Internet上获取。

需要说明的是，经理所需求的信息并不能完全、自动地通过数据部件获得，有些信息如问题的原因分析等，需要EIS支持人员、职能部门的管理者等有关人员通过人工收集、分析向EIS的信息库中提供。

（2）数据管理部件

数据管理部件负责EIS硬信息、软信息及知识的存储、更新和维护。它由一体化的数据模型知识管理系统、硬信息库、软信息库、模型库、设想库、知识库组成。一体化的数据模型知识管理系统不仅具有处理结构化数据的能力，而且还具有处理多媒体在内的各种非结构化的软数据的能力，可以综合运用超文本技术、信息仓库技术、多媒体数据管理等技术来实现。硬信息库用来储存和管理公司内部人事、财务、生产、营销及外部市场变化、竞争对手情况等可数量化或结构化的硬信息。软信息库用来储存和管理有关公司内部及外部非结构化的软信息，如建议、预测、观点、政策、法规、案例等。设想库用来存储和管理经理个人的各种设想和日程安排等信息，如用人的设想，改进的设想等。知识库用于储存基于规则的知识案例、神经网络模型等，利用这些知识对经理提供的一些信息进行解释。如在EIS屏幕上给出某月公司电热水器销售额下降的信息，同时可提供销售额下降的原因及采取的措施等，提供需要一定的知识来支持。

（3）功能部件

功能部件负责完成经理对各种信息的检索、跟踪、分析、交流等要求。它由智能控制系统驱动和调用，从EIS硬信息库、软信息库中提取和分析经理所要的信息。

（4）智能控制系统

智能控制系统的主要功能是负责协调EIS和其他部件间有效地完成各自的功能。它根据经理的查询要求、咨询内容或信息交流的要求，调用EIS的功能部件，存取各库（硬信息库、软信息库、设想库和知识库），并将执行结果通过人机接口提供给经理，若找不到经理所需的信息时，则会再驱动信息获取部件在各数据信息源中搜集用户所要求的信息。另一方面，当信息库逐渐膨胀、可供显示的信息越来越多时，能根据用户的习惯和决策风格区分哪些属于重要信息并提醒用户关注或监视EIS信息库的变化，一旦发现一些重要信息也将会提醒经理注意。

（5）人机接口

人机接口是系统提供给经理用户的接口，它是公司经理与EIS直接“对话”的部件，是经理操纵以及获取信息的窗口。一方面经理使用这个部件向系统提出询问请求，另一方面系统通过这个部件将结果显示给用户。由于公司的经理一般都不很了解计算机，再加上其工作特征，决定了他们不可能长时间坐在计算机前进行复杂的操作。因而，EIS的人机界面必须十分友好，操作简单。

（四）公司经理信息系统主要功能分析

该公司经理信息系统提供的功能主要有以下4个方面。

1.跟踪和控制

跟踪和控制是公司经理信息系统中最重要的功能。及时掌握公司的内外部信息、公司运行状态，及时发现问题，识别企业进一步发展的机会，是经理工作的重要组成部分，公司经理信息系统能及时为经理提供高质量的信息，最简捷地抓住关键因素，评价公司经营状况，成功地改善计划和控制，使公司健康运转。

跟踪和控制包括：信息聚集、企业控制、关键信息和异常报告等模块。

● 信息聚集功能模块，是在Intranet环境下分层筛选，各个网点加工，再聚集，产生具有多种图表功能的统计、分类信息。它主要体现在对每一类信息进行综合加工、提炼，且产生每一类信息的下拉菜单，同时各类信息之间又进行集成、交叉、筛选、抽取，形成更概括、更综合的信息。

● 关键信息功能模块，是提供与企业成功因素密切相关的重要信息，而不提供一些具体的细节，只有在认为必要时才去逐层细查，以保护经理注意力，抓住最主要的问题。

● 企业控制功能模块，是在经理发现问题之后做出了某个决定时，向下属成员或企业职工发出指标和命令，控制企业正常运转。

● 异常报告功能模块，是对公司生产、财务等情况进行诊断，找出异常情况，提出修正方案，进而帮助经理进行判断和正确决策，尽快解决问题。

2.决策支持

经理在决策中扮演着4种角色。作为企业家，经理是企业大多数可控变革的发起者和设计者；作为故障排除者，经理处理突发事件及在某种程度上经理所不能控制的变革；作为资源分配者，经理采用多种方式分配企业各种资源；作为谈判者，经理与其他组织或个人进行重大的谈判。

按照经理角色理论，其实以上讨论的不少功能模块都支持经理的决策，各部分功能所显示的信息都是经理决策所需要的信息。这里所指的决策主要涉及战略决策和需要经过深层分析的决策。战略决策的信息主要来自外部信息，这些信息包括国家的经济政策、经济情况、利率、通货膨胀率、市场变化、竞争对手情况、行业情况等因素。把这些因素的信息加工，综合考虑，制定发展战略，如对市场进行预测，确定新产品的型号、分类、样式等。作为经理分析问题的一种手段，系统提供经理决策分析的工具。

3.办公通信

办公通信模块的目的主要是提高经理信息收集处理的效率并改善交流。经理的时间宝贵，时间是经理的主要约束，是整个公司的宝贵财富。因此，能提高经理的办公效率的投资将是高效的投资。办公通信主要包括交流类、数据分析类和编辑工具类。

交流类信息主要涉及E-mail、电子建议箱、计算机媒体会议等，提供给经理丰富的交流方式，大大提高了效率。数据分析类提供功能强大的功能软件，如Excel、Loutsl23等。但这些工具的使用多在职能部门，经理很少直接使用。编辑工具类包括有电子日历、记事本、文档管理、通讯录等，这些工具为经理提供很有用的帮助。

4.信息重构

经理经常会临时要求而不是按预先规定的信息提供方式搜索经理所要求的信息。为此，经理信息系统要进行临时性的信息重构，输出专题信息，这种功能由EIS的信息重构模块来实现。

信息重构功能与信息聚集功能类似，但二者所起的作用和应用目的不一样。信息聚集针对一些常用的、通用的、相对固定的信息；而信息重构则是针对临时的、专用的、不断变化的非结构化信息，不是按照预订的逻辑步骤进行检索，而是根据经理用户的问题来得到所提要求的信息。

从管理职能来说，经理的突发性信息需求会涉及公司的各个部门及其外部环境，因而，经理信息系统的信息重构的信息源既涉及公司内部各职能部门，又涉及公司外部信息源。内部信息源可以通过Intranet从各部门的MIS系统中获取，外部信息可在Internet上检索。

（五）经理信息系统应用的效果

实践证明，该公司经理信息系统的设计突出了面向经理个人的特点，时刻从经理的需求、习惯、偏好出发，设计出了真正满足经理个人的信息系统。在实际应用中，经理使用非常满意，工作效率和决策质量有了很大提高，取得了很好的效果。