人力资源管理信息系统（Human Resource Management Information System，HRMIS）是指在企业人力资源管理理论基础上发展起来的，通过建立一种信息平台，将信息技术与人力资源管理理论融合到组织的管理实践活动之中，旨在使之适用于企业和部门的具体需要，有助于企业定义与优化人力资源管理的业务流程，提高工作效率，改善服务质量，并提供基于信息的决策支持，成为企业人力资源管理信息化、职业化、个性化的工作平台。一套好的HRMIS解决方案应是对人力资源管理的所有领域提供最好支持的系统，不仅包括人力资源管理的一般职能，即人力资源规划、人才招聘、员工的培训与发展管理、绩效管理、员工薪资福利管理，以及基本的人事数据信息（员工信息管理、合同管理、考勤管理、休假管理和离职管理等），还要提供信息统计分析和报表输出功能，能及时动态地反映企业人力资源状况，为企业人力资源战略提供有效的决策支持。随着技术的发展，员工自助服务、内部沟通服务等也要逐渐地加入进来。

1.人力资源管理信息系统的发展历程

人力资源管理信息系统的发展主要分为以下4个阶段：

1）薪资计算系统时代，HRMIS的发展历史可以追溯到20世纪60年代末期。由于当时计算机技术已经进入实用阶段，同时企业的规模也越来越大，用手工来计算和发放薪资既费时费力又易出错，为了解决这个问题，第一代的HRMIS即薪资管理系统应运而生。这一时期的系统主要应用于人事信息处理、薪资计算等简单功能，没有生成报表的功能。但是它的出现为人力资源的管理展现出美好的前景，计算机代替手工的巨大工作量并提高了精确度。

2）薪资/人事管理系统时代，第二代HRMIS出现于20世纪70代末期。随着计算机技术的飞速发展，无论是计算机的普及性还是计算机系统工具和数据库技术的发展都为人力资源管理信息系统的阶段性发展提供了可能。第二代HRMIS基本上解决了第一代系统的主要缺陷，开始记录员工的其他基本信息，包括薪酬的历史数据和其他非财务的人力资源信息都给予考虑。这一时代的管理系统是以薪酬为主，并兼具了一部分人事信息管理的功能。

3）人力资源管理系统时代，HRMIS的革命性变革出现在20世纪90年代初。人力资源管理理论的发展和市场竞争的日愈激烈，使得人力资源已经成为企业的第一资源。同时由于个人计算机的普及和IT技术的发展使企业对人力资源管理信息系统有了更高的需求，这使得第三代HRMIS的出现成为必然。这一阶段企业最关注的是员工的绩效考评和管理体系，以及培训管理系统。第三代HRMIS的特点是从人力资源管理的角度出发，用集中的数据库将几乎所有与人力资源相关的数据（如薪资福利、招聘、个人职业生涯的设计、培训、职位管理、绩效管理、岗位描述、个人信息和历史资料）统一管理起来，形成集成的信息源。友好的用户界面、强有力的报表生成工具、分析工具和信息的共享使得人力资源管理人员可以摆脱繁重的日常工作，集中精力从战略的角度来考虑企业人力资源规划和政策。

4）eHR时代，在经历了以上发展阶段后，由于Internet和Intranet技术的普及以及人力资源管理理论的进一步发展，人力资源管理信息系统进入了eHR时代。随着互联网和信息技术的日益成熟，使得企业各级管理者及普通员工也能参与到人力资源管理活动中来，员工和管理者之间的交流沟通变得更加顺畅，能够完成更多的提前性的分析预测。网上学习、员工自助服务成为这一时代的标志。

2.人力资源信息系统的体系结构

目前，信息系统通常有两大主流技术体系结构：客户机/服务器（Client/Server）两层体系结构和浏览器/服务器（B/S）多层体系结构。随着Internet的飞速发展，采用Internet/Intranet中的Web技术，客户端软件使用统一浏览器的B/S模式成为当前的发展主流，越来越多的软件商和企业都倾向于选择B/S结构的产品。

B/S与C/S在实际的应用中具有各自的优劣势和适应环境，下面对两种技术做一下比照，如表3-2所示。

表3-2 C/S与B/S的区别

人力资源管理信息系统的系统解决方案并没有一定的规定，只有客观地分析C/S和B/S模式的各自特点，结合人力资源管理信息系统软件开发的需求，规划人力资源管理系统的时候有的放矢、趋利避害，才能够搭建成合适的信息系统。基于网络的第四代信息系统要实现不受时间、地域限制的查询、浏览和简单录入就要用到B/S模式，而对于灵活创建报表、自定义工资标准和公式等一些属于软件灵活开放的功能，以及涉及一些复杂流程的功能则适合采用C/S结构，客户端功能比较强，安全系数也比较高。在人力资源管理部门内部，使用成熟的C/S构架技术，可以完成各种复杂的管理操作，实现各种数据维护、统计分析、报表打印等功能，而对其他不复杂的操作，只是简单地浏览、查询、表格填写和邮件收发等则可利用B/S技术通过浏览器实现。

3.人力资源管理信息系统构成

（1）人力资源管理信息系统的三个层次

人力资源管理信息系统从功能结构上分为三个层面：基础数据层、业务处理层和决策支持层。

基础数据层包含的是变动很小的静态数据和动态数据。静态数据主要有两大类，一类是员工个人属性数据，如姓名、性别、学历等；一类是企业数据，如企业组织结构、职位设置、工资级别、管理制度等。基础数据在HR系统初始化的时候要用到，是整个系统正常运转的基础。动态数据是员工在进入企业后，随着时间的推移不断发生的数据，如工资数据、考核数据等。动态数据要求企业能及时、准确地对其进行跟踪、辨别、搜集、更新。动态数据是企业领导掌握人力资源状况、管理水平以及提供未来决策支持的主要数据来源。

业务处理层是对应于人力资源管理具体业务流程的系统功能，这些功能将在日常管理工作中不断产生与积累新数据，如新员工数据、薪资数据、绩效考核数据、培训数据、考勤休假数据等。管理者将通过这些数据与信息的查询、更改和删除来实现人力资源管理的各职能事务，如人员招聘、培训、薪资结算、绩效考核等。这将缩短工作人员的时间，大大提高人力资源管理的水平和效率。

决策支持层建立在基础数据与大量业务数据组成的HR数据库基础之上，将大量人力资源信息进行分类、统计和分析。当组织需要做出人事决策时就可以借助HRMIS快速获得所需信息（如工资状况、员工考核情况等）并通过分析结果，实践相应的管理活动，这不仅能提高人力资源的管理效率，而且便于企业高层从总体上把握人力资源情况。

（2）人力资源管理信息系统的功能模型

人力资源管理信息系统模型如图3-8所示。

图3-8 人力资源管理信息系统模型

人力资源管理信息系统基础功能模块描述如下。

1）组织管理。

作为人力资源管理信息系统的核心部分，组织结构管理提供了整个系统的完整框架，可以根据组织结构、企业结构和人事结构给每位员工在系统中准确定位。对组织中所有职位构建职位数据信息集，形成系统化的岗位规范、工作说明书和岗位分类图。通过简单易用的图形工具可以对所有的组织结构包括组织单元、职务、工作任务、工作地点等进行查询和维护，还能提供职称与职务组织结构、部门结构等信息统计分析。当因发展需要调整组织结构时，通过组织管理可制订多种版本的企业组织计划并对每一计划进行专业分析（如人事成本、人员编制、技能分析等），为管理者的最终决策提供帮助。

2）人事管理。

人事管理包括人事信息管理、考勤管理和合同管理。

● 人事信息管理

人事信息管理模块记录了从企业的人力资源规划开始，包括招聘、岗位描述、培训、技能绩效评估、个人信息、薪资和福利、各种假期、离职等与员工个人相关的信息，并以一种相容的、一致的、共享的访问和检索方式储存到集中的数据库中，从而将企业内员工的信息集中管理起来。完整的历史信息记载了员工从面试开始到离职整个周期的教育培训、薪资、福利、岗位变迁、奖励、惩罚、绩效等信息，企业可以根据实际需求和发展需要自由取舍、编辑或者重新定义。它拥有强大、灵活的查询功能，可以自定义查询、组合条件查询及模糊查询，快捷方便地满足用户对人事信息的各种查询要求。例如能快速方便地从众多数据中定位某一员工，可查看员工在企业工作期间的所有信息（包括各类基本信息，如姓名、年龄、家庭住址、联系方式、员工照片等，以及员工的教育培训经历、奖惩、休假、绩效考核、薪资福利等其他信息）。能够对管理者提出的各种信息做出组合统计和分析，为企业决策提供参考。此外，根据员工信息在其生日时可调用企业组织结构和人事结构通过系统处理对其上级主管做出提示，其上级可根据系统提示向员工发去祝福，让员工体会到企业的关怀。

● 考勤管理

考勤管理同企业的考勤机相连，提供员工的出勤登记、加班登记、缺勤跟踪等信息，生成较为清晰的员工出勤报告，同时将员工出勤数据转入薪资和福利模块，使考勤数据与薪资计算直接挂钩，其生成的历史信息自动保存，用于未来进行查询、统计、分析。

● 合同管理

合同管理模块提供企业制定的各种劳动合同表格，对合同的订立、变更、解除、续签做记录，方便人力专员查询相关人员合同信息和员工自助合同查询。用户可根据需要设定试用期、合同到期的自动提示，在试用期、合同到期时自动向员工邮箱和人力专员做出提示，让员工为续签和解除合同做准备，人力专员可对考勤管理和人事信息做出变更。

3）人力资源规划。

人力资源规划根据企业发展目标战略和人事信息资料对企业的人力资源组织结构变动做出静态和动态分析，结合系统从外部网络搜集、存储的战略资料库（包括产品结构、消费者结构、企业产品的市场占有率、生产和销售状况、技术装备、经营区域、人力竞争、择业期望等影响人力需求和供给的因素），用计算机数学模型或其他仿真模型预测人员流动，比较人力资源在数量、质量、层次结构等方面的需求与供给情况，预测企业未来员工需求量和需求水平。静态分析主要是对劳动力队伍进行的剖面分析，用以确定员工的人口结构、员工在组织的部门分布、技术水平、员工特征与组织特征的相互作用等。动态分析是针对员工随着时间的流逝而出现的流动进行的分析，包括员工的离职和内部的迁移。人力资源规划模块的分析能够让管理者快速了解企业人力资源的状况，及早地发现地问题，帮助管理者做出决策，当然最终的决定权还在组织高层。(www.daowen.com)

4）招聘。

随着互联网技术的日益成熟，人力资源招聘也发生了真正的历史变革。人力资源招聘模块优化了招聘过程，扩大了招聘范围，提高了招聘效率并减少了管理费用。系统可以利用连续预测模型和马尔可夫模型进行职位需求的分析和计划，帮助人力招聘专员结合企业职位空缺编制招聘计划。系统可以通过与外部网络的连接在外部网络上发布企业的招聘信息，与专业服务商合作获得大量的人才信息，增强人才搜索力度，在满足企业需求的同时也得到了大量的后备人才信息资源。系统还可以在内部网络上发布职位空缺信息，方便企业员工申请，调动员工的积极性。系统可以授权应聘者随时查询自己的应聘情况，获知招聘进度，批量发送电子邮件或打印通知单将结果通知应聘人员，同时将录用人员数据直接转入员工信息库。人力资源专员可以通过系统功能，按关键指标快速筛选和搜索应聘者信息，找到与职位相匹配的人才，另外在线面试等也可同系统联系起来，提高招聘效率、降低招聘成本。

5）培训。

互联网为员工培训提供了完美的解决方案，培训管理模块一般通过培训需求调查、预算控制、结果评估和反馈以及培训结果记载等手段，实现培训管理的科学化，保障企业人力资源需求，提升企业人才竞争力。系统可以收集员工和部门通过内部网提交的培训需求，根据公司发展战略、培训历史数据和所征集的培训需求，提出培训计划，然后通过网络提交经主管领导审批，根据审批过的培训计划安排培训的相关事宜。在系统中收集有关的培训资料（包括文字资料、音像、图表等信息资料），建立专业知识数据库和专业试题库。针对员工各种个性化的培训需求，员工可以不受时间、地点的约束，随时从模块中下载资源、补充知识，并且由本人决定考试时间、在线随机抽取相关试题，考查是否达到企业要求。考试结束后，员工立即就能得到他的成绩和试题的正确答案。如果员工通过了考试，系统会在通知员工的同时自动地与人力资源部门取得联系，让他们做相应的处理工作；如果员工没有通过，系统会通知他们什么时候再参加考试，并给他们提出一些学习的建议。另外对于大量员工培训，安排统一在线学习，按时发放培训通知，提醒员工培训时间和下载培训资料。在线学习时，员工可以向老师提问，也可以以讨论的形式一起探讨问题，提高学习质量，并在课后在线考试。

系统自动记录培训基本信息、学员信息、课程信息、考勤信息、证书发放等情况，对培训结果进行评估，收集培训反馈信息，方便查询和统计员工培训情况。在线培训是企业全员化培训的解决方案，它实现了企业员工的知识升级，为员工转岗、提升职务提供了有力依据并且节省了大量的资源和费用。美国曾经的调查数据表明：电子化培训与传统的培训方式相比，降低了大概50%至70%的费用，培训质量要提高50%至60%。值得一提的是，人力资源管理信息系统的应用，使我们经常提到的“自适应学习理论”得到了进一步发展。

6）薪酬福利。

薪酬是员工从事劳动的物质报酬，也是对员工激励的主要体现，薪酬具有保障和激励作用。薪酬要做到科学、合理、有效，必须坚持公平原则。人力资源管理信息系统的薪酬福利模块在功能强大和全面、灵活性方面所具有的优势无与伦比，它广泛的功能可满足现行所有法律的要求，这个程序可方便地修改薪酬构成以满足企业的特殊要求，还可以通过将外部网络获得的薪酬水平和结构数据同企业内部薪酬历史数据对比分析，制定薪酬政策，为企业管理者制定薪酬政策提供帮助。薪酬福利模块与人事信息和考勤模块相联系，对员工工作调动自动更改、计算薪酬，自动对员工年假、事假、病假、婚假、丧假等带薪假期，以及迟到、早退、旷工等形成的薪资和福利进行扣减。企业在全球性的竞争中要想留住人才，灵活开放的福利政策成为一个亮点，而全新的人力资源管理信息系统可以创建、管理及修正医疗保健保险、信贷等各种福利计划。系统能够全面考虑雇员的资格费用、个人资料先决条件等诸多因素并列出详尽的方案，员工可以通过自助服务选择自己喜欢的福利组合，而这些信息会自动连接到福利系统中进行登记更改。系统会记录各种历史数据，生成薪酬明细表，将员工薪资、职位、部门、人员等信息进行统计分析，方便管理者进行访问、修改并与员工自助服务相联系，保证薪酬福利的透明公正。

7）绩效管理。

绩效管理模块在方便绩效管理专员、各级管理者和员工的同时，解决了许多传统绩效管理中的问题。系统能够根据企业的关键绩效指标将各类绩效指标如目标考核指标、业绩考核指标和技能考核指标等进行分类整理，形成一套完整的指标库，在制定员工绩效方案时可以方便调用，企业可以针对不同岗位和职责的员工自定义绩效评估指标。网络的即时、高效解决了一个矛盾——过长的时间无法准确反映员工的表现，但过于频繁的考核又带来管理人员与管理成本增加，同时也使得360度全方位考核变得更为现实。根据考核对象设计考核表，考核表可以及时地通过网络传递给被考核者的上级、同事、本人及下级，各考核者可以在网上填写并运用数字签名保证信度，而后系统会对不同评价人对同一评价对象的多张评价量表根据权重自动计算评价结果，并进行分析，生成综合性评估意见。整个过程杜绝了个人考核出现的主观错误，保证了考核的公正性。系统会自动将评估结果及时地反馈给员工，让员工了解这段时间工作表现的评价，马上发现问题进行自我调整，对员工起到较大的激励作用。系统记录的考核数据与薪酬管理链接，将绩效数据记入薪酬中，这些数据还为人员任用、调配、晋升、培训等提供依据。管理者也可从历史数据中发现工作的问题，针对工作重点做出调整以及对绩效考评指标的内容和权重做出修改。

8）自助服务管理。

自助服务模块是第四代人力资源管理信息系统的标志功能。自助系统给予了各级管理者对应的权限，管理者摆脱了工作时间、地点上的限制，随时随地处理各种申请，并做出审批，通过网络返回审批结果，避免管理人员不在办公室而延误了一些工作的进行。员工能够通过自助系统及时修改有关个人的信息，包括地址、电话、紧急联系方式等内容，保证系统数据的质量和更新速度。员工可以从系统中查询个人的有关信息如薪酬历史数据，绩效考核数据，考勤记录，休假、福利、合同到期情况等，员工发现其中任何信息不正确时，可向有关主管提出疑义，经主管确认后由人力资源部门专职人员做出更改。另外，在线申请也是一大功能，员工可以根据各自情况提出各类休假、加班、出公差等申请，只要员工填写相关信息发送到主管信箱，主管就会对其做出批准或否决。员工也可以在线申请培训，一旦员工的培训申请被批准，就可以查看个人的培训日程表以及培训课程，或者在选定课程后查询是否有空缺，从而实现培训课程的预订。自助服务系统在节约成本、提高工作效率、保证数据更新的同时，调动了员工的积极性，增加了员工的参与度，并在此基础上实现了自我管理和自我学习。

4.人力资源信息系统中员工增值服务功能设计

上边呈现出的一系列功能在企业人力资源管理方面确实发挥了作用，但是HRMIS仍然需要拓展许多新功能，增加它的价值。过去人力资源管理部门要花费大量的时间和精力用在日常的行政事务上，只有等业务部门提出服务要求才会思考实现，而在提供增值服务上没下多少工夫。事实上，人力资源管理的最终目标还是企业的员工，如何为员工和各业务主管提供增值服务，事关企业人力资源管理部门未来的发展问题。根据人力资源价值链理论，要对人力资源管理系统思考，需要改变雇员的技能动机和雇员行为从而实现企业业绩提升，而其实质就是企业人力资本的增加和由企业人力资源内在价值转变为实现价值的增加。如何改变员工的技能、行为，提高企业人力资源价值，员工增值服务给这个问题指出了一个方向，通过人力资源管理信息系统中的增值服务来改变员工的知识、能力和工作态度，在发挥人力资源管理部门更大价值的同时，激活员工动力，提高员工满意度/使人力资源管理信息系统成为提升企业人力资源价值的关键点。图3-9是人力资源管理信息系统增值服务模块图。

图3-9 人力资源管理信息系统增值服务模块图

增值服务模块功能描述如下。

（1）企业信息查询

在模块中记录了企业所有的规章制度、战略规划、各种政策等信息，方便员工搜索查看。企业各种通知和内部招聘信息等以公告栏的形式发布出来，员工能及时地了解企业经营、政策等变更信息，申请空缺岗位，当员工有需求而且获得管理者授予权限时，也可以在公告栏中发布信息。

（2）意见发表

当员工想要对工作发表一些建议时，可以在建议区发表自己的意见，人力专员每天查看这些建议并向上汇报或做出回复，员工也可以从模块中的企业电话簿中查找管理人员邮箱直接向主管人员提出意见。对于加以采用的建议可以在公告栏中加以表扬，这样可以激励员工参与企业管理。同时，设立员工满意度和员工压力的调查表并定期地向员工邮箱发送，及时地汇总、统计、公布，使管理者了解管理过程中的一些不足并将改进的内容进行公布。意见发表数据流程图如图3-10所示。

图3-10 意见发表数据流程图

（3）专家系统和知识库

由组织中各类专业知识、经验、工作规则等整合而成的专家系统能够根据使用者所提供的信息向他们提出行动建议，而建议使用者采取的行动往往都是现实中专家在类似的情形下会发生的行为。专家系统使得员工和管理人员能够根据个人的需要随时获得相应的知识并给予指导。从人力资源管理的角度看，专家系统是人力资本投资迁移活动的产物。知识的载体——人力资源是具有产权的，这种产权是否能够分割转移一直是人力资本研究者们商讨争论的话题。对于人力资源管理者而言，他们要更多考虑的是当劳动合同签订之后，员工确实将自己的使用权转让给了组织并与组织共同分享收益，但是一旦员工流失或者不能按照组织的期望工作，组织已经沉淀在员工个人身上的人力投资就不能够在未来的时间内收回应得的成果，所以当组织要将已经能够实现的投资成果转化为组织的资产，而不因员工的意愿发生改变，并使得组织的其他成员也能够分享时，专家系统便应运而生，并在学习型组织的变革中不断在新的人力资源职能领域内得到新的尝试。

专家系统满足了员工自我学习的要求，在不断增加员工的知识技能的同时，也使企业的人力资本得以增加。对应于专家系统可以设立员工知识库，每一个员工都可以把自己工作中积累的知识技能和工作经验添加到知识库中，在经过相关专员的审核后为所有员工共享，对于其中比较好的知识可以添加到专家系统中，这样在知识共享传播的同时也增加了组织资源。

（4）员工职业规划

许多企业的人力资源部门都无法实现对企业员工职业规划的指导，大多数员工都只是自己规划而无法得到专业人员的帮助，所以建立职业规划功能非常必要。员工可以通过胜任特征模型了解自己能力和特定岗位所需能力，从而对自己以后的发展有一个更全面深刻的认识。职业规划可以根据员工的岗位职能等信息向员工展示职业发展前景，帮助员工设计适合其个人要求的长短期发展计划。

（5）互动应答器

员工经常对有关个人的福利、发展等问题有所困惑，而互动应答器可以让员工直接同专员对话并得到及时帮助。员工通过互动应答器的提示输入相关信息，而系统会根据员工输入的信息对员工验证，并对问题做出分类，一些常见问题系统会将存储答案传输给员工，对于不常见问题系统会分类传输给相应部门，直接对话解答。当然有可能不是企业的人力专员给予解答，如果企业将相关业务分包出去的话就是对应人员给予解答。图3-11是互动应答器示意图。

（6）心理咨询

现代社会是一个分秒必争的社会，长时间紧张的工作和加班使得员工放松的时间减少了，或多或少的心理问题产生了，在影响员工的同时也影响到了企业的经营。为构建“以人为本”的企业文化，帮助员工掌控情绪、管理压力，平衡工作家庭，系统中开设了在线健康咨询、心理咨询功能。该功能能够解答员工工作生活中的心理问题，员工可以在常见心理问题中找到解决自身问题的答案，也可以用心理热线找到人力专员帮助解答，员工心理负担的解决能够使员工以更加积极的心态面对工作。

（7）员工轻松园地

轻松园地下设的BBS、文娱天地等功能让更多的员工进入系统相互交流，并能够快速、有效、广泛地传递信息、交流思想、融合感情、活跃企业氛围，人力专员也可以开设专题，引导员工对企业的关注和参与管理，定期地在文娱天地中组织文化宣传和交流，当然还可以添加许多的实用功能，所有的这些只有一个目的：增加企业人力资本，提高员工对企业认同感，使其更加积极地为企业服务。

图3-11 互动应答器示意图