组织中数据是由各种原始事件组成的，如员工的姓名、数量，产品和材料的使用数量，商品销售数量等。要想处理这些数据，首先要用一些有意义的方法来准备数据。计算机中的数据是存放在计算机外存储器上的，在使用时才调入内存储器，由计算机进行处理。为了对数据进行高效处理，必须选择有利的存储方法，有目的地把企业中分散的、凌乱的管理数据加以合理组织，存放到计算机存储介质中去。

1.数据的层次性

计算机系统具有高效检索和查找数据的能力。大型百货商场的管理者要想获知某类商品的销售量和进货量，航空公司订票部门要想了解机票剩余情况，计算机系统都可以在转瞬间完成。这不仅是因为计算机系统中存储了相关的数据，而且因为这些数据都不是随意或杂乱地存放到计算机系统中去的。计算机中的数据都是按照一定的层次关系经过合理组织后才存入系统中的。

计算机系统对数据的组织通常按照5个层次进行，从计算机作为单一整体处理的基本单位一直到相关数据对象的整体集合，依次为字符、字段、记录、文件和数据库，如表2-3所示。

表2-3 数据的层次性

● 字符是计算机中表示数据的基本单元。汉字（李、方、中……）、英文字母（A、a、B、b……）、数字（1、2……）和特殊符号（+、！、/……）等都是字符。

● 字段是字符的集合，是计算机命名和存储数据的基本单位，往往对应于一项具体的业务性质或含义。比如“方宏”由两个汉字字符组成，表示一个姓名；“360.00”由6个数字字符组成，表示一个价格；“10-5-87”由7个数字和符号混合字符组成，表示一个日期。(www.daowen.com)

● 记录是多个相互关联的字段组成的集合，用来描述某一个管理对象或业务活动的内容。比如，学生作为管理对象，他的记录可以用姓名、学号、性别、出生地、家庭住址等字段组成，每一个学生都有自己独特的记录，不同于他人；员工的记录可以用员工编码、姓名、聘用日期3个字段组成；产品的记录可以用产品编码、产品名称、产品价格等字段组成。

● 文件是按特定目的和格式组织的相关记录的集合。比如“员工”文件包含公司所有员工的记录；“库存”文件包含所有库存产品的记录；“学生”文件包含学校里全部学生的记录。

● 数据库是数据层次的最高级别，是逻辑上相关的文件的集合。比如，人事管理数据库可能包含职工文件、部门文件、工资文件等。数据库用数据库管理系统（DMBS）来访问和管理所有数据，对数据库中的所有文件进行合理的组织，使数据的重复程度达到最小，满足数据的存取效率和共享要求，并保证数据的安全性。

2.实体和属性

对数据的组织通常根据现实世界中的“实体—属性”关系进行，按数据的层次性加以有序管理。

将客观存在的人、物体、地点或事务的一般类别统称为实体。员工、客户、产品、材料等是组织中实际存在的物质对象，是实在性的实体；库存、交易等是事务性或概念性的实体。实体是要为之保留数据的对象，绝大多数的组织都是根据实体来组织数据的。确定实体是考虑数据组织问题的起点。比如企业的人事管理系统就需要管理“员工”、“部门”和“工资”等实体的数据。当确定了一个需要描述的实体之后，就要考虑收集哪些方面的数据能够反映这个实体的性质，满足信息管理的要求。属性是实体的特性。比如就“员工”实体而言，需要保留“姓名”、“员工编码”、“性别”、“聘用日期”等方面的数据，姓名、员工编码、性别、聘用日期就是“员工”实体的属性；而库存号、说明、现有数量、库存位置等是“库存”实体的属性。

沿着“实体—属性”的线索，人们可以对客观存在的各种事物或现象进行数据化的表述，将它们记录下来，形成相互关联的数据集合。属性与数据层次中的字段相对应，属性的特定取值也称为数据项；实体与数据层次中的记录相对应，每条记录都有许多的属性字段，不同的员工有不同的记录；所有员工的实体集合便形成一个员工数据文件。在员工数据文件中，要能够找到某一个员工实体，还要使记录之间能够彼此区别。区别的方法是使某个字段（或多个字段）不出现相同的取值，即数据项无重复。这种无重复取值的字段被称为关键字或关键属性，可以唯一地标识记录。