管理是为了某种目标，应用一切思想、理论和方法去合理地计划、组织、指挥、协调和控制他人，调度各种资源，如人、财、物、设备、技术和信息等，以求最小的投入获得最好或最大的产出目标。管理依赖信息和决策，以做到最好的控制。

一般将对人们所从事的社会经济活动有用的，可以影响和控制人们的生产、服务和经营活动的信息统称为管理信息。管理信息是对实际社会经济活动中的物质、人员、业务、资金、组织实体、变动关系等事实状态的真实反映，是极为重要的社会资源，是管理者进行各种决策的重要依据，是人们彼此联系的纽带。随着决策环境变得越来越复杂，人们对管理信息的要求也不断提高。管理信息要对决策者有用就要具备一些重要的性质，如表1-2所示。

表1-2 有价值的管理信息的基本特征

不同的管理任务对信息的要求不同。比如市场调查数据可以接受某种程度的不精确性和不完整性，但是其及时性却很重要；准确性、完整性和可检验性是企业会计数据的基本要求。下面介绍管理信息的几个重要方面。

1.管理信息的开放性

管理信息的开放性很强，这可以从两个方面来理解：一是管理信息的来源极为广泛，而且随着人们管理手段的增强，各种有用信息的来源正变得越来越多。一个销售经理所关注的信息，可能包括自己辖区内各种产品销售水平的具体变动（过去、现在、将来的信息）、临近辖区的销售水平变动（过去、现在、将来的信息）、每个销售员的个人业绩、市场对各种销售策略的反应情况、来自公司的营销计划与战略方针、来自竞争对手的消息（竞争策略、销售水平等）、客户的特点及服务潜力、潜在客户的购买意向等。二是管理信息具有庞大的用户和潜在用户群体。比如某商场销售产品的购入价格对商场有用，因为它直接反映商品成本；对竞争对手也有用，因为它们可以用来制定相应的竞争策略；税务工商等管理部门也感兴趣，因为它们可以用来制定税收政策和市场管理措施；顾客也感兴趣，它是许多顾客进行购买决策的依据；还可以用作资料供一些市场研究机构或专家使用。

管理信息这种开放性一方面为信息共享提供了广阔的空间，管理信息的共享可以极大地提高信息的使用效益，节约重复处理的开支；另一方面，也增大了信息安全和有限使用的难度，企业和提供信息服务的组织要想保证信息不被非法使用，并把信息的使用限定在对自己有利的范围内，往往要付出相应的代价。

2.管理信息价值的不确定性

管理信息的价值与它如何帮助决策者实现组织管理目标有关。人们往往根据决策者所花费的时间、决策行动所节约的成本或增加的利润来衡量信息的价值，也就是说，人们往往借用经济学中使用价值的概念来衡量信息的价值。比如某新产品的开发需要事先进行市场调研，企业根据调研的信息决定新产品的开发方案。如果这种有针对性的开发可以给企业带来10万元以上的利润，而市场调研信息的获得共花费了成本2万元，则10万元减去2万元后所得的8万元就是该调研信息的价值。

需要注意的是，管理信息的价值虽然往往是人们衡量相应的信息技术投资、支付信息成本的重要依据，但如果把信息价值看成是一种普遍存在的、稳定表现出来的性质，就很容易引起失望。信息的价值受很多因素的影响，它必须要满足一定的条件才能体现出来。信息用户往往成为影响信息价值的决定性因素，分析如下：

1）信息用户对信息的认识和需求程度。信息用户即信息的使用者。往往有以下情况，甲企业用户为获取某信息所支付的高昂代价在乙企业眼里并不是物有所值；政府或上级管理部门要求企业做出相应的信息技术投资，而企业自己并不愿意支付。原因很简单，不同的信息用户对信息的使用目的、使用方法和需求紧迫程度是不同的，其信息的使用价值也不会一致，而且信息的价值在不同用户间的差别可能异乎寻常地大，如某家企业的“废纸”可能是另一家企业的“宝贝”。

2）信息用户对信息的接受程度。接受信息需要知识的辅助，用户对信息的使用水平不会超出他所实际领会的内容。这有如人们对化石的理解，化石作为信息载体所承载的信息内容是极为珍贵和丰富的，但是，一个文化素质较低的普通人几乎意识不到化石与其他石头的差别，一个商人看到的可能只是化石所能带来的金钱，一个地质学家或生物学家可能只会看出化石所携带的关于自然界地质和生物进化的过程，一个公务人员可能只会将化石与国家法规和利益联系起来。有时候，要在不同用户之间就信息价值达成共识要经历很多艰辛，要实现决策者所期望的结果也要付出极大的努力。用户的知识背景、用户接触信息的渠道和时间、用户接触信息的环境、信息的提供形式等因素，都会影响用户对信息的接受程度，它们成为影响用户之间信息接收水平差异的因素。

3.管理信息的分类

管理信息种类繁多，可以从许多角度对管理信息加以分类。比如从表示媒体的角度可以分成文字、数字、声音、图形、图像信息；从结构关系上分，有简单信息与组合信息；从内容上分，有定性信息和定量信息；从来源上分，有原始信息和派生信息。这里重点看两个方面的分类：

（1）固定信息与变动信息

从信息的稳定性看，有些信息具有较好的稳定性。在一段时间内，信息可以在各项管理任务中重复使用，基本不发生质的变化，或者变动部分的比重很小。比如单位职工的个人档案和设备档案，生产企业的产品结构、工艺流程、消耗定额，各种国家和行业标准信息，各种评价标准等。这部分信息是组织进行计划和组织工作的重要基础，被称为固定信息。人们处理固定信息的办法是建立比较稳定、可靠、便于访问的数据存储系统，比如计算机文件，这些文件是管理信息系统的基础。

另外一部分信息是变动信息，反映了组织业务运营及生产服务过程的实际状态。随着业务经营活动的不断开展，信息内容将不断更新，比如各种统计和作业信息、销售数量信息、质量监督结果以及各种运营反馈信息等。对这类变动信息，尤其是连续性变动信息，人们一般采用类似“拍照”的方法，有选择地采集运营过程的横断面信息，通过周期性地保存和更新数据，并进行不同横断面信息的纵向比较，人们就获得了组织业务的进展情况。

（2）战略规划信息、管理控制信息与业务控制信息(www.daowen.com)

组织的管理从功能上可分为3个层次：战略规划（战略层）、管理控制（战术层）和作业控制，如图1-8所示。管理信息也相应地分为3级，分别如下。

图1-8 管理信息的层次性

1）战略规划信息：战略规划信息是依据组织的环境和组织内部的情况进行战略决策所需要的信息和向组织内发布的战略规划。

2）管理控制信息：管理控制信息使管理人员能掌握资源利用情况，并将实际结果与依据组织的战略制定的具体目标相比较，从而了解是否达到预订目标，并指导其采取必要措施以更有效地利用资源，保证各项具体计划顺利实施，从而保证战略目标的实现的信息。

3）业务控制信息：业务控制信息用于解决经常性的问题，它与组织日常活动有关，并用以保证顺利地完成具体任务。

不同级别的管理信息在内容、来源、精度、寿命和使用频率上都不相同，如表1-3所示。

表1-3 各层次信息的特点

从表1-3可以看出，战略规划信息的使用者为企业高层管理者，信息的来源广、使用寿命长、加工方法较为灵活、信息的精确程度要求不很高；业务控制信息的使用者为基层管理人员，信息来源较为单一、使用寿命较短、加工方法固定、要求的精确程度较高；管理控制信息主要为中层管理者所使用，信息的使用寿命和精确性等性质介于前两者之间。例如，对于公共交通部门来说，为了做出作业控制决策，需要收集每班公共汽车的旅客流动情况；为了做出管理控制决策，需要收集每天各段时间内每辆汽车的平均载客人数；为了做出战略规划决策，则需要掌握某条线路全年的人数及季节性的信息。

4.基于管理信息的决策方式分类

管理的过程就是基于信息的决策过程，首先是发现问题，管理者通过收集管理系统运行中的有关信息，根据经验和有关标准，发现现行组织结构中存在的问题，然后是拟订方案，针对具体的问题拟定出若干种解决方案，并对每种方案进行成本效益分析，最后是做出决策，经过综合考虑，选择最为合理的方案实施，并随时控制实施情况。按管理决策所要解决问题的结构化程度，可对管理决策分类如下，它们之间的比较分析如表1-4所示。

表1-4 三种决策比较表

● 结构化决策（Structured Decision）：要解决问题的本质与结构完全明确，解决的方法与步骤是已知的、确定的。这类问题是经常重复发生的，例如依据记账凭证记账、库存控制等。

● 半结构化决策（Semi-Structured Decision）：对要解决问题的本质与结构有所了解但不明确，大体上知道解决问题的、可供选用的方法，但具体方法与步骤不能确定。这类问题往往是似曾相识但又似是而非，例如生产调度、销售计划等。

● 非结构化决策（Unstructured Decision）：对要解决的问题的本质与结构都不清楚，解决问题的方法与步骤也不明确。这类问题往往是一般管理决策人员不常见的，或者是随着环境的变化而新出现的、不熟悉的新问题，例如新产品开发、新市场开拓等。