10.2.2.1 完善相关制度

完善相关制度主要是从业务层面上考察，尤其是在档案资源建设与服务的各个业务层面，包括电子文件管理制度、档案数字化制度、网络资源归档制度、档案服务制度等方面。

（1）档案资源建设制度的完善

档案资源制度建设需要完善的方面主要体现在：

在电子文件管理方面，相关制度的完善主要集中在电子文件管理制度，最终落实在电子文件管理的主体（管理者）、客体（电子文件本身）、方法（电子文件全程管理的方法）上，需要围绕上述三个层面进行制度建设，包括电子文件管理系统设计的参与制度、引进制度，电子文件收集、整理、保管、保存、利用及其流转过程中的保密制度等。

在传统档案数字化建设方面，相关制度的完善主要体现在国家档案局相关标准、规范中，需要在国家、行业、机构、档案工作人员、社会公众各个层面上进行制度化建设，保障档案数字化的实施，尤其是在单个机构档案数字化过程中，档案著作权、档案信息保密与隐私保障制度，多个机构档案信息资源建设与利用合作制度，参与档案数字化企业的职能认定与职业道德建设制度，数字档案资源管理的格式、技术和规程的认证制度，数字档案产品法律效力的认定制度等。

网络资源归档制度建设方面，针对当前国际国内存在的不足（详见本书5.4节），需要从网络资源归档的类型、范围、时限等方面进行制度规约。

上述三个方面是我国档案资源建设的主要方面，从相关制度建设和完善的角度，档案资源建设制度主要朝着以下四个方向推进：

第一，档案资源建设的功能性制度。世界各国档案馆档案现代化管理的共同途径是档案管理自动化，从档案目录管理数字化起步，走上档案工作环节电子化，走入档案工作流程自动化，走向电子文件管理系统、档案管理系统与文档生成事务管理系统集成化和网络化管理。因此，档案资源建设的制度建设，需要从档案资源建设（包括服务）的功能演变及其要求着手，包括安全性要求、依法进行档案资源建设等，完善相关的制度。

第二，档案资源建设的集成性制度。根据档案资源建设，尤其是数字档案资源建设的需求，需要从整合档案资源的角度，形成相关的制度，包括主题式、区域化、行业性的档案资源集成制度，包括档案资源评估制度、档案资源建设绩效评估制度等，从而保证档案资源建设的顺利实施。

第三，档案资源建设的国际性制度。采用国际标准和国际规范已成为国家档案馆、地方档案馆和专业档案馆档案管理现代化、自动化、网络化共同的发展方向，成为各级各类档案管理机构实施档案资源建设的共同趋势。因此，需要借鉴国家相关组织，包括国际标准化组织（ISO）、国际档案理事会（ICA）等的相关规定，作为我国档案资源建设的制度导向。

第四，档案资源建设的合作性制度。档案资源建设的过程中，如何形成馆际或机构间优势互补的合作方式，充分挖掘各合作机构的馆藏特色，建立地域和专题的数字资源共享服务网络，并利用制度充分保证档案资源建设各方的利益，也是档案资源建设制度完善的一个重要方面。

（2）档案服务制度的完善

面向公众需求的档案服务制度的完善首先需要制定档案服务制度的框架。结合当前我国档案服务制度的现实，档案服务制度框架应遵循横向和纵向两条主线进行构建。其中，纵向指的是从国家层面、行业层面、组织机构层面和用户层面进行制度构建；横向则是指制度的构建应考虑制度内容即条款在网络计算机生态环境中的适用性和切合度，如制度在计算机应用系统中的自动化嵌入与实现，需要与应用实现的系统功能要求相结合。从制度性质的角度来看，制度可以大致划分为法律法规、政策指南、标准规范和操作规程四大类，每一类都可能贯穿宏观、中观和微观的内容条款。

宏观层对应国家层面的法律法规、政策和强制性的国家标准。在法律法规层面上，需要对档案保管方、档案利用方和技术支持方的责权分配、责任认定等内容进行说明。就数字化档案服务制度而言，现阶段亟待建设的内容见表10-2。(www.daowen.com)

表10-2　数字化档案服务制度的宏观建设内容

续表

由于面向公众的档案服务制度建设涉及多方机构，建设和发展数字档案馆需要有针对性的政策支持，对建立相关服务制度的目的和意义进行明确，争取各方的支持，同时还应在档案系统内部贯彻和渗透各项理念、思想、方法和要求等，这是档案服务制度建设的观念基础，也是未来能够持续发展的意识保障，其内容包括：其一，建设档案服务制度的必要性和有效性；其二，建设档案服务制度的定位，集中管理和长期保存档案数字资源的目标；其三，档案服务制度及其实施主体所承担的职能，如集中管理数字档案资源，承担其长期任务，提供开展电子档案接收、处置和利用的服务平台，档案服务方式的创新，档案协同服务制度等。

中观层主要包括行业标准和规范。面向公众需求的档案服务制度建设主要着眼于数字档案资源管理信息系统实现的业务环节，针对每个业务环节及其对技术支撑的要求进行持续的完善，这是战术层面的制度要求，因此，应针对我国现行的各类档案资源服务（或管理）标准的要求，对面向公众需求的档案服务制度进行具体完善（相关标准及其完善详见本书的10.3节）。

微观层对应组织机构层面的具体约束档案实践业务的管理制度、行为规范，以及面向用户的操作指南和手册等，包括档案服务制度的创新。

面向公众需求的档案服务制度的完善要落到实处，需要自上而下的指导和循序渐进的贯彻执行，根据上述的内容框架，依照戴明环的“PDCA”原则^[33]，档案服务制度完善的方法见图10-2。

图10-2　面向公众需求的档案服务制度的完善

第一步，规划与建立（Plan）。建立制度体系的实施规划方案，确定管理主体、实施主体、监管主体，确定制度框架和内容结构等。该阶段，为充分实现面向公众需求的档案服务制度的目标，分别配备制度实施和系统设计的接口责任人，对制度系统的事务进行沟通，将与档案管理业务流程相关的制度尽可能细化，与系统设计功能要求进行匹配，提炼出制度条款。

第二步，实施与运行（Do）。实施和运行面向公众需求的档案服务制度，包括制度编写、制度论证与评审、制度颁布、制度培训与宣传，以及制度的系统化嵌入与自动执行等。该阶段，将制度条款转化为管理行为和操作行为，使档案的格式规范、服务方式、服务对象等要素受到制度的自动约束，制度设计完成后进入试运行阶段，发现问题并不断完善。

第三步，监控与评估（Check）。通过对运行中档案服务制度的条款执行程度进行检查，对实践工作的效果进行监控和评估，记录出现的问题和不合理情况。该阶段，由于制度的运行和实践工作需要长期的磨合，在很长一段时间内都需要对制度的运行进行监控和评估，记录问题并分析引发问题的原因。

第四步，维护与改进（Act）。根据档案服务制度长期运行的效果和评估记录进行制度的维护与改进，进行适时的修订与完善，持续改进制度的系统化运作体系。该阶段，主要根据运行评估记录和相关问题，对制度进行不断完善，持续维护和继续改进，使制度的系统化执行更加顺畅。