档案资源建设与服务联动模型的实现需要搭建资源建设、服务以及用户管理的联动平台。三个平台间有一定的逻辑关系,是相互关联的,其最终目的是满足公众需求,实现档案资源建设、档案服务与档案用户的动态联动(见图7-24)。总体上看,平台的动态联动机制表现为:资源通过入口进入到档案资源建设平台,通过对档案资源的优化、对档案信息资源的整合与开发以及对档案“知识”的深度挖掘,形成完整的档案资源体系和高质量的档案产品。资源建设成果通过服务平台提供给公众,满足社会档案需求的同时刺激更广泛的公众群体需求的产生。通过档案用户管理平台将用户的反馈以及公众需求,传达给服务平台和资源建设平台,最后服务平台根据这些用户的反馈和公众的需求对平台进行改进,资源建设平台则对档案资源建设的重点和方向进行调整。
图7-24 面向公众需求的档案资源建设与服务联动平台及其运行机制
(1)档案资源建设平台的搭建
档案资源建设平台包括两个板块:①馆内档案资源建设;②馆内外合作共建。馆内档案资源建设主要分成三个阶段:第一阶段是通过收集工作来优化馆藏资源的结构,这一阶段积累的实体档案资源和数字档案资源是档案资源开发利用的基础;第二阶段是对馆藏档案信息资源的整合与开发,建立目录、全文、元数据、多媒体等各类档案信息资源数据库,开展档案编研工作;第三阶段是对档案信息资源中知识内容的深度挖掘,通过一定的方式加工成为档案知识服务产品。馆内外合作共建,主要包括某个档案馆与其他档案馆、图书馆、博物馆以及其他企事业单位、个人或组织通过一定的合作共建共享协议,开发特定的档案产品。这种合作往往都基于某种共同的利益而展开。档案资源建设平台的搭建应该以社会需求为导向,以提供档案服务为目的,让资源建设在动态过程中成为驱动档案服务平台运作的源泉和动力。(www.daowen.com)
(2)档案服务平台的搭建
档案服务平台同样包括两个板块:①档案馆集成服务平台;②数字档案集成服务平台。首先,档案馆集成服务平台主要向用户提供基本的现场阅览、借阅、提供复印件、出具档案证明等服务。数字档案集成服务平台主要是通过数字档案馆和档案网站,向用户提供信息服务以及各种个性化的定制服务。两种平台之间是一种优势互补的关系,也是目前我国开展档案利用服务工作较为理想的选择。当前,我国档案服务平台的搭建除了继续完善档案馆内集成服务平台的建设外,还需要加快数据集成平台的建设,紧紧围绕数字档案馆系统集成平台建设,依靠国家相关开放档案资源共建共享系统平台的支撑。
(3)档案用户管理平台的搭建
档案用户主要分为两类:①个人用户;②集团用户。个人用户就是指以满足个人需求为目的而接受档案服务行为的个体。集团用户就是指以满足集体需求为目的而接受档案服务行为的企事业单位、社会团体。档案用户管理平台主要是通过档案馆建立用户交互机制,对个人或集体用户的需求进行调研,分析用户利用的反馈,并将公众需求、反馈信息传达到档案服务平台以及档案资源建设平台;通过数字档案馆或者档案网站的用户交互系统接口,为公众提供交流与互动的空间,实现对档案资源的查找、分析、利用与评价,满足用户的个性化服务需求。通过与用户之间的交互行为,了解用户在不同时期的不同档案需求,根据用户的需要,使档案资源动态地聚合和优化重构,对档案服务方式和内容进行改进,将分布资源和分散服务按照一定的知识管理规则和服务目的有机地连接成一个整体,从而向公众提供一体化、个性化的档案服务。
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