从整合的方向和角度来看,档案资源整合可以分为横向整合与纵向整合,并且二者都包括宏观和微观两个层面的含义,见图6-6。从宏观层面上看,档案资源横向整合通常是指跨部门或跨区域档案资源之间的整合,而纵向整合更倾向于上下层级档案资源之间的整合;从微观层面上看,档案资源横向整合通常是指不同类型、不同载体、不同信息格式档案资源之间的整合,而纵向整合更倾向于不同历史时期、不同阶段档案资源之间的整合。鉴于本章主要从系统工程角度探讨面向公众需求的档案资源整合问题,因此选取横向整合与纵向整合的宏观层面含义进行探讨。
图6-6 档案资源横向整合与纵向整合的宏观与微观含义
6.3.3.1 档案资源的横向整合模式
从宏观层面上看,档案资源横向整合是指无明显隶属关系的档案机构或相关部门之间,通过协商达成合作意见,建立统一的档案管理与协调机构、制定统一的档案管理制度和标准等,实现各自档案资源之间整合的过程及方法。前文所述的跨部门、跨地区的档案资源整合模式即属于横向整合,从中可以看出:横向整合的共同特点是档案资源整合由多方主体参与,且主体之间基本呈平等关系,彼此之间的合作主要凭借互惠互利的利益关系实现,因此主体参与度和积极性较高,合作形式较为灵活,但合作关系不够稳固,操作起来也会遇到很多阻碍。
根据整合的层级和范围,档案资源横向整合又可以分为跨部门、跨市县、跨省市、跨地区、跨行业等多种模式。从当前我国档案资源整合的实践来看,主要有两大类:一是各类档案机构间的横向整合模式,其典型特点是以市县综合档案馆为主体,突破原有综合档案与专业档案“条块分割”的档案管理体制,建立综合档案馆与专业档案馆统一管理的新体制,主要代表有广东顺德、上海浦东、深圳、广州、安徽和县等(详见6.3.2.1节)。二是基于目录交换的跨行政区域整合模式,其主要特点是不打破档案资源的原有分布式状态,通过中间件技术实现异构档案资源之间的统一检索和利用,代表性的例子有:深圳、东莞、惠州三市档案馆通过交换馆际档案目录实现跨行政区域的档案资源目录级的整合;珠海、中山、江门三地依托互联网开通“档案互查互认、就近服务利用平台”,实现三地开放档案目录的一站式查询;“珠三角9+1个地级以上市”联合开通广东档案跨馆查阅利用系统、广东省主动公开政府信息查阅系统等(详见6.2.3.2节)。
6.3.3.2 档案资源的纵向整合模式
从宏观层面上看,档案资源纵向整合是指具有隶属关系的档案机构或相关部门之间,通过自上而下的行政力量制定统一的档案资源整合计划和方案,实现各自档案资源之间整合的过程及方法。前文所述的市县两级综合档案馆整合方式即是纵向整合的代表,其特点是档案资源整合由上级档案机构牵头和统一管理,由多个下级档案机构共同参与和执行,参与主体之间主要依靠固有的行政级别和职能大小关系实现合作,因此合作关系较为稳固,操作起来较为方便,但主体参与度和积极性相对较低、合作形式较为单一。(www.daowen.com)
根据整合的层级和范围,档案资源纵向整合又可以分为市县两级、省市两级、省市县三级等多种模式。从当前我国档案资源整合的实践来看,已经实施且取得良好成效的是基于市县两级综合档案馆的纵向整合模式,其典型特点是突破原有各级档案机构之间自上而下“分级管理”的体制,建立不同级别档案机构之间共建共享的新体制,如2010年9月上海市档案局在市和区县国家综合档案馆之间推行的“就地查询,跨馆出证”远程协同服务机制,实现市县档案机构之间的婚姻登记、计划生育、知青、知青子女、支内支边五类档案的联机查询及出证;宁夏回族自治区档案馆与银川市档案馆的合建工程;绍兴市实行市县两级档案局的婚姻档案整合管理,将越城区法院受理的离婚诉讼都接收进馆等(详见6.2.3.1节)。
6.3.3.3 横向与纵向交叉整合模式
纵向整合是档案资源整合的基本要求,横向整合是档案资源整合的补充发展。要想顺利实现档案资源整合的目标,必须坚持横向整合与纵向整合并重,优势互补,即实行横向整合与纵向整合相结合的交叉整合模式,见图6-7。
图6-7 档案资源横向与纵向交叉整合模式
从当前我国档案资源整合实践来看,基于电子政务的档案资源整合基本属于纵横结合的交叉整合模式,该模式的特点是依托电子政务的整合平台,通过文档一体化管理实现电子文件的整合与共享,代表性的例子在本章6.3.2.1中有详细论述,此不赘述。
除上述模式外,还有学者引入“云计算”技术,设计了基于“支撑云”“业务云”“公共云”的档案“云服务”平台,提供三个不同层次的档案服务,并提出了一种档案资源整合与服务模式[70]。总之,面对档案管理体制“条块分割”、各地社会发展水平不均衡、档案资源状况各异、用户档案需求不同等问题,档案资源整合必须按照具体情况具体分析、因地制宜等原则,采取宏观整合与微观整合并重、横向整合与纵向整合相结合的交叉整合模式和立体整合模式,只有这样才可以确保档案资源整合工程有条不紊地进行。
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