从整合的依据和对象上看，档案资源整合主要可以分为实体整合和内容（信息）整合两种方式。这两种方式的比较和分析一直为学界所关注。但事实上，这两种方式都是档案资源整合所必须采取的有效方法，更应该探讨二者的利弊，趋利避害、相辅相成地综合运用与实施对策，只有这样才可以满足现阶段我国档案资源整合的需要。

6.2.2.1 档案资源的实体整合

（1）实体整合的含义

档案实体主要是指存储档案信息的各类载体，是档案客观而具体的存在形式。基于实体整合档案资源即是指依据“一站式服务”需求，将分散保管在不同部门的档案实体有序地归集保存于一个主导机构，并由该机构全面负责其各项业务管理工作的一种整合形式。其目标是打破空间界限，改变原有“条块分割”的档案管理体系，通过将不同类型档案实体融合于一个完整的存储和保管系统，实现档案资源在地理位置、所属机构和管理权限上的归一性，并保持原有各部分档案实体之间的有序性和连续性。因此，从实质上讲，档案资源的实体整合是通过改变原有档案管理体制实现对现有档案资源体系的再组织、再加工和再创造，是一种更为彻底的档案资源整合方式。

应当说，实体整合早已有之，我国档案工作中实行的“集中统一管理”原则本身即是对实体整合法的践行。根据《中华人民共和国档案法》的规定：建立各级各类档案保管机构，分别集中管理国家档案；档案集中统一管理是分阶段、分层次进行的，各级机关单位形成的档案，由本机关建立档案室（或称登记室）集中统一管理，不得由承办单位和个人分散保存，其中需要永久保存的档案，在档案室保存一定年限后向档案馆移交。可见，我国档案管理工作原本实行的就是档案室、档案馆等层面的实体整合，只不过限于特定范围内的特定档案类型，而非信息时代所要求的广泛意义上的实体整合。为此，实体整合对国家综合档案馆而言是必要和有效的，凡是属于进馆范围的、达到归档时限的，或一个全宗档案分散在不同地方保存的，或立档单位无法保证档案安全的，或协商愿意移交的档案，都必须坚持档案实体整合的模式^[34]。

（2）实体整合的利弊分析

实体整合在一定范围内具有不可比拟的优势，有助于建立统一、科学的档案工作制度，有助于推行档案工作的标准化、现代化管理，有利于维护档案的完整安全，方便于社会各方面利用档案等。安徽省和县2005年开始将县房管局、建设局、交通局、国土局等单位的各类专业档案集中到县档案馆集中统一管理，通过实体整合彻底转变了以往专业档案多头管理、分散保管的局面，实现了本县范围内各类档案资源的高度整合^[35]。和县档案馆的实体整合尝试是成功的，且成效显著，在进行实体整合以前，其超过82%的馆藏是综合文书档案，资源单一且利用率极低，2003年全年仅有123人次利用档案，平均0.33人次/天；而进行实体整合以后，截至2007年年底，已有26家职能局把档案移交到县档案馆，馆藏达到15万卷，是改革前的5倍，且文书档案与专业档案数量比为1∶1.8，馆藏结构更为合理，利用率也提高到30余人次/天，全年提供档案利用约1万人次、3.5万余件，是改革前年利用量的近30倍^[36]。

但是，由于长期实行分级分块档案管理体制，全面意义上的实体整合在实际应用时将面临着制度阻碍、权责划分、利益冲突、工作量巨大、水平参差不齐以及人员不足等重重阻碍，并且这些问题之间交织牵连、相互影响，难以在短时间内尽数解决。因此，目前实践领域中开展的实体整合主要限于市、县等一定的范围之内，省级、国家级的档案资源实体整合尚不多见。事实上，即便是市县档案机构等局部范围内的实体整合，也会在实施过程中遇到一些问题，“有些档案只适合实行信息整合，不适合实体整合，否则不但会造成管理的不便，而且可能会侵犯档案形成部门的利益”^[37]。如截至2007年12月31日，安徽省共有72个市、县（区）档案局向安徽省档案局报送了档案资源整合方案，但是真正采取措施实施方案的只是一部分，甚至还有一些省直部门谴责档案实体整合“干扰”工作，并陈述“分割”“分治”的法律依据^[38]。可见，实体整合必然面临新旧管理理念、模式和体制之间的矛盾与冲突。

6.2.2.2 数字档案资源的内容整合

（1）内容整合的含义

档案内容是指档案所包含和表达的信息元素，是档案主观、抽象的存在形式。基于信息内容整合数字档案资源即是指依据“一揽子”的档案服务需求，将信息内容上具有密切联系却被划归为不同部门、不同类别、不同全宗中的数字档案资源，重新加工、组合和链接成为一个独立完整的档案信息数据库的整合方法。与实体整合不同，其目标不仅是打破空间限制，更多地是为了跨越时空界限，无需改变原有的档案管理体制和档案实体位置，而是在原有档案分级分类体系的基础上，依据档案信息内容之间的内在历史联系，寻找和建立被分割开来的数字档案资源之间的新连接点，依此构建凌驾于“条块分割”体制之上的新的数字档案资源体系。因此，内容整合的实质是通过改变原有档案管理观念，实现对数字档案资源体系的再组织、再加工和再创造，是一种更易实行的数字档案资源整合方式。

应当看到，档案内容整合并不是信息技术发展的产物，档案分类法体系本身也是对信息内容整合法的践行。根据《中国档案分类法》的编制说明，我国档案分类体系的设置是“以不同历史时期的国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，紧密结合档案内容记述和反映的事物属性关系，采取从总到分、从一般到具体的逻辑体系”进行分类排列的^[39]。可见，我国档案分类体系的确是依据同一历史时期档案之间的联系和相互关系而设置的。为此，设置档案分类法的目的“不是为了对档案实体划分类目和逐份（逐卷）归类，而是档案信息分类”^[40]。但是，在当前信息化不断发展的背景下，档案内容整合的内涵被扩展至更广的范围，其整合不再局限于档案分类法中设置的既定联系，而是涉及更多层面、更多角度的复杂联系。尤其是，通过技术方法的运用，传统的档案内容更多地通过数字化技术转化成数字档案，并借助计算机技术、信息技术、网络技术等，将数字档案所蕴含的信息内容整合成为一个完整的数字档案资源体系，并与接收的电子文件结合，通过建立档案目录中心、数字档案馆、现行文件中心、电子文件中心等实现。

（2）内容整合的利弊

档案内容整合的作用和意义是毋庸置疑的，有助于确保国家档案资源的完整与安全，有助于数字档案资源的全面开放和利用，有助于推进档案信息化建设的开展。“十五”期间，国家档案局明确提出“加快现有档案的数字化进程，在北京、天津、辽宁、陕西、青岛等地开展档案工作应用数字化和网络化技术的试点”^[41]。2002年，《全国档案信息化建设实施纲要》再次强调要“积极推进档案数字化进程……分阶段、分步骤实施”，并扩大了试点的范围^[42]。“十一五”期间，国家档案局提出“根据‘统一领导、标准先行、利用优先、分步实施’的原则有序推进传统载体档案数字化进程”的要求，并作出了“适时启动国家数字档案建设与服务工程（‘金档’工程）”的总体部署^[43]。经过十余年的探索和实践，我国基于数字档案资源信息内容整合的实践已经取得了可喜的进展，以2001年下半年启动建设的青岛数字档案馆为例，2005年6月7日，“青岛市数字文件中心”项目通过验收并正式运行，共有67家单位加入，该中心依托青岛电子政务网——“金宏网”实现对各单位电子文件的整合与共享^[44]。2009年10月，青岛市“电子公文和档案信息共享”工程顺利完成，实现了机关与机关之间、机关与档案馆之间、档案馆与档案馆之间、档案馆与社会公众之间的信息整合与共享服务，即“四个共享”^[45]。

但是，随着电子文件和数字档案的普及以及社会档案需求的多元化、复杂化，从单一层面分析档案信息内容之间的联系已经无法满足新时期数字档案资源整合工作的需求。需要在《中华人民共和国档案分类表》设置的“中国共产党党务”“国家政务总类”“政法”“军事”“外交”“政协、民主党派、群众团体”“文化、教育、卫生、体育”“科学研究”等19个大类的基础之上，建立一个新的数字档案资源存储仓库，将不同类型、不同载体、不同保管机构的数字档案资源存储在一起，并进行数据抽取、分类标引、建立索引等一系列信息有序化的过程和活动，实现多方位、多角度的组合和加工。

6.2.2.3 实体整合与内容整合综合运用策略(www.daowen.com)

鉴于上述实体整合和内容整合的利弊，学术界展开了实体整合与内容整合孰主孰次的讨论，有的建议兼而用之，有的主张分而治之，而有的则认为应该择其一而用之，形成了不同的观点。

（1）实体整合和内容整合兼有型

余厚洪、管先海认为，实体档案资源整合与虚拟档案信息资源整合相结合的复合型整合模式是当前和今后相当长时期内档案信息资源整合的最现实的选择模式^[46]。滕霞认为，档案信息资源整合是用网络技术连接区域性综合档案馆保管基地，通过以区域内档案实体整合与数字档案信息整合两种方式来进行管理的模式^[47]。黎杰、张永钊提出，以实体整合方式为主整合县（区）级档案资源，而市、省等更高级别的档案信息资源整合则宜采用信息整合方式^[48]。

（2）内容整合主导型

余厚洪认为，档案实体整合是一个个相对独立的个体层面的整合，而档案虚拟整合却是一个错综复杂的群体层面整合，它既是对实体整合的有效补充，又能为其提供线索和基础，因此在网络环境下应采用“虚拟整合”模式^[49]。李宝玲提出，在当前档案法律法规不完善、体制机制不顺畅的条件下，大范围的实体整合是不现实的，可以对保存在各立档单位的档案信息进行逻辑整合，将分散保存的信息有机关联^[50]。程厚林则建议实行“档案实体分存、数字信息共享”的策略^[51]。

学术界对档案资源整合之所以意见不一，一方面是因为当前对档案资源整合方式的探索尚未成熟，另一方面则是因为不同学者选择的角度不同。因此，为更好地分析实体整合与内容整合相结合的实施策略，有必要采用SWOT分析法进行分析，见表6-1。

表6-1　档案资源实体整合与内容整合的SWOT分析

由表6-1可知，实体整合与内容整合在基础条件、技术难易、工作量大小、工作效率、实际效果等方面各有利弊、各具机会，难以对使用哪种方法一概而论，也难以硬性规定在哪种情况下使用哪种方法。因此，更为合理的策略是依据不同地区、不同级别、不同部门档案资源整合的实际情况，因地制宜地综合选择和使用实体整合与内容整合两种方式。依据轻重主次和先后次序，可以分为实体整合为主或优先、内容整合为辅或次之，实体整合与内容整合并重或同步进行，内容整合为主或优先、实体整合为辅或次之三种档案资源整合方式，见图6-1。

图6-1　档案资源实体整合与内容整合的综合运用策略

a：实体整合为主或优先、内容整合为辅或次之
b：实体整合与内容整合并重或同步进行
c：内容整合为主或优先、实体整合为辅或次之

图6-1中，a方案较适宜于县级以下档案机构的资源整合，这是因为与省级、国家级档案机构的资源相比，县级以下档案机构的档案实体数量相对较少，部门之间的体制改革更易协调和实行，实体整合后对专业档案机构的管理与服务工作造成的影响相对较小，而开展档案数字化的技术条件、人员能力和资金筹集等却相对有限，可待以后有条件时再开展内容整合。b方案较适宜于省、市级档案机构的资源整合，这是因为省、市级档案机构的档案实体数量庞大，部门之间的体制改革难以也不能在短时间内改变，实体整合会给专业档案机构管理和服务造成一定的混乱，而省、市级档案机构在档案信息化建设中已经拥有了较好的技术基础和人员队伍，有利于开展内容整合，因此在现阶段宜实行实体整合与内容整合并重的策略，以快速实现各类档案资源的整合与共享。c方案则较为适合地区级或国家层面的档案资源整合，这是因为较高层次的档案资源整合不仅需要跨越地域限制，还涉及如何协调不具有隶属关系的行政机构和行业部门的问题，实体整合的成本很高且不切合实际需要，而以不改变原有档案管理体制为特征的内容整合则可以充分发挥其作用，因此在这个层面的档案资源整合以内容整合为主才可以达到最佳效果。

事实上，实体整合与内容整合的综合运用策略并非限于此，可以从多种角度灵活组合和应用。对于未到移交进馆期限但某些信息可公开的永久类档案资源和已经接收进馆但是没有到开放期限的档案资源，可以实行“信息在前、实体在后的整合形式”；对于法律凭证作用较大而参考价值较小的档案，适宜采用“信息与实体同时整合形式”；对于机密性较强以及涉及个人隐私和知识产权的档案，适合采用“实体在前、信息在后的整合形式”^[52]。

总之，通过对实体整合和内容整合的综合选择与灵活运用，可以解决当前我国档案资源整合层次多、方向复杂、水平不一等问题，以最大限度地提高我国档案资源整合的成效，满足档案信息化建设的需要。