从数字档案建设的历史与现实考察，我国在档案信息化和数字化建设、电子文件管理等方面，都取得了很大的成绩（详见本书第2章），积累了大量的档案资源，例如婚姻登记档案、社员建房档案、知识青年上山下乡及工作安排档案、入退伍军人档案、改制企业档案、劳动保障档案、公证档案、居民动拆迁档案、农村宅基地置档案以及现行文件等，都是大量涉及人民群众需求的档案资源，已经发挥了较好的作用，但这些档案散落在不同档案全宗、不同的管理机构，并没有被有效地整合，形成了“信息孤岛”现象，影响了公众的档案利用，影响了“方便人民群众的档案利用体系”的建设。

“信息孤岛”是“一个个相对独立的不同类型不同学科的数字资源系统”，“各系统间相互封闭、无法进行正常的信息交流，犹如一个个分散、独立的岛屿”^[3]。对档案信息孤岛，可以这样理解：一方面，从内容上看，与档案信息共享相对应，主要是指不同地区、级别、行业、部门的档案资源之间，因格式不一、数据异构、系统差别等而相互隔离成为一个个孤立单元的现象；另一方面，从范畴上看，一个档案机构的信息孤岛是相对于同级其他档案机构而言的，一个行业的档案信息孤岛是相对于其他各行业的档案资源而言的，一个地区的档案信息孤岛则是相对于全国档案资源而言的，而整个档案领域的信息孤岛则是相对于全社会的信息资源而言的。从档案实体建设而言，存在孤岛现象；从数字档案资源建设而言，孤岛现象更为突出。

随着信息技术的发展和应用，我国档案资源建设取得了长足发展，档案信息化程度越来越高。但是，在档案资源建设过程中，各级各类档案机构之间缺乏统筹规划，条块分割，各自为政、重复投入，自行开发档案信息管理系统，缺乏标准化、规范化和兼容性，使得档案资源较为分散，严重阻碍档案信息流的完整性，影响跨部门档案信息之间的实时交互，造成部分档案信息服务滞后或无法实现，由此逐渐形成了档案信息孤岛现象，成为制约和阻碍我国档案资源整合和共享的主要障碍和瓶颈之一。

档案信息孤岛的形成既有历史原因又有现实原因，既有客观因素又有主观因素，既是技术问题又是管理问题，既与传统观念有关也是现代技术应用的结果，为此，需要从多个角度剖析档案信息孤岛形成的深层原因。

（1）档案资源整合的意识淡薄

意识虽是主观因素，但它在档案资源建设中发挥的能动作用不可忽视。如果说由于格式不一致、系统不兼容等而无法实现档案资源整合是技术原因，那么档案机构没有通过现代通信技术、信息技术实现彼此之间的交流和协作则是意识问题。我国长期以来存在着社会对档案与档案事业的重视程度不够且档案领域内部的自我认识不够、自信心不足等问题，很多档案机构仅仅以内部需求为目标开展档案资源建设工作，对整合与共享等更全面、长远的目标的认识则不足，由此造成“大档案观”^[4]难以在档案资源建设实践中充分体现和落实。

（2）档案资源具有较高分散性

我国长期以来实行“统一领导、分级管理”的档案工作原则，这可以在归属关系上实现档案资源的相对集中，但其重点在“合”而不在“整”，档案资源集中保管于各级各类机关档案室或档案馆中，反而在一定程度上造成了档案资源在地域、行业和机构之间的分散性——广泛分布于国家综合档案馆、国家专门档案馆、部门档案馆、企业档案馆、文化事业单位档案馆、科技事业单位档案馆等各级各类档案保管机构，且各级各类档案机构之间缺乏有效的协商和交流，各个机构分别制定各自的档案资源建设方案、技术和措施，难以形成统一的标准、行动，造成了档案信息孤岛的产生。

（3）档案管理体制条块分割(www.daowen.com)

在我国，科技档案和专业档案等长期实行条块分割的管理体制，即不同行业之间独立开展档案资源的收集、保管和利用等工作，各级专业主管机关独立负责本行业或部门的档案管理工作，仅在业务上接受各级档案行政管理部门的监督和指导^[5]。例如，《城市建设档案管理规定》第3条明确指出：“县级以上地方人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作”，“业务上受同级档案机构的监督、指导”。再如，《城市房地产权属档案管理办法》第4条规定：“直辖市、市、县人民政府房地产行政主管部门负责本行政区域内的房地产权属档案的管理工作”，“业务上受同级城市建设档案管理部门的监督和指导”。这种条条框框的管理体制有助于提高管理效率，但也会在一定程度上增加档案资源整合工作的难度。

（4）档案资源建设缺乏统筹规划

要想使分散的档案资源单元集合成有机整体，需要对整个档案资源建设工作进行统筹规划，实现各级各类、各行各业档案保管机构之间的合作共建，并在档案资源整合问题上达成共识。然而，在档案资源建设的初期，由于宏观的、整体的规划不足，各级各类档案机构各行其是，自行制定数据采集方式、数据存储格式、信息编码规则、运行环境、数据库系统设计、业务流程设置等，自行建立档案资源体系，自行开发档案管理应用系统，相互之间缺乏深入的沟通和协作，不断进行着低水平重复投入，浪费大量人力、物力和财力，人为地将有着千丝万缕联系的档案资源隔离成为一个个的孤岛，大大限制了档案资源的整体开发和共享，进而影响档案信息化的进程。

（5）档案资源建设缺乏硬性标准

硬性标准是与统筹规划相辅相成的措施，是开展档案资源建设和实现档案资源整合的重要保障。然而在档案资源建设缺乏总体规划的情况下，尽管我国已经出台了一系列档案资源建设政策和文件，但是在实际开展工作时仍然缺乏可参照的硬性规定，地区之间、级别之间、行业之间、部门之间在档案资源的采集、存储、保管、利用以及档案管理应用系统的开发设计等方面标准不一、参差不齐，而且形成了大量的异构数据、异构系统、异构应用、异构平台等，数据不兼容、应用不交互的档案资源数据库、档案管理应用系统等，为档案资源在更广、更深层面上的融合与集成埋下隐患和障碍。

（6）档案资源建设缺乏权责利相结合的共建共享模式

在档案资源建设中构建权责利相结合的共建共享模式，是实现档案资源整合的主要条件。然而，长期以来的管理体制条块分割、统筹规划不足、硬性标准缺失等，使得我国档案资源建设逐渐形成了一盘散沙的模式和格局，各级各类档案保管机构之间缺乏明确的权责利划分，各自为政、自成体系，形成了一个个独立封闭的档案资源体，无法实现档案信息的顺畅流通和整合，成为阻碍档案资源整合的恶性循环模式。

解决信息孤岛问题是实现档案资源整合的基本前提和重要目的，只有充分认识到我国档案信息孤岛问题的严重性和危害性，才能更好地采取相应措施修正我国档案资源建设初期阶段的各种缺失，实现分散档案资源单元之间的无缝联结与整合。