传统档案资源的数字化，以及数字资源和网络资源的直接生成，极大地增加了档案资源体系中数字资源的数量与比重，为档案资源的利用、共享和传递提供了很大的便利。但是，信息技术是在快速发展与进步，当我们还在为找到一种快捷、方便的方式存储和利用档案而庆幸时，因技术进步带来的软件升级、硬件设备更新等问题，却又使数字档案资源面临着信息读取和存储上的困境。较之于传统实体档案的受损与老化，这种困境将直接关系到数字档案信息的存续。为此，早在20世纪80年代，国外就已经提出了数字资源长期保存的口号，而NDIIP、CEDARS、CAMILEON、NEDLIB等项目也以应对和解决数字信息资源损失与长期保存为目标纷纷开展起来。这些项目的开展，其中重要的内容之一便是数字资源长期保存的格式。

5.5.2.1 数字档案资源保存格式的现状

在电子文件移交格式方面，英国公共档案馆可以接受的文件格式主要有PostScript、TIFF、SGML、PDF和其他界定文件格式，其基本思想是确保文件完整性，尽量减少格式类型，以免给档案馆的管理带来负担，从而提高归档电子文件的规范性。在我国，国家标准《电子文件归档与管理规范》中指出，文字型文件以XML、RTF、TXT为通用格式；扫描型文件以PDF、TIFF为通用格式。视频和多媒体文件以MPEG、AVI为通用格式；音频文件以MP3和WAV为通用格式。实际工作中，目前从文件信息的表现形式来看，进馆电子文件类型包括文本、图像、图形、数据、音频、视频等多种形式，覆盖了至少22种文件格式，其范围远大于《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）规定的通用格式，无形中给档案馆带来了工作负担，同时也不利于电子文件长期保存的完整性、可读性、安全性^[117]。从世界范围看，各国在电子文件移交格式上存在着较大差异，不同国家有着自己的标准要求。但是，不论是采取何种格式移交，都需要将电子文件移交格式与保存格式、长期利用的格式有机地统一起来，从而有利于减少电子文件保管、利用过程中转换格式带来的麻烦。

针对数字资源存储格式多样化的问题，国内外档案管理部门及相关机构都在积极地从事研究和摸索，试图找出兼容性最强也最安全的存储格式，制成标准并加以推介，以加快实现数字档案资源存储的统一与规范化。而对标准的吸收和依赖，往往可以极大地提高数字档案资源建设的效率，确保数字资源存储、传递时的完整性和共享性，减少因频繁转换格式带来的庞大经济开支。

标准是数字信息资源长期保存系统建设过程中不可忽视的重要元素之一，是保证数字信息资源长期保存各环节互操作的基础，贯穿于数字资源生命周期的全过程。全面、清晰地梳理长期保存过程中涉及的标准，对于建设成果的数字信息资源长期保存系统具有至关重要的作用。标准在数字信息资源长期保存中的重要性得到了人们的广泛认可。然而，使用标准也使长期保存的相关问题变得更为复杂，如使用标准可以解决某一领域的保存问题，而一旦保存领域扩大或单位增加，就会产生不同标准之间的互操作问题。

涉及数字资源存储格式的标准，既有国际ISO标准，也有国家GB标准，以及国内档案行业DA标准。

国际ISO标准是由国际标准化组织（International Organization for Standardization，ISO）制定并颁布的，在各个国家和领域中拥有很高的权威。ISO/TC46/SC11档案/文件管理分技术委员会也成为国际档案/文件管理标准的主要制定与颁布机构。2005年12月，ISO组织将Adobe公司制定的PDF标准转化为国际标准《ISO19005-1：2005文献管理　长期保存的电子文档文件格式　第1部分：PDF1.4（PDF/A-1）的使用》［Document Management—Electronic Document File Format for Long-Term Preservation—Part1：Use of PDF1.4（PDF/A-1）］，将PDF1.4版本作为第一个适合长期保存的电子文件格式在全世界范围内推广。随着PDF版本的更新，国际标准化组织不断修订和颁布新的标准，以适应其变化。2008年1月，国际标准化组织技术委员会颁布了第一个全功能的关于PDF的ISO标准：ISO/DIS 32000—Document Management—Portable Document Format—PDF1.7。2011年7月通过了《ISO/CD32000-2文献管理　便携文件格式　第2部分：PDF2.0》（Document Management—Portable Document Format—Part2：PDF2.0）。2011年7月，ISO组织发布标准《IS019005-2：2011文献管理　长期保存的电子文档文件格式　第2部分：IS032000-1（PDF/A-2）的使用》［Document Management—Electronic Document File Format for Long-Term Preservation—Part2：Use of ISO 32000-1（PDF/4-2）］，推出标准格式PDF/A-2。与PDF/A-1相比，PDF/A-2有着更多的变化，较PDF/A-1也更加地完善，目前，最新的PDF格式标准是ISO组织于2012年颁布的《ISO19005-3：2012文献管理　长期保存的电子文档文件格式　第3部分：含嵌入式文件支持的ISO32000-1标准的应用（PDF/A-3）》［Document Management—Electronic Document File Format for Long-Term Preservation—Part3：Use of ISO 32000-1 with Support for Embedded Files（PDF/A-3）］^[118]。

2005年12月，《ISO19005-1：2005 文献管理　长期保存的电子文档文件格式　第1部分：PDF1.4（PDF/A-1）的使用》作为电子文件管理中电子文件长期保存格式的最新标准出台。该标准主要适用于为长期保存电子文件而使用PDF格式，并规定了A级兼容和B级兼容两个兼容级别。该标准技术要求的内容主要包括：对PDF文件结构的技术要求、对PDF图形的技术要求、对PDF所使用的字体的技术要求、对PDF附注的技术要求、对元数据的技术要求、对逻辑结构的技术要求等。我国在应对该标准颁布的时候应当看到它的发展和应用潜力，注重研究、理解和吸收^[119]。

国家标准方面，不同的国家，也存在不同的做法。

国外办公应用电子文档格式的国际标准是ODF（Open Document Format）。2005年5月，ODF正式成为OASIS（结构化信息标准促进组织）的标准，2006年5月被ISO批准为国际标准ISO/IEC26300。它是基于XML的开源文件格式，用来存储和转换文本、电子数据表格、图表以及陈述文件，具有较强的文档还原能力，并且采用压缩的方式存储，文件体积甚至比PDF还小^[120]。在它被确定为国际标准之后，许多国家的政府、企业选择了该格式作为基础来发展适合自身的政策、标准、软件等^[121]。

有些国家档案馆主张接受的电子文件格式要尽量少，以免给档案馆的管理带来负担，提高归档电子文件的规范性。例如，英国公共档案馆可以接受的文件格式主要有PostScript、TIFF、SGML、PDF和界定文件格式。有些国家则对格式方面显得宽容，存在着不同的存档格式^[122]。例如，加拿大国家图书与档案馆对电子文件移交的格式有细致的要求，它将信息类型分为12类，对每一类都给出推荐格式以及可被接受的格式，见表5-9^[123]。

表5-9　加拿大国家图书与档案馆的电子文件格式要求

续表

续表

在我国，2002年开始制定了具有自主知识产权的《中文办公软件文档格式规范》（中文简称“标文通”）（Unified Office Document Format，UOF），在2007年4月被正式确认为国家推荐性标准GB/T 20916—2007，于2007年9月1日正式推广实施。UOF也是一个基于XML的开放标准，使用UOF文档格式进行信息交换，用户可以真正掌握文档信息的控制权。但是由于PDF和ODF影响的深入，UOF的推行比较艰难，不过国家正在积极寻求UOF与ODF的融合^[124]。

我国数字（电子）档案管理标准主要有国家（GB）标准和行业（DA）标准。国家标准的颁布单位主要是国家标准化管理委员会，该机构隶属于国家质量监督检验检疫总局，是经国务院授权，履行行政管理职能，统一管理全国标准化工作的主管机构；归口单位以全国信息与文献标准化技术委员会为主，这是同国际标准化组织ISO下属的第46技术委员会/信息与文献工作（ISO/TC46Information and Documentation）有着相同工作内容和范围的基础性标准化工作组织；电子文件管理标准的起草工作则主要由国家档案局联合地方档案机构共同完成。

在我国现有档案管理国家标准中，同样也对数字档案的存储格式作出了具体的规定。1999年颁布的《GB/T17678.2—1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构》（Requirements for Optical Disk Storage，Filing and Archival Management of CAD Electronic Records Part2：Information Structure in an Optical Disk）规定，CAD系统产生的图形交换文件可以DXF格式保存，图像文件以TIF格式保存，字符文本文件以TXT格式保存，文字处理软件产生的文本文件以DOC格式保存^[125]。2002年12月4日，我国第一项电子文件管理专门标准《GB/T18894—2002电子文件归档与管理规范》（Standards of Electronic Records Filing and Management）正式颁布实施，标准对电子文件的存储格式进行具体详细的规定，指出“文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式，扫描性电子文件以JPEG、TIFF为通用格式，视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式，音频电子文件以WAV、MP3为通用格式”^[126]。2009年，国家标准化管理委员采用国际标准ISO19005-1—2005，颁布标准《GB/T23286.1—2009文献管理长期保存的电子文档文件格式第1部分：PDF1.4（PDF/A-1）的使用》［Document Management—Electronic Document File Format for Long-Term Preservation—Part1：Use of PDF1.4（PDF/A-1）］，标准规定了如何使用便携式文档格式（PDF1.4）进行电子文档的长期保存，进而指导对包含字符、光栅和向量数据的电子文档的管理^[127]。音、视频电子文件有其特定的类型、特点以及归档要求，尤其是音频文件的脱机保存格式应以其原真性为优先考虑，建议采用国家标准推荐的WAV通用格式；提供网络利用的格式建议对广域网用户提供流式格式，对局域网用户提供MP3格式（国家标准推荐格式）^[128]。视频文件的脱机归档保存格式建议使用DVD（由MPEG-2刻录）、MPEG-2和H.264/MPEG-4AVC等高清晰格式，且用红光或蓝光DVD光盘，一般要求码率在1.5Mbps以上；近在线保存格式，主要存放不经常被访问的DVD、MPEG-2和H.264/MPEG-4AVC格式；在线存储格式一般为流式格式^[129]。

除了国家标准外，我国部分档案行业标准也对数字（电子）档案的存储格式作出了规定。国家档案局于2005年4月颁布的标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2005）规定：“采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储。采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。”^[130]2009年，国家档案局颁布标准《DA/T43—2009缩微胶片档案数字化技术规范》（Technical Specification for Digitization of Microfilm），规定“采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储；采用灰度模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储；提供网上检索利用的图像文件，也可存储为CEB、SEP、PDF或其他格式”^[131]。

总之，电子文件长期保存格式选择需要从技术发展的角度来考虑，从电子文件的形成、流转到暂存，都需要选择相应的格式，并通过标准进行规范。

5.5.2.2 数字档案资源保存格式的比较

2010年6月，中国人民大学信息资源管理学院开展了“全国省级、副省级档案馆电子文件移交进馆及管理情况调查”。调查结果显示，我国现有的数字档案资源，囊括了文本、图像、音频和视频等多种形式，其存储的格式也涉及DOC、TXT、WPS、CZ等多达22种^[132]。这是一种令人担忧的现象，数字档案存储的繁杂混乱，将在很大程度上影响到数字档案资源的长久保存和利用。我们通过对国家档案局、湖北省档案局、安徽省档案局的进一步调查发现，现有的文本型档案资源，其存储格式主要有XML格式、RTF格式、TXT格式、DOC格式、PDF格式、CAJ格式和CEB格式等；图像型档案资源有TIFF格式、JPEG格式、BMP格式、PNG格式、DjVu格式等；音频型档案资源有WAV格式、MP3格式等；视频型档案资源有AVI格式、MPEG格式等。不同格式有着不同的特点，其优缺点也各不相同。

（1）文本型档案资源的存储格式

XML（Extensible Markup Language）格式即可扩展标记语言，是一种简单的数据存储语言，它以一系列简单的标记描述数据，易于掌握和使用。RTF（Rich Text Format）格式即多文本格式，是一种类似DOC格式的文件，有着很好的兼容性，且易于编辑，能为多种软件所识别。TXT格式是微软在操作系统上附带的一种文本格式，也是最常见的一种文件格式，体积小，存储简单方便，不易中毒。PDF（Portable Document Format）格式是Adobe Systems在1993年用于文件交换所发展出的文件格式，是一种非常流行的便携式文件格式。该格式能够保留文件的原有格式和开放标准，并能突破平台的限制，在任何系统下显示文件内容，因此是电子书籍、政府文书的主要存储格式。CAJ（China Academic Journals）格式是清华大学开发用于中国学术期刊全文数据库中文件的一种格式。该格式将文字、插图等内容融于同一文件中，并完整地保留源文件的信息，其输出效果与原版一致，并支持批注、标记等功能。CEB（Chinese E-paper Basic）格式是北大方正电子公司拥有自主知识产权的一种版式文件格式，目前在我国政府机关档案处理中应用广泛。它可以很好地保持源文件的样式色彩，并对文字或图像信息进行很好的压缩，支持色彩控制，具有较好的屏幕效果和输出效果。尤为可贵的是，CEB格式文件还具有数字签名、数据加密功能，一旦生成便不能随意篡改，保证了档案的安全、完整与保密，符合国家党政机关对档案格式的严格要求，也符合档案数字化的要求。但是，XML格式比二进制数据要占用更多的空间；RTF格式虽有通用的兼容性，但对于一些较大的文件，或Word等应用软件特有的格式都有可能无法保存；TXT格式只支持纯文字，不支持图像，且不能添加标签。上述格式中，CEB是最适合我国公文处理与档案管理的电子格式，从目前电子政务建设来看，CAJ与CEB格式更适合我国档案工作的实际情况；在实际中，CEB更多地用在了公文处理与保存方面，CAJ则关注学术期刊领域；PDF文件格式通常比原文件格式小，适合所有的字体、图形和图像，有独立的平台、操作系统和初始应用软件，而且PDF是国际电子文档分发的标准，很有可能在我国成为统一的标准电子文件格式^[133]。

（2）图像型档案资源的存储格式

TIFF（Tagged Image File Format）格式是印刷行业中受到支持最广的图像文件格式，此格式复杂，存储内容多，且支持可选压缩。JPEG（Joint Photographic Experts Group）格式是最常用的图像文件格式，既具有调节图像质量的功能，也支持多种压缩级别，压缩比率通常在10∶1到40∶1之间。BMP（Bitmap）格式是Windows操作系统中的标准图像文件格式，可以用任何颜色深度（从黑白到24位颜色）存储单个光栅图像，并与现有Windows程序（尤其是较旧的程序）广泛兼容。PNG（Portable Network Graphic Format）格式是流式网络图形格式，可以存储任何颜色深度的单个光栅图像，支持高级别无损耗压缩。DjVu格式是AT&T实验室自1996年起开发的一种图像压缩技术，通过对图像中文字和背景的分层次压缩，最大限度保证图像质量，其生成的文件小，容量大，支持多种格式软件的转换，目前已在图书档案、古籍数字化等方面得到广泛应用。但是，TIFF占用存储空间也较大，是相应JPEG图像的10倍，并不受Web浏览器的支持^[134]；JPEG也是一种有损压缩格式，压缩比越大，造成图像数据损伤程度也越大，因此使用过高的压缩比率，将使最终解压后恢复的图像质量明显降低^[135]；BMP格式不支持压缩，占用磁盘空间很大，且不受Web浏览器支持，故而多在单机上比较流行^[136]；PNG格式提供的压缩量较少，且不受较旧的浏览器和程序的支持，一般应用于JAVA程序中。

（3）音频型档案资源的存储格式

WAV（Microsoft Windows Video）格式是微软公司开发的一种声音文件格式，它以简单的编/解码几乎可以直接存储模/数转换器的信号，文件质量极高且无损耗。MP3（MPEG Audio Layer3）格式是利用MP3音频压缩技术将文件以1∶10甚至1∶12的压缩率，压缩成容量较小的file，使得相同的空间内能够存储更多的音频信息，加之MP3全部为电子文件，不存在防震问题，可在任意情况下欣赏音乐。但是，WAV文件体积极大，往往占有很大的音频存储空间；MP3虽然节省了空间，但从严格意义上讲仍是一种失真压缩，其音质较CD和WAV仍显逊色。

（4）视频型档案资源的存储格式

AVI（Audio Video Interleaved）格式即音频视频交错格式，是将语音和影像同步组合在一起的文件格式，通过对视频文件的有损压缩而实现，但是，因为是有损压缩，AVI格式画面质量并不理想。MPEG（Moving Picture Experts Group）格式则利用具有运动补偿的帧间压缩编码技术以减小时间冗余度，利用DCT技术以减小图像的空间冗余度，利用熵编码则在信息表示方面减小了统计冗余度，从而大大增强了压缩性能。

5.5.2.3 数字档案资源长期保存的格式转换

对于数字档案资源的长期保存格式，如果不符合相关的格式要求，就必须进行转换。

通过前文所述的国内外相关标准可以看出，我国对于数字（电子）档案的存储格式，分别以国家规范或行业规范的方式，依据不同的文件类别作出了规定，具体包括XML格式、RTF格式、TXT格式、JPEG格式、TIFF格式、MPEG格式、WAV格式等。而对国际标准化组织而言，真正为其接受、承认并向全世界推荐和普及的，目前只有PDF格式。从档案资源长期保存与利用的角度来说，档案存储格式的选择不在于多，还在于其是否适用于绝大多数的阅读环境，在当前及相当长一段时间内不会为技术所淘汰，并保证档案信息的安全，因此，将数字档案转换成标准规定的形式，是数字档案长期保存与利用最为稳妥的解决方案。

数字档案存储格式的转换需要依赖一定的技术或相关的转换软件，在此，本书以DOC格式转换为PDF格式为例，对格式转换的步骤和方法加以简述。

将DOC格式文件转换为PDF格式，既可以通过Microsoft Word中自带的“另存为”实现，也可通过下载格式转换器或经在线格式转换网站来实现。在Word2007下以“另存为”方式实现转换时，只需单击左上角的Office按钮，选择“另存为”，选择“PDF或XPS”，在弹出的对话框中输入文件名等，单击“发布”即可完成。

通过格式转换器实现格式转换，则需首先寻找并下载合适的格式转换器，目前有相关类似功能的转换软件主要有：Adobe Acrobat Professional、迅捷PDF转换成Word转换器、好用Word转换成PDF转换器，以及WPS等。此外，类似的在线格式转换网站也很多，如转转大师Word转PDF、PDF to Word在线转换工具、ZAMZAR在线转换工具、PDF to Word Converter在线转换工具、Free—PDF to Word在线转换工具、Online PDF to Word、Free PDF Convert转换工具等，均可通过简单操作，在很短时间内实现Word与PDF的格式互转。需要提出的是，通过“另存为”转换得到的PDF文件，比使用转换器或在线转换得到的文件小，且转换速度更快。

PDF文件除了能与DOC文件进行互转外，还能与JPEG、PNG等图片文件进行互转。例如，PDF转成图片工具、JPG转PDF转换器、Adobe Reader、PDF Image Extraction Wizard等，均可达到互转的目的。

面向公众需求的数字档案资源建设，除了要及时加强数字档案资源存储载体的迁移和存储格式的转换外，还应探索档案资源长期保存的方式和途径，以最科学、最合理的方式最长久地保存数字档案信息资源。

【注释】

[1]中华人民共和国国家档案局［EB/OL］.［2014-02-27］.http://www.saac.gov.cn/news/2010-12/25/content_4501_3.htm.

[2]中华人民共和国国家档案局［EB/OL］.［2014-02-27］.http://www.saac.gov.cn/zt/2011-01/14/content_12721.htm.

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[10]金波.论数字档案信息资源建设［J］.档案学通讯，2013（5）：46-47.

[11]杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话［N］.中国档案，2010-12-24（1）.

[12]国家档案局中央档案馆关于加强档案信息资源开发利用工作的意见［Z］.

[13]吴艺博.面向服务的高校档案信息资源建设研究［D］.郑州：郑州大学，2011：13.

[14]肖希明.数字信息资源建设与服务研究［M］.武汉：武汉大学出版社，2008：212.

[15]美国档案与文件署网站［EB/OL］.［2014-02-12］.http://www.archives.gov/.

[16]陈姝.国家档案资源建设的途径、问题与策略［J］.北京档案，2011（6）：60.

[17]周林兴，仲雪珊.以公众需求为导向的档案信息资源规划探讨［J］.档案学通讯，2012（5）：46.

[18]谭必勇，王新才.国家档案资源整合与共享的控制机制探讨［J］.档案学研究，2006（4）：18.

[19]潘积仁.档案资源建设：原则实践策略［J］.中国档案，2009（7）：17.

[20]焦东华.对加强档案馆档案资源建设的思考［J］.档案学通讯，2004（4）：85-86.

[21]刘婵婵.21世纪初中国档案资源整合的研究［D］.沈阳：辽宁大学，2012：16.

[22]规范化［EB/OL］.［2014-01-16］.http://baike.baidu.com/view/176713.htm.

[23]中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局，中国国家标准化管理委员会.标准化工作指南：GB/T20000.1—2014［S］.北京：中国标准出版社，2002.

[24]该标准将替代已有的DA/T31—2005。其中“组织与管理”包括机构及人员、基础设施、工作方案、管理制度、工作流程控制、工作文件管理、档案数字化外包等方面的内容。

[25]国家档案局.纸质档案数字化技术规范：DA/T31—2005［S］.北京：中国标准出版社，2005.

[26]《纸质档案数字化规范》（修订版报批稿）。

[27]《纸质档案数字化规范》（修订版报批稿）将纸质档案的数字化分为档案出库、数字化前处理、目录数据库建立于元数据采集、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案归还入库八个主要流程。由于该标准还未正式出台，本书仍参照DA/T31—2005中规定的流程进行阐述。

[28]国家档案局.纸质档案数字化技术规范：DA/T31—2005［S］.北京：中国标准出版社，2005.

[29]杨公之.档案信息化建设实务［M］.北京：中国档案出版社，2003：163.

[30]笔者根据湖北、湖南、陕西等地相关资料归纳。

[31]杨公之.档案信息化建设实务［M］.北京：中国档案出版社，2003：162.

[32]中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局，中国国家标准化管理委员会.缩微摄影技术在16mm和35mm银-明胶型缩微卷片上拍摄文献的操作程序（GB/T16573—2008）［S］.北京：中国标准出版社，2008.

[33]刘江霞.CIM与COM的应用与发展研究［J］.数字与缩微影像，2009（4）：40.

[34]国家档案局.缩微胶片档案数字化技术规范：DA/T43—2009［S］.北京：中国标准出版社，2010.

[35]国家档案局局长李明华在全国档案工作暨表彰先进会议上的讲话（2015年12月28日）［N］.中国档案报，2016-01-11（1）.

[36]中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》［N］.中国档案报，2014-05-05（1）.

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