从管理的目标与职责来看，电子文件的归档与非电子文件的归档在本质上没有区别，都是将文件的实体保管权限、信息控制权限及法律保管权限移交给档案管理部门。当前，我国机构电子文件的前端控制水平、生成状况、积累模式、系统运行特点等差异很大，国家也尚未有严格的标准或者指导性方法来指导电子文件的归档，造成目前电子文件归档从制度的设计到归档的方式、方法五花八门，给归档后电子文件的管理、利用、长期维护造成了许多的障碍，进而影响到依据凭证作用的发挥及信息资源的共享与开发。

由于电子文件的形成系统（或平台）不同，采集归档方式各一，必须遵循一定的方式方法。例如：在机构OA系统或专业平台上（CAD、GIS）形成的电子文件，可以由系统设计时的采集模块自动进行采集，并将电子文件导入数据库积累存储；在基于事务系统（OA、CAD）开发的，或者与事务系统集成的电子文件管理（软件）系统上，事务系统生成的电子文件经由逻辑归档模块自动导入至事务系统的数据库及电子文件管理系统的数据库中实现积累；单机平台、电子邮件、新媒体文件及外单位移交来的电子文件大多需要人工（辅助）或第三方采集工具来进行采集，并将电子文件保存至相关载体上的文件夹中实现积累。

5.3.5.1 电子文件的归档方法

对于电子文件的归档方法，学者们在很早就进行了探索。例如，有人提出电子文件的“网络归档”和“介质归档”，其中“网络归档”就是文件形成或承办部门通过网络向档案部门传输电子文件，“介质归档”就是电子文件脱机保存在某种具有一定稳定性的介质实体上，存放在档案部门^[65]。也有人主张电子文件的“在线式归档”和“卸载式归档”。其中，“在线式归档”指按一定要求，将运转在主机或具有一定规模网络中的电子文件，经过归档处理，集中存放在主机或指定的网络服务器中的规定区域，并向档案部门移交的过程；“卸载式归档”指“按一定要求，把数字计算机中的电子文件经过归档处理卸载至规定的可脱机保存的载体上，并向档案部门移交的过程”^[66]。

2002—2003年，我国先后出台的《电子文件归档与管理规范》与《电子公文归档管理暂行办法》，对电子文件的“物理归档”和“逻辑归档”进行了阐释。随后依据归档的特点，电子文件的归档方法也被概括为逻辑归档和物理归档两种。

（1）逻辑归档

逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。逻辑归档的实质是文件生成部门将需要归档的定稿电子文件的登记著录信息（包括元数据）及物理存址传送给档案机构，并将这些信息保存在电子文件管理系统相关的数据库中，但是，归档文件的物理实体仍然保存在生成系统中。此外，逻辑归档在理论上同时移交了文件的控制权，生成部门除了依据相应流程和权限查看阅览该文件外，不能再对该文件进行非授权操作，尤其是修改、删除及非法拷贝等行为。

电子文件完成逻辑归档后，档案管理部门及其合法用户就可以在档案管理系统的利用平台上查阅浏览该文件了，实现同步归档与同步利用。采用分布式电子文件管理模式的机构，逻辑归档后归档工作即告结束，归档电子文件实体保存在事务系统中，档案管理部门对电子文件进行宏观控制与管理。采用集中式电子文件管理模式的机构，逻辑归档只是电子文件管理的第一个阶段，后期工作结束或者告一段落，或者文件办理完毕，出于安全管理和资源开发利用的需要，仍然要将文件的物理实体传输至档案机构的电子文件管理系统或者档案管理系统之中，实现对电子文件的集中管理。我国的电子文件管理基本上是采用集中管理模式的，所以电子文件实现逻辑归档后，仍须在合理的时间将电子文件实体传输至档案管理部门保存与维护。

（2）物理归档

所谓物理归档，就是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档依据数据传输方式的不同分为在线式归档（网络移交与传输）、卸载式归档（脱机介质移交）两种方式。在线式归档是通过计算机网络或者其他通信网络将电子文件传输至档案管理部门，仅仅利用网络来传递文件与数据。在网络上，凡是可以实现文件转移的方法都支持在线式归档。当然，档案管理部门也需要具备在线接收的条件与能力。卸载式归档是将需要归档的电子文件拷贝至脱机的存储介质上，并将存储介质移交给档案机构，档案机构再将脱机介质上的电子文件审核鉴定后读入到档案机构的计算机系统上。

物理归档不同于逻辑归档的主要表现就在于，它是将电子文件的物理实体向档案机构进行移交，实际上是传统纸质文件归档方法在电子文件归档上的延伸。此外，物理归档由于没有电子文件管理系统归档模块的支持，因而基本不具备提前归档、提前鉴定、自动归类、同步利用等特点，因此，物理归档相对于逻辑归档来说是一种低水平模式的归档方法，或者说是一种过渡的方法。也由于没有应用先进的管理理论与理念，物理归档对电子文件归档质量的控制难度远大于逻辑归档，归档验收审核的工作量也很大，归档效率也较低。

5.3.5.2 电子文件的归档方式

传统文件规范的归档方式是将文件组织整理成相对独立的保管单位后向档案机构移交。行政文书是以“件”为单位进行整理，最后装“盒”形成保管单位，科技文件是依据特定的关系将一组紧密联系的文件组织成案卷，形成“案卷”式保管单位。这种以保管单位为单元进行归档的方式构成传统档案的基本逻辑体系。电子文件的属性和形成特点与纸质文件不同，其管理更具有多维性，因此其归档方式自然就具有新的特点。从电子文件管理的实践来看，电子文件的归档方式依据归档单元的不同，可以划分为以下几种方式：

（1）单份文件归档

单份文件归档实际上就是逐份文件归档，即在系统上待每一份归档文件定稿签署后由归档模块将该文件归档至档案机构。单份文件或逐份文件归档通常只能在电子文档一体化管理系统上实现，它由逻辑归档模块实时完成。

（2）逻辑卷归档

逻辑卷就是文件夹，这个文件夹就是一个保管单位。逻辑卷归档通常是用物理归档的方法完成的，既可以采用在线式归档，也可以采用卸载式归档。逻辑卷具备传统案卷的特征，采取类似传统保管单位的组织方法，将一组具有某种有机联系的电子文件组成一个逻辑卷，即文件夹。文件夹的名称类似传统的案卷标题，文件夹的组织可以采用机构档案分类的逻辑秩序。逻辑卷依据电子文件形成规律及管理需要确定，可以是一个问题、一个年度、一个课题（或专题），可以是一个项目，可以是一个机构，甚至可以是一个类别。

逻辑卷以传统的案卷组织理论与逻辑方法为基础，不失为电子文件管理的一种有效方式，也为后期的数据建库准备了基础。目前在许多基层单位，电子文件的归档就是采取这种以文件夹为基本单元的逻辑卷归档方式的，归档后也以这种逻辑卷为管理的逻辑基础。(www.daowen.com)

（3）数据（信息）包归档

当一个机构的档案管理系统或者电子文件管理系统是基于OAIS模型（Open Archival Information System，OAIS，即“开放档案信息系统参考模型”）开发的，那么它采取信息包的方式实现电子文件归档将是一个必然的选择。

OAIS参考模型主要包括功能模型、信息模型和互操作模型。其中，功能模型包括归档收集、档案存储、数据管理、保存规划、访问、系统管理六大功能实体，对每个功能实体的具体情况以及功能实体之间的联系，OAIS都给予了较为详尽的描述；信息模型是揭示数字保存仓储中信息对象及其信息结构的模型，它直接影响着在数字保存系统中选择什么作为存储对象，以及怎么描述这些对象。

OAIS中，信息包（Information Package，IP）作为其信息模型的基本要素，是实现OAIS功能的基本保障。OAIS功能模型定义了三类信息包：SIP（提交信息包）、AIP（档案信息包）、DIP（分发信息包）。每个信息包包含以下四类信息对象：内容信息、保存描述信息（PDI）、封装信息、描述信息。

在电子文件归档中，归档电子文件是以SIP进入OAIS系统的。归档时，电子文件的形成部门或者系统，将归档电子文件及其元数据封装为归档信息包SIP提交给OAIS。OAIS收集功能模块收集SIP，对SIP进行质量确认及数据解析，生成符合档案系统数据格式和文件标准的存档信息包AIP。OAIS模型并没有制定数据包的存在形式，因此对数据包的封装技术可以考虑采取XML、数据表、交换格式等方式。

XML的出现大大地方便了数据的交换和传递，因此也被国家电子政务标准化总体组确定为电子文件封装首选技术。电子文件归档时，将内容文档、对象元数据、签名块作为一个电子文件对象，按照洋葱结构，通过XML技术进行封装。每次封装对象的修改都进行电子签名，所有层次的电子签名形成证书链，保证修改后封装对象的有效，实现电子文件法律证据价值。基于XML的电子文件对象封装格式，是适用于各种类型电子文件长期保存的记录格式，具有良好的自描述和自我证明性，保证了电子文件的真实性、完整性、有效性和长久可读性。

（4）数据库归档

随着时间的推移和技术的不断进步，电子文件以数据库形式归档的情况将逐渐增多，也许是未来电子文件归档的重要方式。一个机构或者档案馆将来要接受各种不同的技术系统在业务及管理活动中形成的数据库，这些数据库的架构各不相同，那么档案管理部门必然面临着异构数据库的合库问题。

引入数据仓库技术来处理数据库归档问题是一种主要技术选择。数据仓库是一个面向主体的、集成的、不可更新的、与时间相关的数据集合。档案机构面对归档移交来的各种数据库，采取诸如ORACLE等对其进行鉴定、抽取、转换、加载，形成一个数据仓库。数据仓库中的数据不是自身生成的，而是来源于其他数据库系统。数据仓库技术是数字档案馆（室）的核心技术。

（5）双套制归档

早期，档案界人士从我国具体国情出发，提出在现有科技条件和档案管理水平下电子文件归档的过渡方式，即实行“双轨制”^[67]“双套制”^[68]归档。他们认为在电子文件长期保存的过程中，基于技术与法律的原因必须制作至少一套非电子文件同步管理。由于非电子文件是由电子文件转换而成的，何时转化制作为非电子文件在许多单位有各种模式，同时这种转换制作工作量大、经济投入也比较高，并且具有一定的风险，因此许多档案机构把这项工作分解前移至归档时，演化为双套制归档。即由归档部门在归档电子文件的同时，再依据电子文件制作至少一套非电子文件，将电子文件与非电子文件一起归档移交给档案机构，档案机构对该工作进行指导，并对两套文件进行审核验收。当然，也有很多学者不主张实行双套制归档，认为这是档案界应对数字时代的一种“不自信”的体现，限于篇幅，我们不作深入探究。但从美国、英国、澳大利亚等国家的发展态势来看，随着信息社会的深入发展，电子文件归档必然淘汰双套制的做法。

5.3.5.3 电子文件的归档时间

传统行政文书、科技文件及其他专业文件一般都是定期归档的，归档时间要依据机构活动的性质及特点来确定，行政文书与科技文件在归档时间的选择上存在较大的差异。因此，传统的定期归档实际上是适时归档，也就是选择恰当的时间归档。

电子文件由于自身性质及技术环境的原因，在归档时间上区分为实时归档和定期归档两种形式。

实时归档就是形成后立刻归档。逻辑归档就是典型的实时归档的形式。

定期归档是参照纸质文件归档时间规定，在工作结束或者电子文件处理完毕后再向档案机构移交。物理归档基本上是定期归档。当前，有些机构在次年3月底前提交电子文件归档，这也是一种定期归档的做法。

由于电子文件可以任意备份，因此只要电子文件完成定稿签署等必要的处置程序，构成证据价值的信息齐备，就可以实施归档，归档后也不影响到形成部门的使用。实时归档有利于档案机构对电子文件的质量与安全控制，因此是电子文件归档的发展趋势。