在归档中，除了对文件内容进行捕获，还要对相关的背景、结构与元数据信息进行捕获。然而不同类型的电子文件，以文字、图片、音频、视频等不同的形式呈现。因此，到底哪些电子文件应该纳入归档范围，哪些内容应该被归档，都是需要思考的问题。

（1）电子文件归档范围

电子文件的归档范围是归档制度的重要内容，归档范围是否科学，不仅仅决定着电子文件的去留问题，而且对得以保存下来的电子文件未来的命运及利用状况都有着重要的影响。归档范围过宽会加大管理的难度和成本，降低管理效益。归档范围过窄，则会要么漏掉有价值的文件，给相关工作造成损失；要么漏掉保障性或安全性文件，给有价值的电子文件的长期维护造成困难。

对于电子文件的归档范围，《电子文件归档与管理规范》指出“电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行”，《电子公文归档管理暂行办法》指出“电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限”，《电子文件管理暂行办法》指出“电子文件形成单位应当根据国家有关规定明确电子文件归档范围和保管期限”。这种规定十分抽象，将电子文件的归档范围等同于纸质文件的归档范围，而对于纸质文件的归档范围的确定，又需要参考以下规范：

①《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号，2006年12月18日发布）中的第三条规定了“机关文件材料归档范围”，包括：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

②《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号，2012年12月17日发布）中的第四条规定了“企业文件材料归档范围”，包括：（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。（二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料。（三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料。（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。(www.daowen.com)

通过以上两项规定可以看出，凡是有价值的文件都应纳入归档范围。原则上看，电子文件的归档范围的确定，应参照纸质文件归档范围，同时应结合本单位信息化实际，将计算机系统已经覆盖的各类业务文件尽量纳入归档范围，并将反映电子文件背景、结构信息的公文处理单、日志文件或目录信息都列入归档范围，使其与主文件一并归档。但在实际操作当中，存在很多问题，尤其是对于那些“可以归档，也可以不归档的”文件，一般机构都选择不归档。尤其是对于电子邮件、网站文件以及新媒体文件等新型的文件，一般机构都采取不归档的做法。正如《数字档案室建设指南》所指出的，“数字档案室的数字档案资源应包含文书、声像（照片、录音、录像）、科技、专业等各门类电子档案、传统载体档案数字副本和数字资料等，若条件成熟，公务电子邮件、网页等门类的电子档案也应作为数字档案资源建设内容”。很多机构对于归档新类型电子文件存在“条件不成熟”的现象，所以对于这些类型的电子文件的归档，仍然需要加强研究和指导。

（2）电子文件归档内容

与传统文件的鉴定与处置有所不同，对电子文件归档内容的鉴定与选择更加复杂。总的来说，电子文件归档内容的确定要遵循以下原则：①价值原则。只有有保存价值的电子文件才能列入归档范围，经内容鉴定确认具有保存价值的电子文件是归档范围的主体。这个原则及其实施与纸质文件的归档范围类似。②技术维护原则。电子文件的管理必须具有相应的技术支撑条件才能保证长期保存的真实性和可读性，这一点基本上已经形成了共识。因此，电子文件的归档范围就不能只有电子文件的主文件，还必须要有确保这些主文件得以正常运行的支持性、辅助性文件，同时还需要保障电子文件真实性、可读性的技术数据。依据以上原则，可以确认电子文件的归档内容原则上应该包括：主文件+支持性、辅助性软件+元数据。

关于文件的元数据，国际上有很多可供参考的标准与方案，在我国出台的《信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则》《文书类电子文件元数据方案》《照片类电子档案元数据方案》等国家和行业标准，以及《数字档案室建设指南》等规范性文件，同样对创建与维护文件（电子文件）的元数据进行了规定。如前者就规定“创建与维护文件时，文件管理人员应该确认哪些元数据需要创建与捕获”，“为了确定文件和任何文件组合的内容以及它们的逻辑和物理结构、技术属性，并为了记录文件之间的关系，关于文件的元数据应该包括文件创建时的日期和时间、确认和描述文件创建时所涉及的责任者、记录文件的结构、记录文件的格式等13项内容”。《数字档案室建设指南》中对文书类、照片类、录音类、录像类电子档案基本元数据集进行了规定，其中文书类电子档案元数据至少应包括聚合层次、来源、立档单位名称、电子文件号、档号、年度、保管期限、内容描述、题名、日期等20项。