日益增加的电子文件应该由谁来归档，是实践工作者关心的问题。从电子文件的形成到电子文件的归档，从归档电子文件的保存、管理与维护到电子档案的移交、接收，涉及机构的业务部门、文件与档案管理部门、档案行政管理部门（国家综合档案馆）等主体。当然，随着公务电子邮件、新媒体文件的出现，电子文件归档的主体还涉及公务电子邮件的发送者（接收者）、电子邮件服务提供商、新媒体（社交媒体）平台提供商等主体。因此，面对愈发复杂的电子文件归档工作环境，明确其归档主体十分必要。

一般而言，机构各个业务部门通过电子计算机网络系统联成一个有机的整体，有时工作互有交错，职责界限难以区分清楚。所以，有人提出：应当由单位的综合主管部门或主要负责人统一协调，指定专门机构或专人负责。电子文件的形成、承办、归档等工作应当由电子文件形成部门负责，档案保管部门予以指导监督，并对保管方法提出意见和建议。对归档后形成的电子档案的管理工作，应由档案保管部门负责，电子文件形成部门提供协助和支持^[61]。这一论述，很好地阐释了一个组织在应对电子文件归档中的分工与合作。

当然，对于归档电子文件的管理主体，在早期也有不同的声音，实践中主要有两种意见：一是由计算机站（或信息中心）来管，二是由档案部门来管。前者的理由是计算机部门控制着网络服务器或多终端系统的主机，有利于对归档电子文件进行登录、转储、后备、共享等技术处理；技术部门配备有经验丰富的计算机专业人员，有利于解决计算机应用中复杂的技术问题。因此有的计算机部门不放心将这项职能交给档案部门，档案部门由于缺乏计算机专业设备和计算机专业人员，也对胜任这项工作缺乏信心，存有疑虑。但也有人表示：按照档案集中统一管理的原则，归档电子文件从一开始就应当明确由档案部门统一管理。其理由是，归档电子文件管理虽具有很强的技术性，但更具有一般档案管理的共性。搞好这项管理首先不是技术问题，而是方法问题，档案部门目前缺乏技术条件，这个问题确实需要解决，也是可以解决的。由档案部门统一管理至少有以下优越性：一是有利于从档案专业的视角出发，对本单位各类归档电子文件的管理进行统筹规划，并将其纳入规范化、专业化的轨道；二是有利于对电子文件的档案价值进行准确鉴别，统一进行档案电子文件的收集、存储、保管、保护，确保归档电子文件的安全；三是有利于对归档电子文件的科学整理，建立归档电子文件之间，以及归档电子文件和其他载体档案之间的自然联系，进行统一规范的著录标引，以利于档案的系统化查找利用^[62]。还有人指出了档案部门管理电子文件的客观必要性：第一，可以及时规范各单位、各部门向档案室、馆移交电子文件的格式，最大限度地减少浪费和重复劳动；第二，有利于维护电子文件的准确性、可靠性；第三，有利于档案管理的现代化，早日实现信息共享；第四，能及时地采取必要的保护措施，通过再生性保护手段延长电子文件寿命，通过数据备份、防磁、温湿度控制等措施保证电子文件在它的生命周期内能够更好地查阅及提供利用^[63]。

在国家档案局之后相继发布的标准规范当中，也进行了相应的说明：

①《电子文件归档与管理规范》中指出“文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上”。

②《电子公文归档管理暂行办法》的第3条规定“电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任”，第18条规定“档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文”。

③《电子文件管理暂行办法》第8条规定：“电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。”第15条规定：“电子文件形成单位应当根据国家有关规定明确电子文件归档范围和保管期限，并对具有保存价值的电子文件及时进行归档，由本单位档案部门负责管理。”(www.daowen.com)

④《电子档案移交与接收办法》中指出“各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责”。

从以上相关规定可以看出，电子文件的归档主体主要包括：电子文件的形成机构以及各级档案行政管理部门。电子文件的形成机构是归档工作的直接责任主体，负责本机构形成的电子文件的归档与管理工作，属于国家档案局规定的需要移交的电子文件，需要适时向同级国家综合档案馆移交。在实践当中，由于各个机构的部门设置有所不同，在电子文件管理当中的分工也有所不同，一般而言是文秘或业务部门负责归档，文件与档案部门或者信息部门负责归档电子文件的管理。而档案行政管理部门是指导监督主体，负责从宏观层面对地区电子文件管理进行指导与监督。当然，同级国家综合档案馆应参与到电子档案的移交与接收工作当中。

此外，随着公务电子邮件、政府网站、新媒体等的出现，新型电子文件的归档主体更加复杂。

《公务电子邮件归档与管理规则》中对“鉴定归档责任归属”的阐述如下：对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档；接收到的外部邮件，由接收者进行鉴定归档；内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨论的发起者进行鉴定归档；公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人进行鉴定归档。个人邮箱内邮件的鉴定，由邮箱拥有者负责。各单位档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。真实性鉴定是指认定邮件是否为当时当人收发的，检查公务电子邮件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与收发时的原始状况一致。完整性鉴定是指利用有效的技术手段，检查公务电子邮件的内容信息、背景信息、结构信息等要素是否完备。有效性鉴定是指检测公务电子邮件是否具备可理解性和可用性，包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等。

但尽管如此，文件形成单位仍然是归档的直接主体。对于新媒体文件的归档，黄霄羽和钱红梅认为可采用合作共管模式，即文件形成者、新媒体提供商、文件档案机构各自明确主体职责，协同互补，实现文件的有效管理^[64]。我们认为，在新型电子文件归档工作中，文件形成机构、第三方服务提供商以及档案管理机构都是利益相关者，无论是否采取合作共管的模式，三者都应相互支持，才能更好推进归档工作的开展。