CAD文件、电子公文、电子邮件、新媒体文件等的相继出现，已经对一个机构或组织的文件管理工作带来巨大影响。数字时代的到来对档案理论与实践带来的变化将会是革命性的。一方面，信息技术的飞速发展正在改变档案的形成、管理和利用方式；另一方面，数字时代对以纸质档案为主建构起来的档案理论与知识体系同样是巨大的冲击。对于文件与档案管理机构而言，为什么要归档电子文件，是需要明确的首要问题。

（1）电子文件的“文件”地位

在信息记录技术的不断变革之中，尤其是网络、新媒体等平台出现后，如何定义文件，是归档问题探索的起点。2001年发布的文件管理国际标准ISO15489-1将文件定义为“机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的作为凭证的信息”。美国《信息自由法》（Freedom of Information Act，FOIA）中将“文件”定义为机关所保存的符合该法案要求的各种格式（包括电子格式）的任何信息；美国《联邦文件法案》（Federal Records Act）将其阐述为“所有被记录的信息（不论何种形态和特征），包括联邦机构依法制定或接收的信息、与公务处理相关的信息、作为组织凭证而值得本机构或相关机构保存的信息，以及反映美国政府机构职能、政策、决策、规划、行动等活动中因具有信息价值而值得保存的信息”^[47]。

我国文件管理国家标准GB/T26162.1—2010等同采用了国际标准ISO15489-1，将文件定义为“机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的作为凭证和具有查考作用的信息”^[48]。行业标准《电子档案管理基本术语》（DA/T58—2014）将电子文件（Electronic Document；Electronic Record）定义为“指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录”^[49]。

从上述定义可看出，文件的判定要素和规则包括：①属概念是信息；②是在处理事务过程中形成的；③是有价值的信息；④形成者包括国家机构、社会组织和个人；⑤判定以文件的信息内容为依据，与其存在的外部形态或特征无关；⑥机构产生、使用和存储信息的地点和方式并不影响文件的判定。因此，站在这个视角，除了OA系统产生的文件、CAD文件，电子邮件、网站、新媒体平台当中产生的信息也属于文件的范畴，也是电子文件的一种类型。2011年以来，美国、澳大利亚等国家开始注意到政府新媒体信息的文件属性，号召联邦机构将新媒体文件纳入文件管理当中，并通过一系列政策措施来促进新媒体文件的管理。可见，电子文件的正确“定义”是推动机构归档工作的内生动力。

（2）电子文件的价值属性

价值，是定义文件的重要因素，也是归档电子文件的内生动力之一。当前，电子文件不仅成为新的信息源，归档之后的电子文件，还将成为重要的历史信息源，为很多事件提供证据，为许多研究与分析提供数据支撑^[50]。电子文件的价值主要体现为：凭证价值、记忆价值、历史研究价值和情报价值。

①凭证价值。凭证性是文件的基本属性，电子文件是在机构、组织或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的，与之相关的背景信息、元数据和结构信息来源是完整和可靠的，因此电子文件具有潜在的凭证价值^[51]。归档之后，归档电子文件（或称电子档案）的凭证价值会在查考利用中得以显现。新媒体文件的凭证价值还体现为一种证据效力。实践当中，新媒体文件的证据效力已经在欧美一些国家的法律当中得到认可。我国2012年修订的《中华人民共和国民事诉讼法》将“电子数据”认定为证据的一种。在2015年实施的《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》中进一步明确“电子数据”是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。可见，各类电子文件的证据效力已经在我国法律中得到认定。

②记忆价值。记忆是人类最宝贵的精神财富，但它极易被遗忘。档案被认为是建构集体记忆重要且不可替代的要素^[52]。随着电子政务、移动政务的开展，政府网站信息、政务新媒体文件成为新的政府记忆媒介。丁华东认为，“电子文件的产生为人类第三次记忆力革命浪潮的结果，自然地融入人类记忆之流中。所有的记忆媒介，尤其是电子媒介，既不是单纯地反映集体记忆，也不是单纯地决定集体记忆，但它们却不可摆脱地被卷入集体记忆建构和演变之中”^[53]。数字时代，面对日益增加的电子文件，如果忽视其记忆价值（或者保存不善），未来记忆将出现断层。2015年召开的“数字记忆国际论坛”上，国家档案局局长李明华指出：“档案工作者要积极顺应新时代的要求，改变传统的记忆保存、再现、分享模式，让这个伟大时代的鲜活记忆与数字世界同在同行。”^[54]集体记忆的构建须强调文件的妥善保存，因此文件与档案工作者重视电子文件的记忆价值，积极通过自身的业务活动参与集体记忆的建构、维护与传承也是推动归档的内因。(www.daowen.com)

此外，电子文件潜在的历史研究价值，以及在大数据背景下所具备的情报价值都是归档的重要内因。一般而言，价值的实现往往会推动需求的产生，因此，价值成为电子文件归档的内生动力之一。

（3）文件管理政策法规的推动

政策法规在文件管理当中具有强制、规范和引导的作用。20世纪90年代以来，国家档案局开始注重对电子文件的归档与管理，并陆续发布了一系列电子文件归档与管理的标准规范，如《电子文件管理暂行办法》《电子档案移交与接收办法》《数字档案馆建设指南》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》《金融企业业务档案管理规定》《国土资源业务档案管理办法》等。

此外，近些年来，国家档案局在政策方面给予了电子文件归档高度的重视。如2014年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》强调“要完善归档制度：各单位档案机构要认真履行职责，建立健全文件材料归档制度，及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表，报同级档案行政管理部门审核后实施，做到应归尽归、应收尽收。凡是应归档的文件材料（包括应归档的电子文件及传统载体的照片、录音、录像等），要向本单位档案机构移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档”^[55]。

2016年4月，国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中同样提出要“加快提升电子档案管理水平。积极参与国家政务信息化工程建设，制订相关标准和规范，明确各类办公系统、业务系统产生的电子文件归档范围和电子档案的构成要求；加强对业务系统电子文件归档管理，通过推进电子会计档案管理促进电子政务和电子商务文件归档管理工作；制订和完善信用、交通、医疗等相关领域的电子数据归档和电子档案管理的标准和规范；在有条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、单轨制（即不再生成纸质档案）管理试点；探索电子档案与大数据行动的融合；研究制定重要网页资源的采集和社交媒体文件的归档管理办法；加强电子档案长期保存技术研究与应用；扶持中西部地区档案信息化建设项目”^[56]。

总之，政策法规是推动电子文件归档的重要动力因素。因为在机构改变对“文件”的识别和分类的方式之前，机构需要依据现有的相关要求来进行文件的管理。要更新机构文件管理系统，除了承认电子文件的“文件”地位，还需要有相关的政策法规进行规范和指导，以引导机构文件管理部门有序管理电子文件。

（4）信息文化背景下的文件管理自觉

信息文化是信息通信技术作用下，国家、组织以及个体所体现出来的对待信息的态度、价值观、行为等^[57]。信息文化背景下，一个组织及其决策者对待文件以及文件管理的态度、价值观对于组织文件管理行为有较大影响。在文化领域，有学者一直呼吁“文化自觉”，强调生活在一定文化中的人对其文化有“自知之明”，而自知之明是为了加强对文化转型的自主能力^[58]。而文件与档案工作者同样需要在信息技术快速革新的时代，提升对新型载体文件的反应速度和识别能力，以自觉自发应对新时期的文件管理挑战，保存证据和数字记忆。一来，健全的文件管理是一个开放和负责任政府的支柱，机构应该高度重视文件管理，树立管理自觉^[59]；二来，如冯惠玲所言，档案工作者要做到“记忆自觉”，他们有责任通过自身的业务活动积极主动地参与集体记忆的建构、维护与传承，而档案工作者的观念、工作原则与方法对于集体记忆的真实、完整与鲜活产生正面或负面的影响^[60]。总之，信息文化背景下，文件与档案工作者的“文件管理自觉”或“记忆自觉”都体现出一种面对新时期文件管理挑战的共同的态度和价值观念，而这种态度和价值观念正是推动积极应对电子文件归档挑战的外部动因。