1996年9月，在北京召开的“第十三届国际档案大会”发出要迎接电子文件挑战的呼吁。这次大会对我国档案界产生的影响是巨大的，对于推进我国电子文件管理进程起到了重要的作用。1996年9月18日，国家档案局便成立了以刘国能为组长的“电子文件管理、归档研究领导小组”，开始着手制定有关电子文件管理和归档的具体管理办法和标准。随后，原国家科委又与国家档案局、国家质量技术监督局、原建设部、原机械工业部等政府部门联合组织力量共同对电子文件管理、归档及其形成电子档案的管理进行研究。这两次大的研究活动相继出了许多的研究成果，同时也编制出有关的管理标准。

此后，档案界针对电子文件归档的研究项目不断涌现。如上海市科委项目“电子文件归档及管理方法研究”、国家档案局科技攻关基金支持项目“集成网络环境下电子文件归档系统的开发和应用研究”、国家档案局科技项目“多媒体电子文件归档技术与方法研究”与“电子文件实时归档与‘双套制’保管模式研究”、国家社会科学基金重点项目“基于XML的电子文件管理元数据标准研究”、国家自然科学基金项目“我国电子文件管理国家战略的基础理论与框架体系研究”等。这些项目对电子文件归档与管理问题进行了全面、系统的研究，成为推动我国电子文件归档与管理的重要力量。国家档案局在国家科技项目立项当中也一直号召开展电子文件领域的相关研究，仅近五年来就批准了电子文件归档、电子档案移交与接收、三维电子文件归档与管理办法、电子文件在线与离线归档平台技术、电子档案长期保存方法、电子档案长期保存的载体选择、档案备份方法与策略等相关课题50余项，推动了我国电子文件归档与管理的研究工作。

在CNKI当中，简单以主题=电子文件+归档，进行跨库检索（检索时间为2016年4月10日），共检索到2126条记录，其中期刊文献最多，占到总数的89.23%，其次为会议论文，占5.60%。详细分布情况如表5-1所示。

表5-1　电子文件归档研究文献分布

（注：比例值保留了两位小数）

通过对文献的年度分布的统计（见图5-3），可见，从1997年开始，电子文件归档研究开始呈现增长的趋势，从2004年开始，研究文献数量开始突破100篇，并在2007年达到年发文量186篇的高潮，这也反映出档案界对电子文件归档研究的热度。从已有的研究成果来看，档案界对电子文件以及电子文件归档的基本概念、归档类型、归档范围、归档方式、归档时间以及归档电子文件的管理、移交等方面进行了系统研究，取得了不俗的成果。

图5-3　电子文件归档研究文献年度分布

纵观我国电子文件归档实践，从1999年至今，国家档案局陆续制发了包括《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T 17678.1—1999）、《CAD电子文件光盘存储归档一致性测试》（GB/T 17679—1999）、《CAD电子文件管理》（GB/T17825—1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）、《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号，2003年7月22日公布）、《基于XML的电子公文格式规范》（GB/T19667—1999）、《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32—2005）、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38—2008）、《电子文件管理暂行办法》（国家档案局2009年12月8日发布）、《电子档案移交与接收办法》（国家档案局，档发〔2012〕7号）、《数字档案室建设指南》（国家档案局2014年印发）等一系列标准规范。尽管这些规范性文件的出台对于实践工作的开展起到至关重要的规范指引作用，但在具体实践工作开展中却不尽如人意，从已有的调查研究来看，我国电子文件归档与管理的水平呈现出参差不齐的状况。

2000年，吴雁平等人对河南省开封市部分单位收集保管的电子文件格式、数量、载体等情况进行了抽样调查，发现如下6个问题：①标准不统一，文件命名方式及文件格式较为混乱；②标签说明过于简单，不符合国家有关规定的要求；③使用软磁盘品牌多而杂，存在质量隐患；④软磁盘无包装裸盘保管，不利于电子文件的长期保存；⑤软磁盘在无防写状态下保存，不利于电子文件的安全；⑥文件数量与文件起止号不符，存在缺件现象^[37]。(www.daowen.com)

2005年，吴雁平、于红英对河南省的32所高校电子文件归档管理情况进行了调查，调查内容包括电子文件的数量、电子文件的管理、电子文件的格式、电子文件管理制度等。从调查了解的情况来看，高校中电子文件的形成已经十分普遍，并且已经有了一定的数量规模，但电子文件管理与电子档案归档管理工作的开展则相对滞后。在被调查的学校中，表示各主要职能部门形成有电子文件的占到了75%，但对形成数量有了解的只占13%。档案馆（室）保存有电子文件（档案）的只有一个单位，不到该省现有高校的5%。就是已经开展这项工作的学校，其档案馆（室）保存的电子文件（档案）数量与该校实际形成的电子文件（档案）之间也存在相当大的差距^[38]。

2006年，韩艳玲对开封市23个企业CAD电子文件归档管理情况进行了调查（调查内容包括：使用CAD的种类、使用CAD的部门及环节、CAD文件的保管条件、CAD文件的格式种类、CAD文件形成后的保存地、CAD文件的管理负责人、CAD文件的形成数量、CAD文件的收集范围、CAD文件的完整性、CAD文件的主要存储介质、CAD文件的整理与归档、CAD文件的利用）。从被调查的23个企业来看，企业CAD电子文件的管理工作总体上处于无序、无规范，甚至无有效管理的阶段^[39]。

2007年，中国人民大学信息资源管理学院“电子文件管理机制研究”课题组对我国153家中央直属机关、省级档案机构、企事业单位的电子文件状况进行了点面结合的系统调查。其中在电子文件归档方面：①在数量上，在中央机关及直属企事业机构，电子文件生成量与归档量的比例远远低于传统状态。调查数据表明，42.2%的电子文件没有以任何方式留存；74.4%的机构没有采用任何措施存留数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等类型的电子文件，电子文件处于严重流失的状态。②在归档方法上，由于尚未出台电子文件保管期限表，大多数机构仍按照纸质文件保管期限表执行；电子文件的归档流程要么只是沿用纸质文件的定期集中移交（占40.8%），要么就是简单的系统自动转存（占40.8%）。缺少适用的电子文件归档规则和科学的方法、流程，很难在集中归档的状态下保证归档电子文件材料的完整，所以，各机构电子文件归档的有效性很难认定。③在归档范围上，大部分档案机构只关注电子公务文书的归档，25.6%的机构只接收党政文件（公文）和部分业务文件；而剩下74.4%的机构由于电子文件管理系统不完善，无法接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等，导致这些最能够反映机构业务职能的电子文件长期分散保管在业务部门或者信息部门。这些统计数据意味着这些机构的电子文件很难及时、准确和完整地收集到档案部门的手中，难以实现有效的集中统一管理，导致大部分机构将面临电子文件严重失存的风险。④档案馆的调查统计数据表明，自2000年以后，各档案馆才开始接收电子文件进馆，而且37.9%的档案馆迄今仍未开始接收工作。即便在已经开始接收工作的档案馆中，3.4%档案馆的电子文件管理系统只能够接收本地区各机关现行、半现行的业务电子文件（包括数据库），6.9%档案馆的电子文件管理系统能够接收本地区各机关现行、半现行和非现行的业务电子文件（包括数据库）。其他89.6%基本上没有关注电子业务文件^[40]。

2009年，韩振英对河南省高校电子文件管理与归档技术情况进行了调查，调查内容包括电子文件基本情况和电子文件归档管理两大部分。电子文件基本情况调查又包括8项具体内容，即电子文件总量、电子文件在现行文件中所占比例、电子文件计算机操作系统、电子文件来源、电子文件的格式、电子文件的模板、电子印章使用、电子文件管理责任部门。电子文件归档管理细分为15项内容，分别为信息系统功能、归档电子文件总量、电子文件归档时间、电子文件归档方式、电子文件移交部门、电子文件背景信息、归档电子文件种类、电子文件归档实时记录情况、电子文件加密情况、电子文件归档的制度建设、电子文件的保管期限、电子文件归档责任部门、电子文件统一存储格式、电子文件存储方式、电子文件存储载体类型。调查结果显示，河南省高校电子文件管理与归档技术得以普遍提升，但也存在明显的不足或问题。例如，已经有72%的受访高校建立有电子文件的归档制度或规范，在归档制度中均设置有不同内容的电子文件的保管期限；有30%的受访高校电子文件元数据和背景信息不归档，但归档高校中使用电子政务系统的只占30%，更多高校在对电子文件背景信息归档时借助办公自动化系统，电子文件归档专业化技术利用比例不高^[41]。

2010年，中国人民大学信息资源管理学院课题组对全国30个省级档案馆和16个副省级档案馆的电子文件移交进馆和管理情况进行了问卷调查，涉及移交比例、时间和原因，移交数量、范围和方式等方面的内容。调查发现：超过一半的档案馆开始接收电子文件；大多数档案馆在进入21世纪之后开始接收电子文件；常规性接收电子文件工作正在成为常态；进馆文件数量各地差别明显；进馆电子文件以行政文书为主；进馆文件格式多样，各地差别较大；脱机移交是主要的移交方式；进馆电子文件的价值缺乏控制；双套制文件同时进馆现象普遍；大多档案馆元数据移交尚欠完整^[42]。

2011年，田丹对辽宁省10个省直单位电子文件归档管理情况进行调查，发现：有90%的单位制定了电子文件归档制度或规范，有90%的单位实行了电子文件归档，但是，没有一家归档元数据和背景信息的^[43]。

2012年，中国人民大学信息资源管理学院课题组对全国23个省级档案馆和11个副省级档案馆的电子文件移交、接收和管理情况进行了第二轮问卷调查，发现与两年前的调查相比，已经接收电子文件、常规性接收电子文件的档案馆比例均大幅提高，规范制定工作有所改进，长期保存方法有所发展。然而，进馆文件种类有限、质量把关不严、管理机制不顺、基础性长期保存措施仍不普及等问题依然存在^[44]。

2015年，冯馨雨、李珂对河南省直单位电子文件形成与归档情况进行了调查，调查内容涉及OA系统使用情况、OA系统中电子文件归档功能、电子文件数量、电子文件来源、电子文件种类、电子文件的格式、电子文件归档方式等方面。调查发现：不论是目前的电子文件归档还是电子档案的移交，从系统设计、技术层面、制度建设、现实状况方面，都表现出对电子文件归档和电子档案移交意识淡薄，对电子档案移交进档案馆，许多单位还持消极态度。主要有以下几点困难：一是涉密文件较多，上级要求对外保密，移交存在风险；二是对于电子文档的移交归档工作，既缺少政策层面的约束，又缺少主管部门的业务指导；三是电子文件的形成、管理、归档缺乏统一规范和要求，各单位电子文件归档分别采用本系统标准，没有明确的移交归档标准；四是各省直单位业务量大，专职档案工作人员少，信息化技术人才匮乏^[45]。

上述的调查研究当中，从时间跨度来看，从2000年到2015年，可以反映出我国电子文件归档的历史发展进程；从调查范围来看，既有在全国范围展开的调查，也有在某一个省或者市展开的调查，可以反映出我国电子文件归档与管理的整体水平；从调查的机构来看，既有政府机关、也有高校、企业、档案馆等企事业单位，可以反映出我国不同性质单位电子文件管理的水平；从调查内容来看，涉及电子文件归档与管理的方方面面，可以反映出电子文件归档与管理的范围。

结合上述调查结果以及本书第2章的相关调查结果，我们基本上可以把握进入21世纪以来我国电子文件归档工作的实践进展情况。总的来说，十多年来，我国电子文件归档与管理工作取得了较快的发展，无论是电子文件的形成机构还是电子文件归档移交后的管理机构，都开始重视电子文件的归档管理问题，电子文件归档已经成为机构开展数字档案资源建设的重要组成部分。但同时必须认识到的是，我国电子文件归档工作中仍存在诸多问题，有的地方（或机构）已经形成了一套成熟的电子文件归档管理制度，但也有的地方（或机构）仍未将电子文件归档纳入议事日程，这种参差不齐的现象依然严重影响着我国电子文件归档管理整体水平。与此同时，大多数地区所归档的电子文件主要集中在CAD电子文件、电子公文或者说OA系统中产生的电子文件，而对于电子邮件、新媒体文件等类型的电子文件没有重视。

正如张宁对我国电子文件管理现状调查的总结，“电子文件归档方法的不恰当，直接危及文件信息资源的有效收集；电子文件管理理念的不正确，直接影响文件信息资源的质量；电子文件管理方法的不科学，直接威胁文件信息资源的长期留存；电子文件管理制度的不健全，直接损害文件信息资源的整合与利用；电子文件管理系统功能的不完善，直接影响文件信息资源的管理水平”^[46]。因此，在新时期，面对电子文件管理的新形势，明确电子文件归档的动因（Why）、主体（Who）、内容（What）、方式（How）、时间（When）等问题，对于档案部门开展档案资源建设显得十分重要。