目前在中国档案界，“档案资源”一词使用并非十分普遍。与之相关的名词中，“国家档案资源”“档案信息资源”的使用相当广泛。为了解析“档案资源”的含义，有必要对相关的概念进行简要分析。

（1）国家档案资源

2002年，时任国家档案局局长毛福民在《以“三个代表”为指导，全面加强国家档案资源建设》中提出了“国家档案资源”这个概念，认为国家档案资源“是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的档案的总和”^[1]，首次对国家档案资源的基本内涵进行了界定。此后，学者们对“国家档案资源”一词提出了各自的见解：

2004年，黄存勋认为，国家档案资源是在一个国家范围内，过去、现在和将来，所有组织（含国家机构和其他社会组织）和个人形成的，对国家和社会有保存价值的档案的总和^[2]。

2005年，傅华、冯惠玲提出，“国家档案资源指的是过去和现在的国家机构、社会组织及个人产生的具有国家和社会保存价值的档案”，“就是需要由国家管理的全部档案资源”^[3]。

2008年，刘大江等认为，“国家档案资源是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存、开发利用价值的各种文字、图表、声像等不同载体形式的历史记录”^[4]。

2011年，潘玉民梳理了国家档案资源理论在国家档案全宗理论基础上发展的历史轨迹，认为国家档案资源理论是对国家档案全宗理论的继承、扬弃和超越。同时，从法律维度对国家档案资源进行界定，认为国家档案资源，是指一切公民、法人和其他组织形成的，对国家和社会有保存价值的档案的集成^[5]。

通过上述代表性界定，可以看到“国家档案资源”所包含的基本要素：

第一，价值要素。

“国家档案资源”包含对档案保存价值的判断，即档案的价值取向既针对国家机构，也针对其他社会组织和公众^[6]。“档案资源，是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的档案的总和。”^[7]

“国家档案资源”代表着档案对国家和社会有保存价值，这也是我国档案法确定的国家依法管理的档案范围。“国家档案资源不仅应具备有用性（对国家和社会有保存价值），即见证历史——维护党和国家历史真实面貌，传承文化——为人类的物质文明和精神文明建设提供参考；而且应具备可用性（可开发性）。”^[8]“国家档案资源”指对档案保存价值的判断，包括档案的价值取向既针对国家机构，也针对其他社会组织和公众。换言之，在加强国家档案资源建设时，既要注重国家机构、社会团体、学术机关的利用需求，更应关注社会各阶层、广大群众的利用需求；既要关注档案的现实功利价值，也要重视其历史价值；既要关注档案的凭证作用，也要考虑档案的文化休闲作用^[9]。

第二，来源要素。

“国家档案资源”是过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的。这涉及三个方面：①形成国家档案资源的主体，不仅包括中华人民共和国成立以来的，而且包括中华人民共和国成立以前的；不仅包括国家调控范围之内的机关、企业、事业单位，而且包括国家调控范围之外的机关、企业、事业单位和个人。②主体的社会活动，不仅活动的内容和领域包罗万象，而且反映活动信息的记录方式和载体形式层出不穷。③主体活动的时空范围，不仅包括已经形成的，而且包括正在形成的；不仅包括国内，而且涉及国外^[10]。简言之，国家档案资源涵盖了时间和空间两个方面：时间上，国家档案资源不仅有历史上形成的，也包括现在形成的，具体而言，它既包括档案馆（室）中的历史档案，也包括当代的电子档案；从空间上，不仅包括国家调控范围之内的机关、团体、企事业单位所形成的档案，也涉及国家调控范围之外的机关、团体、企事业单位和个人所形成的档案……国家档案资源应是整个社会的活动记忆^[11]。国家档案资源包括档案机构收藏的档案资源、社会其他机构收藏的档案资源、民间收藏的档案资源、流失海外的档案资源、口述档案资源五个部分^[12]。

第三，载体形式要素。

国家档案资源概念所透出的还有一种多元载体的理念，不仅要有纸质，也要有磁性、电子，甚至木质、丝质的载体；不仅要有文字，还要有图片、声音、影像、印章、像章等^[13]。

简要考察“国家档案资源”词义的发展可以发现，它源自“国家全部档案”的界定。1956年《国务院关于加强国家档案工作的决定》提出：“国家的全部档案，包括中华人民共和国成立以来各机关、部队、团体、企业和事业单位的档案，中华人民共和国成立以前的革命历史档案和旧政权档案，都是我国社会政治生活中形成的文书材料，都是我们国家的历史财富。”^[14]这个界定，以及1987年颁布实施的《中华人民共和国档案法》关于“档案”的界定，即“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、声像等不同形式的历史记录”，都对“国家档案资源”概念的形成起到了重要的作用，导致了学界侧重于在广泛的范围内界定“国家档案资源”。从内容上考察，学者们较多地借鉴了“档案”的定义，容易混淆两者的关系。这种现象已为部分学者所关注，并对“档案”与“国家档案资源”两个概念进行了简要的区分：“档案通常表现为个体，而国家档案资源则反映档案整体，指全部档案的集成，不是指某种或某类档案。”^[15]

（2）档案信息资源

从词源上考察，“档案信息资源”与“档案信息”关系密切。20世纪80年代，“档案信息”一词产生，此后便产生了诸多认识。有的学者认为，档案信息就是指来源于档案本身的内容信息，是档案的一部分；有的学者认为，档案信息不仅包括档案内容，还应包括档案载体的信息、形成者的信息、保管场地的信息等，应该是与档案相关的信息的集合。有的学者直接把档案等同于档案信息；有的学者把档案信息的概念分成狭义与广义两种。这种争论一直持续至今，仍然没有得到统一的认识。可以说，当信息资源的概念被人们所熟知时，档案信息资源也因此受启发而自然产生。同样，档案资源也不例外，此后很多文章便开始用“档案资源”或者“档案信息资源”来代替“档案”一词^[16]。

“档案信息资源”来源于“档案信息”，但不同于“档案信息”。“档案信息资源有狭义和广义之分，狭义的档案信息资源主要是指档案信息内容本身；而广义的档案信息资源则既包括档案信息本身，又包括有关提供档案信息的设施、设备、组织、人员、资金等其他资源。”^[17]

从理论上分析，无论是档案实体资源还是档案信息资源，都应该属于档案资源这个大的范畴。但通过相关文献内容以及档案工作实践表现的分析，档案信息资源侧重于档案内容中所包含的知识或信息，档案资源则侧重于档案实体本身^[18]。

从实际工作出发，档案实体资源就是档案实体、档案本身，是可以看得见、摸得着的，也是在“档案信息资源”一词出现后才广泛使用的词汇，目的是为了区别于“档案信息资源”的概念。后者则来源于信息资源的界定，由此产生了广义和狭义的界定。

“档案资源”除了与上述“国家档案资源”“档案信息资源”存在着密切的联系外，还往往与“数字档案”“电子档案”存在一定的关联。

“数字档案”是“数字档案馆概念的产物，是数字档案馆馆藏数字资源的总称，包括电子档案、传统载体转换生成的数字化档案和有价值的数字信息资料，数字档案强调其数字特征，其中的数字化档案、数字信息资料并不具备原生的档案特性”^[19]。“数字档案”概念强调了两个方面的内容：一方面，强调了档案以数字形式存储和利用；另一方面，强调了它存储的信息是用电磁介质，按0和1二进制编码的方法加以存储和处理，把原来用纸质存储的信息转变为用计算机和多媒体技术存储和处理的信息^[20]。简单地理解，档案数字资源是指以数字形式存在于档案馆中的各种信息资源的集合^[21]。结合实践工作的需求，数字档案包括归档的电子文件和经过数字化的传统档案^[22]，这样更易于理解，并便于实践操作。

“电子档案”多指纸质档案经过数字化转换后形成的电子化档案。2014年发布的DA/T58—2014《电子档案管理基本术语》中指出“电子档案”是指“具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件”^[23]。基于这种理解，电子档案的实质是电子文件转换为档案的过程，即电子文件经过归档保存与管理所形成的符合档案定义的电子化文件。虽然电子文件运行中对应于文件生命周期理论的各个阶段之间的界限越来越不明显，电子文件转化为电子档案的过程并不如传统载体文件转化为传统载体档案那么明显，但基于档案工作尤其是归档整理实践工作的考虑，可以将电子文件划分为现行电子文件、归档电子文件两个相互衔接的部分，不仅便于理解文件和档案的关系，也便于实践操作。在国外，直接将电子档案称为电子文件，或者“归档电子文件”；即使是具有档案性质接收的电子文件，也称为“电子文件”，而非“电子档案”。

本书中，与档案资源密切关联的三个概念——电子文件、电子档案、数字档案之间存在着差异，在不同的场景下，代表着不同的含义。之所以采取三者并用，究其实质，是让本书与当下的档案工作实际接轨，使其具有更强的应用性。此外，在学界和业界，有时候也用到“虚拟档案”“机读档案”“机读文件”“电子公文”“电子文件”“数字文件”等词汇。这些词汇往往是“档案资源”相关概念发展过程中的产物，大多是“档案资源”属概念之下的子概念，或分述、阐释，由于研究主题的限制，在此不再赘述，读者可以参考相关论著。

根据上述梳理，我们认为：档案资源是指机构和个人在活动中形成的具有保存价值的档案的集合。这个界定包含：

第一，档案资源形成的主体既可以是机构，也可以是个人；可以是国家机构形成的，也可以是其他组织或个人形成的。(www.daowen.com)

第二，档案资源是具有价值的。这种价值体现在多个方面，包括档案资源的社会经济价值。

第三，档案资源是一种集合，并非单个的全宗、案卷或文件，或者说，单个的全宗、案卷或文件是档案资源，但档案资源更侧重于从整体来加以看待。

第四，档案资源既可以指档案实体资源，也可以指档案信息资源，还可以是档案实体与档案信息资源的统称。

第五，档案资源的内涵非常丰富，现实工作更加关注如下三个方面，即：实体档案数字化后形成的档案资源、电子文件归档形成的档案资源、网络资源归档形成的档案资源。由此聚焦了本书研究的主要对象。

第六，档案资源具有如下特点：原生性；多样性；稀缺性，即大多数档案是唯一的。

根据上述理解，档案资源可以采取不同的标准进行分类：

①基于形成时间的分类。

基于形成时间的档案资源分类方法，最简单的是年度分类法，即根据形成和处理档案所属年度进行分类。借鉴历史分期，档案资源可以分为新中国成立前的档案资源、新中国成立后的档案资源，也可以分为历史档案资源、近代档案资源和现代档案资源。这种分类方法与档案学相关著作中档案的分类方法相同^[24]，不再赘述。

②基于档案资源来源的分类。

档案资源来源于组织机构，所以组织机构往往是档案资源分类的重要依据。这里的组织机构，是依据档案管理方法、按立档单位的内部组织机构进行档案资源组织的一种分类方法。此外，也可以按照文件的作者进行分类，或者与立档单位有较稳定的来往通信关系的机构或个人进行分类。

③基于档案管理体制的分类。

基于档案管理体制，档案资源可以分为体制内档案资源和体制外档案资源^[25]。体制内档案资源针对各级各类综合档案馆、国家机关、公共事业单位、国有企业档案机构以及集体组织档案机构负责管理的档案，受我国档案管理体制规范和约束的、在严格管理和控制下的档案资源，具体表现为国家档案馆网体系内的全部档案。体制外档案资源则指除了上述档案之外的所有档案，大致分为三类：第一类是私营企业、民办非企业单位、公民个体或家庭（家族）形成和所有的档案；第二类是图书馆、博物馆、文化馆等非档案机构保管的历史档案；第三类是流失海外的珍贵档案。体制外档案资源立足于国家档案管理体制，从文化发展的角度关注处于自在、分散状态的有价值的档案群体，是一个更加具有包容性和概括力的概念，与体制内档案资源共同构成国家档案资源体系。

④基于档案资源形式的分类。

基于档案资源形式，尤其是从是否可以目击、触摸的角度，档案资源可以分为档案实体资源和数字档案资源或档案信息资源。档案实体资源是档案馆（室）收藏的传统档案，以纸质档案为主体，包括纸质的文书档案、科技档案、专门档案，以及实物档案，是肉眼可见的，可以触摸的实体。数字档案资源，正如前文剖析的那样，广义上，既指档案信息内容本身，也指生成档案信息内容相关的设施、设备、组织、人员、资金等其他资源；狭义上，传统档案的数字化转换、办公自动化系统接收的电子文件、征集和收集到的网络数字信息和社会散存数字信息，以及档案机构自身生成与保存的数字信息等，都是数字档案信息的主要来源。

⑤基于档案资源存储载体的分类。

基于档案资源存储载体，档案可以区分为不同形式。例如，存储在各种载体上的档案，包括甲骨档案、简帛档案、竹简档案、磁性载体档案等。这些分类也通常划分为传统档案载体和新型档案载体^[26]，由此形成了传统档案载体资源和新型档案载体资源。依据档案资源存储载体的形态与大小也可以进行分类，例如胶片、录像带、光盘等形成的不同大小的盘、卷等。

⑥基于档案资源内容的分类。

在档案馆（室），档案资源依据全宗原则进行管理。在一个全宗内容，往往还进行进一步的分类，即一个全宗内的档案，按照其时间、来源、内容、形式等特征划分为若干类别，使之系统化、条理化，由此产生了不同的分类方法，包括：事由（问题）分类法，按文件内容所说明的事由（问题）分类；实物分类法，按文件内容所涉及的实物（粮食、棉花等）进行分类；专业分类法，按档案内容所反映的专业性质分类。

鉴于目前学界关于档案资源及其相关概念的关联性以及部分概念尚未形成共识，我们认为：

第一，档案资源是建立在“档案是资源”的前提之上的，但“不能简单地把档案等同于档案资源”，“档案成其为档案资源的充分条件是档案的有用性与可开发性”^[27]。档案资源的界定来源于“档案”概念，没有档案，也就没有档案资源。档案资源是通过资源观的相关理论与方法，从新的角度进行的一种认识。

第二，档案资源包含的内容丰富，正如前文所述，它可以从档案资源形成的时间、来源、机构、形成、载体、内容等方面进行全面的认识。只有从上述角度立体化分析和认识档案资源，才能够明晰档案资源的丰富内涵。

第三，学术研究以及档案工作中，“档案资源”有时与“档案信息资源”等同使用。我们认为，有必要将它们两者区分开来。

第四，档案资源是一种复合的存在形式，但是，从实际工作出发，档案资源更加注重于如下方面：档案馆（室）的档案实体和档案信息资源。它们是当前我国档案资源建设的主体。当前更加强调档案信息资源，这应当成为研究的重点。

第五，档案信息资源存在着广义和狭义的界定，本书采取狭义的界定，即档案信息内容。从档案界的实际出发，基于档案信息内容的档案信息资源主要来源于如下方面：实体档案数字化后形成的数字档案（或称电子档案）；电子文件（含电子公文）归档形成的电子档案（或称数字档案）；网络资源归档保存的网络档案资源。

鉴于上述分析，本书需要研究的对象主要包括实体档案数字化、电子文件归档、网络资源归档形成的档案资源，而不论其来源、形式或体制。与之相对应，实体档案资源也是档案资源的重要组成部分，但由于学界已经有很多的研究成果^[28]，本书并未将其作为重点展开论述。