（一）便于存储、容易保管

伴随档案数量的增加，依靠传统的方式，很难对档案进行存储和保管。使用计算机对档案进行存储和保存文件可以克服这些缺陷，不仅可以减少占用空间，而且可以永久保存。计算机的文件存储是软件或光盘。两者都具有较大的存储容量，不容易损坏。如3.5寸软盘，可以存储160多万汉字，如果使用CD，是软盘存储量的数千倍，还可以将原始文件的全貌，包括所有图形、视频存放在档案中，随时可供读者阅读。

（二）丰富了档案内容

除了文字档案外，图片档案和音频档案也很重要。在过去，由于缺少设备和经费，无法对新技术进行探究。即使使用这些数据，记录的图像和磁带也具有明显的缺点，如果维护不良，可能导致文件信息丢失。在信息技术的数字时代，由于在文件管理中使用多媒体技术，这些操作都变得非常简单。计算机可以做的不仅只这些，而且还可以将磁带上的声音作为一个文件保存在磁盘上，这个声音可以被压缩成一个文件。一些原材料通过扫描仪可以储存在计算机上。可以说，所有需要保存的文件都可以以计算机文件的形式保存。而且，过去很难保存在档案中的一些信息也可以通过电脑进行轻松管理。^[2]

（三）便于编制档案目录

在现代的档案管理中，有三种检索工具：案卷目录、文件目录和全引目录。在以前的文件管理中，只有两种类型的检索工具：文件级目录和案卷级目录。因为以前的目录编制需要手工进行，经过书面文件，文件目录，获得完整的指导目录，还需要再写一次，工作量非常大，难以实现，使用电脑编制目录的最大优点可以做到一次输入，多种输出，避免了大量重复的人工工作，节省了大量的人力物力、财力，大大提高了工作效率。(www.daowen.com)

（四）促进档案管理跨越式发展和深层次挖掘

新技术可以有效提高管理效率，规范管理过程。长期以来，档案是实物性质的纸张，存在归档，保存和利用成本高，查询难度大，信息无法提取，无法共享等一系列问题。通过信息化管理，可以通过计算机和通信方式有效地解决这个问题。在信息技术手段的帮助下，深度挖掘档案所包含的信息，一些新技术可以应用于信息检索功能，在传统档案管理工作中无法实现智能信息检索和多维度检索技术。这些新技术的应用使得档案的社会和经济价值得到充分利用。

（五）提升档案信息服务质量，实现档案信息共享

传统档案信息管理基本上是利用手工操作，对所有信息进行归档检查，而信息化管理的模式可以提供多种服务方式，使用计算机技术建立档案信息管理系统服务体系，与档案信息使用者之间设置高效、及时、直接的沟通方式，提供可靠、稳定和优质的查询服务，提高档案信息的服务质量。传统档案管理机构之间是互相孤立的，资源没有实现共享，信息技术的发展使这些机构之间进行信息共享，提升工作效率，特别是网络技术和分布式存储技术的应用，可以使各个档案管理机构之间的档案信息可以得到有效的整合，通过档案信息在不同机构间的重新划分与组织，从而逐步建立起各有特色、互为补充的档案信息管理体系。