知识管理不仅是一项专业管理活动、一系列管理技术方法，而且属于价值观念、管理方式、管理理念范畴，还包括了组织更高层面的管理体系和方法论。利用知识管理的理念和方法开展档案信息资源建设，是档案适应时代要求的理性选择。

（一）发挥专业优势，优化档案信息资源结构

收集本区域、本领域、本单位的档案是档案部门的职能使命。档案工作者在长期的工作实践中积累了这方面的经验，具备档案信息资源收集、鉴定和整理的专业优势。如今，档案不仅是组织内本源性的“历史记录”，而且是重要的战略资源，除了发挥档案的凭证价值外，更要注重档案参考价值的开发。在实体收藏阶段，特别是档案收集、鉴定过程中就当注入知识管理的理念，不仅要收集正式文件，而且要加强相关文件和外部信息的收集，这样建立的档案信息资源体系才有利于档案信息连续性管理和隐性知识的挖掘。另外，收集归档要坚持数量与质量并重的原则。档案工作者充分认识到：利用需求的不断增长与馆藏数量有限、结构单一之间的矛盾日益突出，对丰富馆藏、优化结构已达成广泛共识。然而，实际工作中不能将其等同于盲目地扩大收集归档范围，造成进馆数据急剧膨胀、档案信息组织无从下手的尴尬局面。因此，归档范围的扩大是有限的扩大，是以挖掘隐性知识为目的的扩大。确定归档范围和鉴别进馆是一个知识评价的理性过程，是优化档案信息资源结构的关键所在。

（二）更新管理理念，注重隐性信息的挖掘

目前，档案部门还存在注重档案保管与实体控制而轻视档案资源开发利用、注重显性信息的获取而轻视隐性信息挖掘的现象，在实际管理中具有严格制度化、程序化、规范化的特点。正如有些学者指出：“由于档案实体排放具有单向线性存放特点，建立在这种基础结构上的档案信息资源开发，无论是在用户需求的适应性，还是档案信息内容的利用上都受到一些限制，客观上制约了档案信息资源的深层次开发与利用。”因此，档案的保管不能拘泥于历史记录的保管，而应组织其内容信息并融入价值创造过程中为现实服务，充分发挥档案的情报价值。充分运用知识管理理念，有利于档案信息的组织。(www.daowen.com)

（三）摒弃保守观念，促进知识的流转与互动

档案信息资源建设要以社会需求为驱动力，以服务利用、实现档案信息价值为最终目的。因此，档案信息资源建设不是一个孤立的、封闭的过程，而是与服务利用紧密联系、相互促进的过程。档案信息资源建设是服务利用工作的基础，其建设水平的高低决定着服务利用的效果；而服务利用的需求和效果又反馈于档案信息资源建设，指导着建设的方向和步骤。在档案信息资源建设过程中，应该摒弃传统的保守观念，在兼顾保密性要求和所有权限制的基础上，最大限度地提高档案信息资源共享水平，疏通利用需求的反馈渠道。

（四）加强环境建设，提高档案工作者的创造性

知识经济时代背景下的档案信息资源建设，需要具备一些必要的物质条件和组织氛围。只有组织成员都能站在共享知识、创造知识的高度，才能使处于分散状态的档案信息集中管理，处于隐性状态的信息物化归档，处于静止的档案信息流转互动为组织发展所必备的战略资源。档案信息资源是组织成员的共同财富。知识管理的理论为档案信息资源建设提供了许多有益的启示，但在实践环节还有待进一步摸索和总结，任重而道远。