档案管理系统设计对任何单位来说都有非常重要的意义，在档案中可以查看单位过去发展的任何重要节点，因此档案管理系统的设计和更新不仅能够提升单位工作管理的有效率，而且作为一份参考依据能够在未来的决策中起到至关重要的作用。其次，研究单位发展与信息资料间的关系，需要通过信息数据的梳理，将业务过程产生的成果进行梳理编辑成为电子文件形式，替代传统纸质文件容易丢失或破损的情况，为单位和个人提供更快捷的服务功能。进一步来看，实现电子化文件的管理需要依托良好的网络基础环境，同时建立单位实物归档资源与电子归档资源的从属关系，电子化管理补充实物管理的弊端，是实物资料归档的索引数据，增大了数据中心的权威性。最后需要提醒的是，对于一份完整的档案管理系统设计首要实现安全性，档案信息系统中往往记录最重要的相关单位内部信息，如管理系统有漏洞，人员管理不到位，则可能导致单位信息的泄露，给单位的发展带来不可估量的损失，总之，档案管理系统与电子科学技术两者间的关系是发展现代化档案系统设计的重要的目标。

档案是单位在社会与生产活动的过程中形成的具有使用价值的相关材料，是一个单位的重要信息库。在国外，档案管理信息化已在众多发达国家内得到广泛推广，逐步实现了传统档案信息的现代化转变，并进一步思考在电子系统设计的基础上做更深层的探究。反观国内，在众多类型的单位需求前，档案管理系统仍然是管理工作的弱项，档案工作管理繁杂而庞大，在进入21世纪后，国家提出了档案信息化建设的基本内容和要求，对档案系统建设注入了一股强大动力，也是我国档案管理系统挺进现代科技化道路的里程碑，逐步促使档案管理系统与先进计算机技术相结合，全面发挥档案管理的作用，同时对档案管理工作的规范有长远意义。(www.daowen.com)