全面、详细地了解参加活动的客人的情况，才可以使活动的内容和形式尽量满足客人的需要、品位以及对活动的期待。

1）嘉宾名单

活动类型多种多样，邀请对象也千差万别，但是不论举办什么活动，必须确保参加活动的人选是最合适的人选。在确定嘉宾名单时，首先要确定宾客人数，考虑活动所有的物流和预算方面的问题，才能够确定邀请的宾客人数。然后是确定具体的嘉宾名单，首先要了解客人的基本资料，包括年龄情况、职业，是否携带配偶或家属，选用何种交通方式等，这对活动能否成功举办十分重要。其次，为了合理性起见，要分别准备首选宾客名单和备选宾客名单。

2）请柬(www.daowen.com)

请柬的设计和发放是十分重要的。首先，请柬的设计要融合活动的一些元素，让宾客大体了解活动的相关信息，可以将活动标志或者活动地点标志印在请柬上，根据请柬设计的具体情况，尽早和印刷社取得联系，并沟通好相关细节，以防万一。其次，要考虑活动的预算情况，选择合适的纸张及装饰。对于请柬的书写也要注意，一般人们更愿意打开手写的请柬，需要注意的一点是，请柬上除了活动举办的时间和地点，必须要求宾客在某个截止时间予以回复，这样就可以根据具体人数调整预算，更好地安排相关活动。最后就是请柬的发放要及时，并且确保能够按时送到宾客手中。

3）媒体

根据活动的需要，确定是否需要媒体参加，如果需要，那么要考虑媒体的特点进行相关的活动安排。首先，媒体工作人员是很忙碌的，一般要仔细安排相关时间，也要考虑他们是否需要专门的时间来进行采访，以及是否需要开一个新闻发布会。其次，如果媒体作为应邀宾客参加，还要考虑他们的餐饮问题。最后，媒体可能需要私下采访和拍照的房间，还可能需要场地供摄制组停靠车辆、铺设电缆，以及媒体器材合适的电源接口。