任何活动都有其节奏和流程，必须予以妥善安排，所有的细节都需要事先组织得井井有条。对活动进行精心的统筹安排是活动成功举办的前提保证，因为这样可以使人分清轻重缓急，并将活动的结束时间以及各项工作的时间要求安排得恰到好处。

1）活动统筹安排

在确定了客户目标、活动目标，确定了活动风格，编制了成本清单以及初步预算，与供应商接洽并签订合同之后，就应该开始把合同中决定的时间安排和物流情况添加到活动安排表中，这个活动安排表将成为所有参与主体——活动策划人员、公司的活动策划团队以及供应商——开展工作所依据的出发点，即正式的活动统筹安排。随着活动的逐步展开，必要的变动不可避免，活动要素或增加，或减少，或更新；时间方面的要求可能会发生出乎意料的变化，伴随着新情况的出现，供应商要求与活动会场要求的变化，要不断地更新活动统筹安排。

组织井然有序，密切关注细节，这是组办活动获得成功最为重要的两大要素。活动策划者必须不断进行核查，以确保活动按照计划有序开展。所有参与主体——公司客户、活动策划人员、供应商——必须严格遵守合同所规定的指导方针。活动要素中必须设置严格的截止时间，规定何时完成何事。在活动组织中，原本一件不起眼的小事，有可能会产生难以想象的影响。

在与客户、供应商以及一线策划人员进行前期会面之前，就应该将一切都安排妥当。前期会面按照计划应该安排在设备的搬入和安装之前进行，以便所有参与者都有时间对相关细节做最后的检查，找出本来可以预见到，由物流方面的疏忽所导致的一些纰漏。活动策划者在活动举办前要确保所有人都保持良好的状态，能够成功地协调和执行活动的每个环节，而不是还在四处张罗本该早已准备好的基础工作。

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活动统筹安排实例

这是11月1日举办活动所涉及的邀请工作，主要内容是关于制订客人名单和请柬的时间安排。这些最初的时间安排可以按照时间顺序纳入主体活动统筹安排中，并随着活动的展开加以拓展，见表3.1。

表3.1　活动统筹安排内容

续表

2）时间安排

策划活动时间的第一步是确定年份，如同确定预算一样，确定活动时间应该从后向前安排——确定年份、月份、星期以及具体的日期。在活动的统筹上列出进驻场地、安装设备、演练、正式活动、拆除设备和撤离等多方面的要求，以了解你是否有充分的时间进行策划和准备。

选择合适的活动日期是活动取得成功的重要因素之一，除了确保多数志愿者能够出席之外，选择活动日期还要考虑很多因素，比如活动日期前后是否有其他活动安排，来参加活动的嘉宾是不是需要接孩子放学等。在确定最终时间之前还要考虑季节因素，例如，5月和6月传统上是举行婚礼和学校毕业典礼的高峰期。气候也是必须要考虑的因素之一，需要对活动举办地的气候记录进行检查。

3）活动场地(www.daowen.com)

搭建活动构想的框架，并了解活动在空间上的所有需求（包括供应商搬入设施、安装、排练、正式活动、拆卸设备以及运走设备所需要的空间）后，就可以选择最佳的活动场地了。对于一个经验丰富的活动策划师来说，一个完全符合需要的场地会引起一种强烈的共鸣，这是一种长期的经验积累出来的直觉。在开始寻找活动场地前，要进行活动构想，制作活动规划表，深入了解活动空间、活动以及供应商的需求，这样才能真正了解什么样的条件才能最大限度地满足活动的首要要求，如果活动的首要要素不具备，那么其他要素——雄伟的建筑、精致的阳台，富丽堂皇——再完美也无关紧要。

（1）活动场地的选择及要求

正如房地产业流行的一句话，位置决定一切。活动场地的地位极其重要，这将决定活动的成败。如今活动场地有很多选择，限制其选择的也许只有想象力和预算了。如果想让活动场所不对外开放，需要支付的费用相对要高一些，也可以找一处有包房的会场，这样就不用包下整个会场，而只租用包房来招待客人。当然，最重要的是找到符合活动情况的场地，有经验的活动策划师一般不会退而求其次，而是找到合意的场地，这在举行特殊活动时尤其重要。

活动地点的选择并不局限在酒店、会展中心和餐厅，但是为了找到合适的活动地点，尽量把一切做得完美，花费时间和精力是必需的。举办户外活动时，还要考虑天气情况。总之，活动场地有很多选择，关键是要与活动内容和客人相吻合。

开始策划活动时，要有全面的活动规划，确定基本的活动流程，然后依次选择举办活动的地点，设想活动的全过程，确定对相应活动空间的要求。比如，考虑视听和舞台效果需要较高的天花板；布置和排练也需要一定的空间；确保布置好的场地可以保留到活动当天，需要提前24小时预订宴会厅；需要为演出人员准备一间化妆室；为员工准备一间办公室或安排一个区域摆放陈列物品，这些要在着手准备布置时通知会场方预留出合适的空间。

合适的活动地点为实现一切设想发挥着重要作用，比如活动场地是否有足够的停车位，是否有足够的安保人员等。例如，某活动想通过场景布置给人带来一种奢华的感觉，使其成为未来几年人们都津津乐道的活动，就在沙漠闪烁的星空下，由知名音乐家为客人演奏专场交响乐演出，客人在日落时分乘坐热气球到达，着陆时送上香槟。在策划富有创意活动的同时，也要考虑活动地点的实际花费问题，如万一天气状况或风力情况不适合热气球飞行，就要有后备的交通工具，还要准备返程的交通工具（热气球在天黑后无法飞行）；一顶塑料帐篷（天气不好时使用）；一顶烹饪帐篷、一个卫生间；运送设施到沙漠的车辆；随时待命的医疗救援以及保安人员；灯光设施；备用发电机以及负责处理突发情况的监察员等。当把所有的费用纳入预算后，策划师可能会发现在沙漠里举办这样一场特殊活动的费用实在太高，转而考虑其他方案或者看成本表里哪里还有可以调用的资金以实现最初的梦想。策划师在任何情况下都要考虑资金的状况，以作出明智的决定。这样在活动策划和实施阶段才能取得成功，而不是造成最终无法解决的“意外”。

（2）酒店和会展中心

酒店和会展中心是最常用的活动举办场地，但是必须了解两者的区别，才能更好地选择。

如果除去活动会场之外，还需要使用客房，那么在酒店举行活动可能更划算。因为酒店将从客房、食品和饮料方面获得收入，安装设备和进行排练时租用房间的费用就能得到一定的优惠。一般来说，如果酒店收取食品和饮料的费用，就不会再加收活动正式举办时的会场租金。当然，这还要取决于活动总的消费。在酒店举办活动，客人去会议室只需步行，这样就节省了交通费。如果客人住在酒店而要去会展中心参加会议，那就无法徒步前往，这样就会涉及交通费用。不是所有会展中心都与附近酒店签有特价客房协议，这就需要分别与酒店和会展中心协商，这时候就需要比较一下成本，看看二者在价格方面的差异。

除了房租以外，还要考虑其他费用问题。大多数酒店会允许活动的设备安装人员停车卸设备，也会安排人手帮忙搬运物品。酒店通常不会收取用于登记或陈列物品的桌椅使用费，而且通常还会提供专用的玻璃杯等器具，如果不超过一定数量，一般不会收取额外的费用。酒店的宴会厅通常设有地毯，这也省去了铺地毯的费用，另外，酒店通常也会提供带锁的储物间。在酒店举办活动，活动的时间不论是一天，还是长达几天，如果不需要使用客房，可以与酒店协商为人员和贵宾提供休息室和更衣室。

酒店可以提供多种服务，包括干洗、熨烫、传真、复印、对讲机、布置标语等。当然，这些服务会收取额外的费用，策划师要提前弄清楚所有的附加费用，并确保把所有费用及时记录下来。

上述情况不适用于在会展中心举办活动。在会展中心，卸货要付劳务费，除去工会的费用之外，还会有起价费和加班费。此外，使用桌子、窗帘和桌布都需付费，会展中心还没有专用酒杯，展区也没有铺地毯。选择在展区举办活动，一定要落实各项服务的费用问题。

对在上述两种场所举办活动的成本进行比较之后，选择更适合活动举办的场所。会展中心也能像酒店一样免去某些租金，当然要考虑活动的总费用。酒店和会展中心举办活动各有利弊，最重要的是找到能够满足特殊活动要求的地点，确保必须纳入预算的所有事项可能产生的费用。

（3）餐厅、私人场所和酒宴外包

如今人们都想找一个与众不同的地方举行活动，而不是局限在传统的宴会厅里。博物馆、美术馆、艺术剧院、私人住所、历史建筑、滑冰场、高尔夫俱乐部、水族馆、游船、花园、沙漠或者海滩，这些可能都是更加适合的地方。可以举办活动的地点不胜枚举。

某酒店拥有一套豪华私家别墅，别墅带有一个美轮美奂的花园，这里就是举办特殊活动的极佳场所。酒店可以获取房租、食品和饮料方面的收入（酒宴必须外包），客人则可以亲身体验酒店外别墅和花园的特殊景致。