1）确定活动目标

不论是举办活动还是参加活动，都要在开始策划前确定活动目的，即明确活动目标。为了使活动能给主办公司在财力、精力、时间上所花费的投资带来成效并获得回报，活动的策划必须能满足公司的期望，也能满足客人的期望。因此，需要制订活动预期，最大限度地吸引客人参加，竭尽所能地完成活动的各种目标，并传达出活动背后所隐含的深远含义。

活动目标分为有形和无形两种，在活动前、活动中和活动后均有可能实现，例如销售奖励活动，凡参加者必定是已经完成一定销售目标的人，因而属于活动前实现目标的类型。此外，活动目标还可以为在将来的活动中能够实现更高层次的目标而搭建平台、找到定位。活动目标必须使举办活动的公司与参加活动的客人都感到物有所值，并且能够兼顾公私双方的利益。

2）活动策划要点

（1）活动元素——组成活动的方方面面

进行活动策划时要牢记一点：活动各元素是环环相扣的。只要有一点疏忽，就有可能引发多米诺骨牌效应，使活动功亏一篑。首先要准备一份活动部署一览表，并随着计划的进展而对其进行修改与调整，这样可以避免发生紧急状况或突发意外。提前进行周详的计划，就可以在出现突发状况或临时变动时临危不乱。初期规划必须考虑到活动各元素的时间安排、物流管理与内容编排，这些将会影响日后的实际活动、活动现场以及活动效果。这些活动元素包括交通、食宿、货运、排练场地、活动当天的安排；除了活动各项内容的费用、员工薪酬、安保、各种许可证、保险等费用外，还有设备的拆卸与撤离的费用、场租、劳务、设备、工会费用以及工作餐等。

（2）活动要素——活动不可或缺的部分

活动不可或缺的组成部分是指在进行前期策划时，必须具备的部分。要想确定这些活动要素，必须考虑以下几个方面：

①硬成本。如机票、酒店、场地要求、会议或活动主会场要求；用餐要求；具体活动要求等，以及所有应缴纳的税费、服务费、许可证、保险费、通信费、员工薪酬以及管理费。

②活动期望——是什么吸引了来宾的到来。

③活动亮点——活动的哪些方面会让客人难忘。活动的某些必要成分并不取决于经费的多少，而是取决于活动本身具有的情感指数以及活动令人心动的程度。在开始构思活动之时，必须将本次活动的必要“成分”明确下来。在满足活动的根本需求的过程中，要根据经济与情感双方面的价值取向，来全面考虑每一项决定。活动要素是活动设计的核心，其他活动元素都要围绕它们展开。

（3）环境——活动场地与活动风格

①活动场地。活动的前期规划和最终形式可能会大相径庭。如果只是为了尽快确定活动日期而将活动设计的重心放在活动会场上，那么可能会失去本次活动的最终意义，活动可能会和活动会场的格调十分合拍，但无法达到客户心中想要追求的效果。如今的活动会场只要不受到预算的限制，就没有想不到的，可以选择空中（飞机上）、水下（如马尔代夫的水下餐厅）、沙漠等，但是特别的只是少数，更多的是选择一些传统的活动场所，包括私人别墅、酒店、会展中心、博物馆、艺术馆、私人游艇、露营帐篷。举办活动的地点可以是主题公园、娱乐中心、宴会厅、种植园、林间、屋顶、体育场等。在制订活动规划时，不论是寻找传统的还是个性十足的活动场地，都要考虑地点、日期、季节、时间、室内外、预算等情况。

②活动风格。活动风格是活动试图达到的氛围或是整体效果。为了能让人耳目一新，不同的风格也可以混搭。活动风格个性鲜明，没有什么条条框框，和经费也毫不沾边。资金可能会限制活动内容的选择，但是对于凌驾其上的主题以及活动风格的本质却无能为力。在确定请柬、活动场地、客人着装、花饰、布景、音乐、娱乐以及餐饮等方面都会受到活动风格的影响，这些方面所营造的氛围融合在一起，就最终构成了活动风格。常见的活动风格有传统型、经典型、现代型、典雅型、浪漫型、休闲型、娱乐型、主题型、运动型等。

（4）活动气氛——活动营造的某种氛围

活动通常会带来活跃的气氛。会场布景、音乐、饮食、活动内容以及客人之间的相处都会激发活跃的气氛，营造特定的氛围，而气氛活跃性的高低则取决于策划的好坏。时间安排、物流安排以及活动内容安排的策划欠佳，那么气氛的活跃性势必会降低。会场活动规模在于客人的数量，宾客人数的多少会影响现场气氛的活跃度。

（5）情感——对活动的感受(www.daowen.com)

活动风格会使活动所营造的氛围锦上添花。例如浪漫的风格可以唤起浓情蜜意、深情款款等与爱意有关的感情；娱乐型活动可以勾画出欢乐的特性，散发出快乐愉悦的温情。活动风格和活动所要表达的情感需一致，活动风格可以准确地反映出活动目标的精髓，而所营造的氛围可以使活动更出彩。

3）初期规划

决定举办活动之后，需要进行活动构想以及成本的初步估算，确定有足够的资金，并为活动拨出专款。要明确活动的目的，确保活动确实物有所值，接下来就是对活动进行初期规划。在此阶段，如果公司没有自己的活动策划师，那么就需要专业人士的帮助，聘请活动策划公司、私人活动策划师和公司自己的员工联手，让自己公司的员工直接与活动供应商合作，进行活动设计、预算管理、后勤管理、时间安排、活动的操作以及活动的全程构思和精心安排。

在策划大型活动时，人们通常想到的是“财”，而不是“才”。客户——不论是公司、非营利组织、社会团体还是结婚的新人——应该知道在什么场合下需要得到专业的帮助，来解决活动制作从创意到实施的过程中方方面面的问题。活动策划人员绝对不应该将自己的工作仅看作服务性行业，认为自己的工作只是记录客户的订单。恰恰相反，他们应该使自己、使自己的公司、使整个活动策划业成为商业销售与营销不可多得的宝贵工具，在设计、制作、举办活动等方面，成为企业客户、非营利组织以及个人的得力助手。不要把聘请活动策划人员与活动顾问看作金钱上的浪费，事实上，他们最后还可能帮助客户省钱。例如，优秀的公关公司可以帮助选定嘉宾名单，确保客人的选择恰到好处；协助举办新闻发布、制作宣传材料，使活动得到国内外媒体的宣传报道。有创意的活动策划师可以提供活动策划方案，其中包括策划、组织、物流、协商等方面的内容以及具有点睛作用的小细节。公司应该清楚何时何地需要专业人士的帮助，把握好时机和场合。

（1）策划小组

组建策划小组时，无论是专业策划团队还是与公司活动委员会合作，组内各成员的技能、兴趣范围、时间安排与其职责范围应尽量协调一致。如果公司、组织机构等让自己的员工来处理活动事宜，则必须指派专人出面与活动策划公司或供应商联系，以免人多语乱、莫衷一是，出现信息不对称的情况。

（2）活动类型

活动类型的确定要视目标客人的情况而定，比如专业人士工作繁忙，或许不愿意抽出自己本该陪伴家人的有限时间去参加一次研讨会。但是如果活动也邀请了他们的家人参加，或许情况就会好很多。举办公众活动时，要想在活动正式开始之前请媒体进行宣传报道，以便吸引更多的客户，那么就要寻找可以帮助实现此目标的策划或者公关公司来合作。

（3）活动时间

活动策划的时间需要考虑很多因素，用一个半月的时间准备人数超过1 000人的高档次大型活动并非不可能，但是效果却会大打折扣，与预期收益相差甚远，可能找不到最佳的场地，也无法提供最精彩的娱乐节目。在确定策划所需时间问题上，要列出需要进行的各项工作，并拟定其完成时间，并且要预留时间。

4）预算监控

（1）费用表

进行活动策划之后，要制作费用表，列出各项拟定预算，这样不仅在进行活动内容安排时，可以一目了然，不至于最后发现严重超出预算，还可以随时了解自己处理经费的情况，从宏观上对每项活动的预算进行调配，使活动个性突出，又不超出成本指标。另外，随着活动的进行，要经常对账，每次出现新的支出或者做出了任何修改或变动，都要对预算情况及时更新。

由于活动的内容各不相同，因此费用表也并无固定公式或格式，开始制作费用表时，将活动的整个过程从头到尾梳理一遍，列出项目大纲，接下来再将具体费用填入表中，注意各项条款与要求均需有书面凭证，确保供应商将合同中的内容表述得清楚明白。另外，最后还要检查是否还有额外的费用需要列入总账中，确保将其记为预算，比如某些活动会场会根据实际用电情况来收取电费。增减活动项目时，也要及时对预算进行调整。

（2）付款时间表

在签约前要制订一份付款时间表，用来查看是否需要调整付款日期。某些企业客户会要求活动策划公司为其活动预先垫付费用，这种业务风险过高，必须尽量避免。从客户到供应商都要制订付款时间表，这是很重要的，可以避免给活动策划公司带来财务方面的风险。付款时间表也应该根据费用表的变更情况随时更改。