(一)　社区矫正档案的基本要求

社区矫正档案是社区矫正机构对社区矫正对象实施社区矫正过程中形成的接收登记、考核奖惩、监管审批、解除矫正等具有保存价值的法律文书的总称。社区矫正档案分为社区矫正执行档案和社区矫正工作档案。县级社区矫正机构应当为社区矫正对象建立社区矫正执行档案，接受委托对社区矫正对象进行日常管理的司法所应当建立社区矫正工作档案，同时留存社区矫正执行档案副本。

社区矫正执行档案应当包括以下内容:①管制、缓刑人员的起诉书副本、判决书、执行通知书、结案登记表;假释人员的原判法律文书、假释裁定书、假释证明书、罪犯出监鉴定表、执行通知书;暂予监外执行人员的起诉书副本、判决(裁定)书、执行通知书、结案登记表、暂予监外执行审批表、暂予监外执行决定书、具保书。②社区矫正对象基本信息表。③社区矫正告知书、接受社区矫正保证书。④适用社区矫正社区影响调查评估意见书。⑤社区矫正对象进入特定区域(场所)审批表。⑥社区矫正对象外出(居住地变更)审批表。⑦对社区矫正对象给予警告等决定书。⑧对社区矫正对象提出治安管理处罚，提出撤销缓刑、假释、收监执行、减刑等建议书和审核表。⑨解除社区矫正通知书。⑩社区矫正对象死亡的，死亡证明、法医鉴定、社区矫正对象死亡通知书等有关材料。⑪其他应当归档的重要材料。

社区矫正工作档案应当包括以下内容:①社区矫正执行档案副本;②社区矫正对象基本信息表;③社区矫正宣告书;④社区矫正责任书;⑤矫正方案;⑥社区矫正对象日常报告记录;⑦社区矫正学习教育、社区服务记录;⑧社区矫正帮困扶助记录;⑨社区矫正对象进入特定区域(场所)审批申报材料;⑩社区矫正对象外出(居住地变更)审批申报材料;⑪给予警告决定审核材料、审批表;⑫提出治安管理处罚、提出撤销缓刑、假释、收监执行、减刑等审核、审批表;⑬社区矫正对象月、季度、年度考察表;⑭社区矫正期满鉴定及上报材料;⑮解除社区矫正宣告书;⑯与安置帮教衔接记录;⑰其他应当归档的重要材料。

目前，社区矫正档案的管理尚无全国统一的规定，但各省、自治区、直辖市对社区矫正档案管理一般都有相应的标准和要求。一般而言，社区矫正档案管理要求做到以下几点:

1.社区矫正机构应当按照“一人一档”的要求，在社区矫正对象被决定执行社区矫正之日起建立社区矫正档案。

2.社区矫正档案材料由社区矫正机构专人负责管理。

3.社区矫正档案管理，应当遵守档案管理的一般要求，具备保密、防遗失、防火、防潮、防虫、防霉等基本保管条件，严禁在档案库房内外存放易燃、易爆物品及其他杂物。

4.社区矫正档案原则上不外借。如有特殊情况需外借的，需经县级社区矫正机构主管领导批准。借出时要点交清楚，办理外借手续，并限期归还。未成年社区矫正对象相关犯罪记录应当予以封存，不得向任何单位和个人提供。司法机关为办案需要或者有关单位根据国家规定进行查询的，应严格办理相关手续。依法进行查询的单位，应当对被封存的犯罪记录的情况予以保密。

5.社区矫正对象执行地变更的，县级社区矫正机构应当自作出决定之日起5日内，将有关法律文书和档案材料移交新执行地县级社区矫正机构。社区矫正对象重新犯罪，撤销缓刑、假释或者收监执行的，矫正档案应移交给侦查机关、监狱或者看守所。档案移交双方应做好交接登记手续。

6.社区矫正对象档案输入计算机的，计算机不得直接或者间接与国际互联网或者其他网络连接。

7.社区矫正对象解除矫正、死亡、被收监执行或被判处监禁刑后，县级社区矫正机构或者受委托的司法所应对其档案进行整理，执行档案与工作档案合并，及时将该社区矫正对象档案移交档案部门集中统一保管。

8.社区矫正对象档案保管期限，从解除社区矫正的当年起算不少于15年。

(二)　社区矫正法律文书制作基本要求

为了保证《社区矫正实施办法》的正确施行，司法部于2012年5月25日制定了《社区矫正执法文书格式》。《社区矫正执法文书格式》规定了20种社区矫正执法文书，内容涵盖适用社区矫正调查评估、交付接收登记、社区矫正宣告、外出与居住地变更审批、警告、撤销缓刑、撤销假释、收监执行、提请减刑、解除社区矫正等各个执法管理节点。根据《社区矫正执法文书格式》，结合法律文书制作的一般性要求，社区矫正法律文书的制作，应符合以下基本要求:(www.daowen.com)

1.技术要求。

(1)基本概念清楚，使用通用、规范的专业术语。

图4－1　社区矫正工作流程与社区矫正法律文书关联图

(2)文字简练，用词准确，语句通顺，描述确切无误，表达清晰明确，不使用有歧义的字、词、句和模糊的语言。

(3)使用国家标准计量单位和符号，同一文书中应保持计量单位和符号的一致。

(4)使用符合国家通用语言文字相关规范和标准的国家通用语言文字。

(5)数字的表示一般均使用阿拉伯数字，但文书尾部时间应采用汉字。

2.形式要求。

(1)社区矫正法律文书印刷格式和纸张使用，应按照《国家行政机关公文格式》(GB/T9704—1999)的要求执行，文书纸张规格为:国际标准A4型(297mm×210mm)纸。公告用纸大小，可以根据实际需要确定。文书档案的封面、封底，使用150g牛皮纸。

(2)对于一式多份且需要加盖骑缝章的文书，采用A3型或A3拼接型。

(3)文书档案装订采用左侧棉线装订的方法，不得使用订书机或金属钉装订。

(4)文书标题字体一般用二号小标宋，正文字体一般用三号仿宋。栏目较多的表格式文书，填写时可用小四号仿宋。

(5)文书一律使用蓝黑墨水笔、碳素墨水笔书写或打印机单黑色打印，不得使用油性圆珠笔、铅笔或复写纸书写。