学习目标:

通过本章的学习，你应该能够

·掌握会展组织服务

·理解展览服务流程与规范

·了解会展专业配套服务项目设计

·掌握展览策划流程

·了解展览服务业相关法律法规

案例导入

大力推动会展服务专业化与精细化

会展已经成为人们生活中很熟悉的一部分。今天，我们每年都少不了去参加一些展览会、博览会、服装展示会、产品推介会等，会展广告更是不断进入我们的视野。参加过一些大大小小的会展之后，仔细想想，这些会展给我们的感受却不尽相同。有些会展每届总会有些变化，如科博会、主题报告等多场活动都给人新鲜的感觉，现场气氛热烈，好评如潮; 而也有些会展内容单调，即使参加了几次，似乎也没有留下值得回味的内容。

会展已经成为展示新产品，发布行业发展新政策，促进经济发展的重要形式。许多城市都把会展业的发展作为服务业发展的一个重要方面。如何办好会展，已经不仅仅是会展业本身的问题。我们在参访中感到，虽然每个人参加会展的目的会有不同，但是对于会展的评价标准却往往倾向于服务。要想办好会展，就必须尽心尽力为参展方和观众提供专业、全面的服务。

服务意识——会展成功的基础

要想办好会展，主办方就得有非常强的服务意识。会展业属于服务业范畴，举办会展是提供服务的过程，强烈的服务意识是办好会展的基础。一方面，主办方要意识到服务应该覆盖会展的各个方面，要贯穿会展始终，要从前期筹划延伸到会展结束，服务的过程不中断。尽管会展整个过程比较复杂、各项工作比较繁琐，但是真诚服务的心态要始终保持。比如会展的前期策划、会展礼仪服务、会展接待准备、会议和展览会的现场服务、会展后续服务、会展中的餐饮接待服务、会展中的消防与医疗服务等。这些服务涉及专业多、门类广，需要耐心、精心才能做好，才能为会展的顺利举办提供保障。

另一方面，在强烈的服务意识指导下提供优质的现场服务。基础层面包括场地选择、组织展览和会议、展位布局设计等。提供好的服务，需要做许多具体细致的工作。比如，今年的第109届广交会专门推出一项全新的在线服务—— “展会服务指引”，成为新老与会客商关注的焦点。它作为“展馆数字导航”的一部分，首次与广交会客户联络中心实现互通互联，信息共享，汇聚广交会现场各类服务资讯，并提供各类现场服务点的位置指引。客商可通过多种查询模式查找各项常用服务的详细指引，包括证件服务、展览配件服务等;服务指引清晰全面地介绍了各项服务，同时提供实用链接、文件下载等支持，部分服务项目已实现在线预订。再如，今年的第十三届中国特许加盟展览会在展览会现场开通互动微博，主办方和参展企业均可以随时发布有关信息，加强与网络观众的互动交流，吸引更多人的关注，为参展企业和投资者提供了更为现代化的、更及时的沟通洽谈环境。这些都说明，主办方在积极利用现有条件为会展参与各方提供力所能及的服务。

做好服务，品牌意识也很重要。对于会展业来说，品牌意味着较强的吸引力、较高的人气，以及因此带来的高附加值、高利润、高市场占有率。有专家表示，如今的会展市场竞争实质上是品牌的竞争。而目前我国会展业的品牌意识还需要加强，尤其是涉及单一行业举办的展会，主题往往类似或雷同，在未来的竞争中，品牌较差的会展被淘汰出局。在创建品牌会展的思想激励下，服务也会得到提升和深化。像广交会、科博会、文博会等已经成为知名的品牌会展，在各方面保持了较高水准，主办方延续着其锐意进取的传统，仍积极创新，深化服务，这样的会展必将越办越有规模和影响。

专业——提升会展的关键(www.daowen.com)

近些年来，会展在交流信息、拓展市场、树立品牌、塑造形象等方面发挥着越来越重要的作用，正因为如此，各地也纷纷出台政策措施，扶持会展业发展。但无论是哪个专业会展，都要给其所依托的行业企业提供有效的交流和合作的平台。这是会展业存在和发展的基础。但是，目前有些会展活动缺乏创新，项目名称、举办时间、客户群体等雷同。从运营情况看，相当一部分会展活动规模小、效益差，求数量多于求质量。如果会展不能实现信息传播的价值，它也就失去了存在的必要性。实现信息传播价值是会展生存和发展的关键。

内容服务是评估专业展的重要因素之一，比如大部分的展览会都有市场政策发布和行业市场宏观走势分析与专题论坛。行业活动的主题或者观点，如果没有新意，或者总是老面孔进行的老生常谈，就会导致其他参与者失去兴趣。

一个知名展览会或者一次行业年会，从行业主管部门 (如协会、商会)到产业链的各个环节聚集在一个地方，大量的行业信息也汇集在一起。在这些人流与信息流中，主办方应千方百计组织好有效的主题活动，使会展的各个参与方充分利用这个平台和机会各取所需，取得预期的收获，会展的平台作用才能得以发挥。

以记者参加过多次的纺织会展为例，由于展示的产品多为面料、服装等，如果知识产权保护工作做的不到位，很容易被剽窃，这不仅会对创作者造成损失，也会影响行业的进步。作为多个纺织会展的主办单位之一，中国国际贸易促进委员会纺织行业分会非常重视会展服务中的这项工作，并将知识产权的调解与咨询工作结合起来，不仅有效杜绝了展会上侵犯知识产权的现象发生，还对参展企业进行了知识产权法规的宣传与教育。

要实现服务专业化，人才至关重要。长期以来，高水平会展人才的缺乏严重制约了我国会展经济发展，而伴随着我国大型会展日益增多，对相关人才的需求逐渐旺盛。总体而言，所需的人才大致可以分为三类: 第一类是专业的会议或会展组织者人才，包括策划、现场管理、招展人才; 第二类是场馆管理人才和参展商方面的会展人才; 第三类是服务人才，如翻译、物流等。据介绍，2010年，由于世博会的推动，中国贸促会、上海世博局以及高等院校等机构通过专业研讨、专题培训、学历教育等不同途径，进一步加快了会展高级专业人才培养步伐，为我国会展业长期的健康可持续发展注入了新的活力。

会展是一种服务产品，服务水平代表了其质量高低，会展业的发展需要进一步完善办展机制，创新招商招展模式，在推动会展服务专业化、精细化上下工夫。

(选自《经济日报》 2011-07-20 作者: 张虎)

案例思考

1. 在本案例中，提到了哪几种方法推动会展服务专业精细化?

2. 你认为在推动会展服务专业化进程中还需要做些什么?

展览服务流程包括一个展前、展中、展后服务序列，项目策划是第一步，一个好的策划为展会的成功举办打下了坚实基础。展览服务流程大体分为三个阶段: 展前策划和准备工作、展会期间服务和展后服务。

第一阶段主要涉及市场调研、环境分析、提出展览构想、进行可行性分析与研究，以及主题确定与报批，并设立组织机构; 展览场馆的租赁与现场策划; 招展书与赞助商手册的设计制作; 招展工作和赞助工作的全面展开; 专业观众的组织和媒体宣传、广告投放; 公关活动; 参展指南与会刊的制作; 提供给参展商的各类附加服务。

第二阶段主要涉及展会过程中的各种服务。如展会咨询、展台表演等。

第三阶段主要是对展会的评估和善后工作。包括展会的效益评估、展会的撤台工作、展会的售后服务等。

展览其他服务还包括: 物流服务、保安服务、会展现场运输代理、国际会展出口代理等。