一、展览组织服务

1. 参展商服务

参展商的服务步骤有: 参展准备、技术支持、市场营销[1]。

(1) 参展准备

1) 国内外合作单位、代表处、代理公司的服务工作。目前各大展览公司基本上通过海外分公司、代理公司和合作伙伴建立了比较完善的全球网络系统。在参展商准备的初级阶段，组织者应该为参展商提供足够多的相关参展信息和服务。

2) 摊位搭建、摊位设计、技术规定、技术指南。这些服务，尤其是展览馆的技术规定往往作为参展商和展览举办者所订立合同的一部分，是参展商必须要接受的。

3) 餐饮、住宿、交通、安保、清洁、翻译、办公设备的租赁等的服务。

(2) 技术支持

现代的摊位结构以及技术含量较高的展品展示都对展览会环境和技术支持提出了更高要求。要想展品更好地展出就需要展览会提供其所需的技术要求。包括: 灯光照明、互联网技术、通信技术服务等。

(3) 市场营销

展会市场营销是展会服务管理的一项职能，用来和展会的参与者进行沟通，发现他们的需求和动机，开发满足他们需要的产品，并制定出能够表达活动目的和目标的沟通计划。展览市场营销要以现代市场营销的基本理论为指导，树立正确、系统的营销观念，采取合理、适用的营销策略。展会组织者经常要进行下列市场营销活动[2]:

1) 分析目标市场的需要，确定合适的活动要素

2) 竞争对手分析

3) 参加活动的人数预测

4) 评估参加者的消费水平

5) 决定促销类型和数量

6) 营销渠道决策

2. 观众服务

展览的观众分专业观众与普通观众 (非专业观众) 两种。所谓专业观众，是指那些准备到展览会上下定单的观展商，也称采购商或专业买家。专业观众的数量和在观众中所占的比例、是一个展览会水平和档次的标志。

普通观众则是指那些对展览会有兴趣的、在业余时间来参观、看热闹的观众。他们参观展览会的目的主要是了解展品的使用特征，这些观众可能会在允许的情况下在现场购买一定的展品，但数量不多，主要用于自己使用或馈赠亲友，不是用于赢利和经营目的。这些非专业观众感兴趣的往往是最终消费品、艺术品或稀有商品，而很少涉足专业性、技术性强的中间产品。

观众是参展商的顾客，参展商参加展览会的主要目的就是寻找其顾客，因此做好展览会的招商工作，即寻找、组织足够多的观众、尤其是专业观众参观展览会是展览会组织者的重要任务。为此，必须了解观众参观展览会的目的并想方设法满足他们的需要。观众参观展览会的目的可能会是下列中的一个或数个:

A. 与原有的厂商接触、交流，保持关系

B. 寻找新的厂商

C. 了解新的产品/服务信息

D. 下单订购产品/服务

E. 看热闹，顺便购买满意的商品

展览会组织者要根据不同类型观众的需求对其进行不同的服务。例如: ①为不同类型观众提供详细的参观信息和咨询; ②为观众提供良好的饮食服务; ③为观众提供良好的参观及休息环境; ④帮助观众顺利地进入和离开展览场所、展览目的地。

(1) 指南服务

组织者应向观众分发精心编制的展览会和展馆说明书，详细介绍展览的内容、日程安排、参展厂商及相关情况、展馆的设施情况，并在展馆的入口设置展馆示意图，在展馆内部布置路标，建立网上查询系统，并在展馆配置计算机等设备，方便观众特别是专业观众查询自己感兴趣的参展商及参展商的展台位置，以提高效率。

(2) 餐饮服务

在展会期间为参加展会活动的人提供午餐、晚餐服务，并提供各种饮料和点心服务，如会议茶歇时的茶水、咖啡、点心，为开会的人们提供茶水服务，展览会期间为参加展览会的人们提供茶水、咖啡等饮料。

展会餐饮服务首先要保证卫生; 其次，要准时、方便，为参加展会活动的人们提供一个基本的餐饮环境; 使观众享受到价格合理、味道可口的餐饮。(www.daowen.com)

(3) 清洁服务

在展会活动期间，展会活动组织者往往会委托展馆经营者安排专门的人员负责展会场馆的清洁卫生工作，保持展会场馆的各个部位特别是卫生间的干净整洁，为参加展会活动的人们提供一个良好的卫生环境。展会活动组织者也可以把展会活动期间的清洁服务工作外包给专业的清洁公司，外包给酒店的管家部是一个非常明智的选择。

(4) 工程服务

展会场馆经营者应负责为参加展会活动的人们提供水、气、电、照明、空调等服务。在展会活动开始之前，展会场馆的工程部门应对展会场馆的所有设施、设备进行检查、维修，保证在展会活动期间所有设施、设备的正常运行。在展会活动期间，应配备充足的工程技术人员，帮助参加展会活动的会议发言人、参展商及展会活动组织者正确使用各项设施、设备，并随时准备对出现故障的设施、设备进行快速的维修，保证展会活动的正常进行。

(5) 停车服务

每次展会活动，都会有各种各样的汽车到达展会场馆，展会场馆经营者应提供充足的停车场地，若固定场地不足，应事先预备好临时停车场地以作应急之需。世界上展会业发达的国家在建设展会场馆时很注意建设充足的停车场地。如展览面积为世界第一大的德国汉诺威博览中心，不仅火车、地铁可以直通该中心，从机场到该中心有直升机提供交通服务，开车的观众通过电子导向系统方便地到达该中心，而且该中心的停车场竟然有50000个停车泊位。

(6) 安全服务

保障参加展会活动的人们的安全是展会场馆经营者义不容辞的责任。在展会活动期间，不仅要保障参加展会活动的人的安全，而且还要防止参展商的展品、会议用品以及人们所带物品被盗窃。展会场馆经营者应安排足够的安全保卫人员，除保证各个固定岗位有保安人员外，还应安排一定数量的保安人员流动巡逻。

(7) 交易服务

展览会应给客户与参展商的洽谈提供良好的平台。如设立洽谈区域、举办拍卖会、实行网上场馆展览结合等。例如: 有些展览通过在展览会中引入律师事务所、中介资质认证等专业服务部门从而为观众和参展商提供一条龙服务。

3. 展会汇总组展商的主要职能

组展商是通过招标、审批、委托等方式，由主办方确定的负责整个展会具体实施业务的单位。展会服务质量的高低直接影响到组展商与参展商的合作关系。因此，主办单位与参展商之间的价值传递是非常重要的，参展商希望从主办方那里获得更多的服务。通常组展商在展会过程中要承担以下职能[3]:

1) 实现服务流程的规范化、标准化;

2) 精心制作展会服务手册;

3) 提供以人为本的服务。

二、展览展示工程服务

展览展示工程服务主要是展览会举办过程中针对参展商提供的服务，其中主要包括: 展示策划服务、展台搭建服务、展览会现场服务等。

1. 展示策划服务

在展览会设计过程中，组织者要起到联络和总体协调的作用。主要包括两方面: 展览会主题设计和展示工程设计。其中展示设计主要是指从设计角度对场地的组织形式、人流的分析控制、站台的区域划分、道具的选用、照明及色彩的运用等方面进行科学设计。

2. 展台搭建服务

3. 展览会现场服务

小知识1

招商展会成功的关键

展会业的发展，不能照搬，要植根于现实经济需要，不断的创新。在我国，大多是企业还未将展会作为产品推销或争取订单的最佳场合，展会还没能成为供需双方接洽的最佳场合。所以类似德国等西方国家的行业展会，在我国的成功率并不高。目前，需要针对现实行情，确定新的展会主题。

招商展会是一个不错的选题。当前各地方政府、开发区等组织，最迫切的任务，莫过于通过招商引资短平快地促进本地经济的飞速发展。无论是在国内还是在国外，各种散兵形式组织的招商活动不计其数，招商质量参差不齐，但每年为此花费的资金，据称在数亿元以上。这是一个巨大的市场空间，专业的有知名度的招商展会，在当前中国热的大潮中，在各地招商引资的大潮中，需要绝地而起。

在招商展会中，几个注意事项，是关系展会成败的关键:

第一，具有吸引力的主题。要组织大规模的招商，吸引国内的开发区批量参加，需要固定的主题，逐渐形成品牌。比如，德国企业集群招商会，或德国机械业中国投资推广会，形成一个长期的机制，连续几年办下去，可以吸引足够的国内人员参加。

第二，邀请有吸引力的德国参会方参加。要注重知名度和现实性的结合，世界500强之内的企业一定要有，知名的、公众的政府或协会组织也要有，增强展会的宣传效应。但更多的与会者，应当是在德国确实有投资意向的德国企业，将企业所属行当，合作项目名称等，一一向中国企业明示。

第三，在中国地方政府和开发区中的推广。最终，参会者和赞助方，才是展会的主要收入来源。在好的主题以及德国参会方的前提下，让地方政府和开发区等受益者出钱，才是最主要的。这需要认真的策划。

第四，展会形式的多样性。在展会之前的宣传，往往是关键，既包括会议之前的主题等宣传，打造自我的名声和品牌，也包括对与会双方的需求，在网上的初步对接，形成网上和会上交互的双重效果。展会本身，包括展示、推介会、座谈等各种形式，加强双方接触和成交的几率。

第五，展会的可持续性。一炮打响，而后虎头蛇尾，是众多看似成功的会议的通病。形成展会的品牌，需要持续不断的运作。需要过硬而有严格的展会流程，需要高素质的运作队伍，需要稳定的专家团队，需要长期的信用。