学习目标:

通过本章的学习，你应该能够

·理解会议服务礼仪的重要性

·掌握会议服务规范

·了解会务人员和参会人员的基本礼仪

·掌握相关会议文案写作礼仪

案例导入

国际会议产业的创意实践

理念先进、创意十足的会议已成为当今会议产业的主流。作为参会者阐述新思想、交流新观点的平台，成功的会议往往能以充满创意的安排，激发参会者的灵感，使参会者之间的交流达到最理想的效果。在2011年国际会议及大会协会 (ICCA) 年会中，“中式喜宴圆桌”代替了传统的剧场式排位，“茶歇时间”被“社交时间”取代，“健身地毯”、“爱情角”、“复古装晚宴”等令人耳目一新的创新形式让参会者得到更加人性化的体验。

中国的会议业正在快速走向国际化，我们有必要学习和借鉴国际上先进的会议理念和运作方法。国际会议业今天正在努力实践的，也许就是我们明天将会做得更好的。对于未来会议发展方向和形式的展望固然重要，但是对于目前正在国际会议业界付诸实践的创意理念和创新形式的观察和思考，也不失为一种务实的学习态度。笔者亲历了ICCA2011年会，其创新的会议安排非常具有借鉴意义。

社交功能日益凸显

会议的一个重要功能就是加强与会者之间的沟通交流。为了保证会议代表之间、演讲者和听众之间、参会者与新闻媒体之间的互动性达到理想的效果，国际会议在这方面做出了很大的努力。

座位安排灵活多变

座位的排法已经突破了“剧场式”、“课桌式”等传统概念，中式喜宴圆桌出现在了千人规模的全体会议和闭幕式会场上。参会代表可以自由入座，圆桌更加便于交流。

在培训式讲座上，椅子的摆放采取弧形和平排并用，左右区排列交错，放置空间宽松，便于参会者自由讨论，以及演讲者走入听众区进行互动问答。

在百人以上的观众区内，会议主办方事先设置了多处站式麦克风便于讲台上下交流。

另外，主席台上设置了两个主持讲台，由两位高层领导轮流并分别主持不同内容和板块的会议，既体现高层管理的和谐，又有利于调节会场的单调气氛。

变茶歇为社交活动

会议期间的茶歇，一改以往单纯的与会者享用茶点等活动安排，将“coffee break”(茶歇) 改为“Networking break”(社交时间)，茶歇时间延长至30分钟，让与会者有充足的时间沟通交流，扩大结识面，整理获取的信息资料。另外，“茶歇区”功能也进行细分，设置了诸如“商务交流咖啡区”、“随意型咖啡区”等区域。

助兴活动穿插其间

会议主办方设计了多种形式的助兴活动，例如当地历史文化的展示、扳手劲桌、棋盘桌、参与型纪念品制作等，看似与会议主题无甚关联，但有效地创造了更多社交机会，加强了与会者之间的感情联络。(www.daowen.com)

高科技迅速渗透 社交媒体融合

Facebook，Twitter，Linkedin等社交媒体已经成为国际会议不可缺少的一部分，正发挥着越来越大的作用。诸如会议推广营销、信息发布、会前交流、寻求商机、会中约见、实时议程查询、经验分享、会后联络、资料上传、内容回看……多种渠道的社交媒体已经渗透到了社会各阶层人群的工作、生活和社交活动中，那些尚无使用社交媒体习惯的参会者将会丧失很多有价值的信息资源，参会效果也将大打折扣。

会议还在指定网站上有选择地进行直播或录播，以扩大会议的影响力，吸引更多未参会的从业者学习和获取前沿动态和观点。

会议Apps开发利用

形式多样、功能各异的会议Apps (基于一种便携式互动信息终端) 的应用正日渐普及。它可使与会者进行实时互动、获取最新会议进展、寻找目标对象等。以Spotme机型为例，该小型装置具有无线通信功能，备有微型键盘，以及主要应用功能键。大会将与会者的个人基本信息导入到该设备中，以便其与目标对象进行联络沟通。

该终端具有十多项信息查询和互动功能，包括: 寻找会中目标对象、了解身边参会者的基本情况、向同伴发送短信、交换电子名字和照片、查阅个人日程和约会、查询分组论坛进展、查阅会场平面图和市区地图，以及会议问卷调查、即时会议提案投票和选举，等等。其中“了解身边的参会者基本情况”的功能可以缓解你曾经初次见过面，但忘记了对方名字的尴尬; “向同伴发送短信”可以及时联络分散活动的同事; “交换电子名片功能/照片”的功能只需将双方的终端机对碰数秒钟即可完成; 而“即时投票和选举”的功能更增加了公正度和透明度，也省却了计票的时间。

会议结束后，参会者可通过大会专门网站下载个人收集积累的会议信息、电子名片和日记等。

教育作用渐受重视

国际会议的场外考察、参观活动的次数明显增加。会议的目的并不仅仅局限于会议本身的议题，还旨在让与会者有机会接触和学习到更广博的知识，以增加会议的价值。以2011年ICCA年会为例，会议期间组织了4个会外参观考察活动和3个会议举办地历史文化景点旅游，考察地点包括现代化制造企业、会展场馆设施、大学和科研院所，并听取了专家介绍和讲座，还包括历史遗迹、旅游景点的参观等。

当前，国际协会和跨国公司的大会越来越重视对青年学生的培养，将此类高规格的会议向优秀青年学生开放。ICCA年会自2009年起，专门设立了该协会大学会员的奖学金制度，邀请这些大学的顶尖毕业生免费参加其年度盛会，并专门提供优惠参会注册费吸引更多学生参加。大会为参会学生做出特殊安排，开设教育分论坛，安排他们发表演讲，考察组委会的幕后工作，并邀请专家参加见面会。同时，主办方还在会议现场设立参会学生简历和研究成果展示区。此举扩大了大会在未来新一代从业者中的知名度，也为青年人熟悉该行业，结识业界专家，最终进入该行业提供了极大的便利。

会议安排更人性化

本次会议除了“严肃、正规”的议题讨论之外，还特意营造出“活泼、娱乐”的氛围，使参会者及时缓解疲劳、调节情绪、恢复状态。主办方别出心裁地设置了“健身地毯”，提示代表们“平躺身体对思考难题可以提高10%的效率”; “爱情角”让你想起你心爱的人，以提高你的创新思维; 欣赏“莫扎特音乐”可以缓解你的疲劳和紧张; 欣赏“现代画”也会使你更具想象力;“复古装晚宴”则让你沉浸在欢乐的交际圈中……诸如此类，不胜枚举。而这些创意，在目前国内的大型会议中是难以见到的。

会议融入城市生活

大型国际会议活动已不再是“精英俱乐部”的“自娱自乐”，它已经成为城市生活的一部分。举办地应以举办一个影响广泛、规模巨大的国际会议而引以为豪。因此，“东道主”必须让众多远道而来的与会者感受到该城市的热情友好、出行便利。例如，在主要交通枢纽区布置大型广告牌; 在每个指定酒店设置问询服务台; 代表们可凭参会证乘坐城市轨道交通工具往返酒店和会场，减少专车接送; 在主要街道设置指示牌，在地面上粘贴引导标志，方便参会者步行到车站和酒店; 身着标志色服装的志愿者在主要站点为代表们答疑解难;公交移动电视每天滚动播出会议新闻，现场设置旅游服务点，发放城市地图……一系列的周到安排既便于参会代表迅速融入城市生活，又能促进当地的旅游收入。

需要注意的是，我们学习和借鉴国际先进的会议经验，应该深刻理解其创意的内涵，而非盲目仿效，形式和方法是可以不断创新的。独特的创意是我国会议产业发展的源泉，优质高效的管理和服务是会议产业发展的保证。

(选自《中国会议》 2011-24 作者: 任蓝星)

案例思考

1. 请根据案例提示，对未来会议发展方向和形式做出展望。

2. 会议服务如何更好地体现人性化服务?