一、会议组织设计

合理的组织结构是组织效率的保证，而合理的组织结构来源于组织设计。所谓组织设计，就是指对构成组织的各个要素、各个部门进行总体的规划，以保证所构成的组织是一个有机整体，能够协调运作。

1. 组织设计的内容

主要包括两个方面: 一是组织结构的设计; 二是组织体制的设计。不同的学者对组织设计的指导原则有不同的意见，美国著名的管理学家哈罗德·孔获等人提出了健全组织工作的十五条基本原则，即: 目标一致原则; 效率原则; 管理幅度原则; 分级原则; 授权原则; 职责的绝对性原则; 职权同职责对等原则; 统一指挥原则; 职权等级原则; 分工原则; 职能明确性原则; 检查职务与业务部门分设的原则; 平衡原则; 灵活性原则; 便于领导原则。

2. 组织设计原则

组织设计的原则包括以下几点，如图7-2所示:

图7-2 组织设计原则①

(1) 分工协作原则

在社会化大生产中，适度的分工可以提高工作专业化程度，进而达到提高劳动生产率的目的。会展企业的组织分工有利于提高人员的工作技能、工作责任心，提高员工服务质量与效率。但是，过细分工往往导致协作困难，协作搞不好，分工再合理也难以取得良好的整体效益。在具体职责权限划分中，要注意安排中间协调机构，做好中间人工作，以促进组织内部能良好合作。

(2) 经营目标导向原则

在组织职能运作过程中，每一项工作均应是为总目标服务的，也就是说，会展企业组织部门的划分应以企业经营目标为导向，对于任何妨碍目标实现的部门都应予以撤销、合并改造。在总目标下有许多具体的目标或者任务需要完成，所以，组织设计中就要求“以任务建机构，以任务设职务，以任务配人员”。同时，考虑到具体工作实践中无法找到与职位要求完全相符合的人员，因而在遵循“因事设人”原则的前提下，根据员工具体情况，适当调整职务的位置，以利于充分发挥每一个员工的积极性。

(3) 有效制约原则

企业组织作为一个整体，它的各项业务的运转离不开各部门的分工与合作，这种分工引发的是彼此间的牵制与约束，适当的约束机制可以确保各部门按计划顺利完成目标任务。如下级对上级的适当制约机制可以使上级的错误及时得以制止，对领导人的约束机制可以避免其独断专行，对财务工作进行约束可以避免财务漏洞，等等。

(4) 控制管理幅度原则

由于个人能力和精力的限制，每个管理者直接管辖的权限是有限的，因此控制管理幅度原则就要求对直接管理和控制下的人员数量范围有一定的限制，也就是管理幅度的大小问题。由于受到个人业务能力、业务的复杂程度、任务量、机构空间以及个性等多方因素的影响，管理幅度大小的确定并非是一件十分容易的事情。会展企业管理幅度的具体确定必须综合考虑以上诸多因素，并结合每个管理岗位的职责加以权衡，且需要在实践中根据具体情况不断进行调整。

(5) 动态适应原则

动态适应原则要求企业组织在发展过程中，以动态的眼光看待环境变化和组织调整问题，当变化的外部环境要求组织进行适度调整甚至产生变革时，组织要有能力作出相应反应，组织结构该调整的要调整，人员岗位要变动的就变动，而且反应速度要快，改变要及时，从而得以应付竞争日益加剧的外部环境。

二、会议企业组织部门的构建

会展企业的职能部门划分是依据参展商在会展期间的活动类型，会展企业所做的具体安排进行的。会议企业中管理部比较显示出突出作用，而在展览企业中市场部和策划部等部门则比较重要。一般来说，会展企业的主要职能部门，如图7-3所示:

图7-3 会议企业组织构建图①

1. 管理部

管理部的工作包括对展会准备工作的管理，展台后续工作的管理以及会展整体评估工作管理等，有些企业称之为会务部。管理部与业务部都是实战工作部门。如果说业务部主要活动于展前的话，那么管理部则主要活动于展中与展后。鉴于管理部承担了整个展会中的重要工作——展台工作的组织与安排工作，管理部成为整个展会中的关键部门。

除了以上五个部门外，成功会展的顺利开展还离不开以下部门的配合与支持。

(1) 工程部

工程部负责组织会展企业各项基建工作; 企业所属各建筑物、构筑物、道路及各类管线的维修和养护，负责企业机电设备的日常管理工作; 保证会展企业经营及会展期间所有服务设施，如展馆内装修和陈设、水电、音响系统、空调系统、电话等正常运行和使用。

(2) 财务部

财务部的主要职责是协助会展企业经营者搞好企业经营核算，使企业获得最佳经济效益。

(3) 人力资源部

人力资源部是负责企业员工招聘、培训、考核、激励等的部门，也是何时候、何地点、何种情况下都能找到合适人选的主要部门。

(4) 保安部

保安部的主要职责是维护会议或展览的良好秩序时不可或缺的部门之一。

(5) 项目合作部

项目合作部以合作方式与有关部门共同承担各类型展览会的组织和接待工作，承担各个国家 (地区) 展览会的接待工作以及各种国际展览和会议展示会的组织工作，并通过对项目的再策划不断提高管理和服务水平，为参展企业和广大客户提供优质服务。

以上部门是依据一般会展正常运作的需要来设立的，在实际组织结构设计中会展企业应充分考虑自身情况，名称可有所不同，部门多少也可灵活处理。

2. 市场部

市场部主要负责新闻宣传，广告策划实施，协调与各社会团体或政府的关系等。

3. 业务部

业务部是会展企业的重要部门之一，企业盈利与否与业务部招商业绩息息相关，成绩斐然的业务部能激发企业活力，推动企业进入良性循环圈。会展企业业务部的主要职责是招商，即招募和联系参展商，说服他们来参展，故有些企业直接设立招商部。其具体工作包括招展宣传，选择参展者、组织展览团。

4. 策划部(www.daowen.com)

策划部是会展企业的基础部门，其主要工作是会议、博览会等的策划。企业策划主要是对整个会议企业形象的策划、组织的包装等。而展出策划则是制定展览工作方案，主要是列明工作事项，安排人员的责任范围，安排工作进程、支出等。

5. 信息部

信息部负责展览会的通讯、网络数据的租赁业务，以及会展企业信息系统的规划、建设与维护，应用软件及办公计算机、耗材的采购与管理，同时还负责企业内部的通讯系统以及网络的建设与保障工作等。

本章补充阅读材料

案例讨论

成功主持公司会议的技巧

组织开会是一个很重要的能力，影响整个会议的运作与实质效益。既然大家花了时间开会，自然希望透过会议讨论获得有效的解决。一个失序、缺乏条理的会议，只是浪费大家的时间与公司的资源成本。

因此主席是会议中的灵魂人物，公司里的每一个人都应该轮流练习主持会议，借此学习掌握时间、管理有效的议程讨论，以此提高自己的主持和组织能力。

1. 座位安排学问大。首先，会议席次的安排便是一门大学问，虽然这通常得仰赖幕僚，但主席更应深谙此间的道理。如果幕僚对会议的内容与公司人事状况了解的话，透过安排议程与座次，便能化解掉原先可预见的冲突。例如，主席的右手边或正对面，通常会安排其最常咨询、且沟通无阻的同仁，这个人必须能维持公正客观，同时勇于提醒主席应注意事项，以利于会议进行。

2. 为了不让会议的权力偏重一方，主管们不宜坐在一起，各部门主管与部属最好穿插着坐。同部门的主管与部属不要坐隔壁，而应坐斜对面，部属才能畅所欲言。不过，欲协助主管开会的部属，则可以坐在主管右手边以便备询。重要的是，老板座位旁边最好安排一个敢发言的人，才不会让老板主导会议，而部属却总是沉默。

3. 另外，也可以用座位的布置来调节一些可预见的冲突。例如，不要安排原本就针锋相对的同仁，直接面对面地坐着开会，可安排他们坐较远的斜对面，或坐成L型，中间隔几位能缓冲两位歧见的同事。所以比较好的会议桌是圆形或椭圆形的，方桌会给人谈判、争斗的感觉。

4. 在会议进行中，若出现与会者发言离题或是交头接耳的情况，主席应该礼貌地提醒与会者。因时间有限，请回到正题或集中精神; 若是主席自身发言离题，则有赖与会者的会议管理能力，提醒主席回到正题。

5. 另外主席必须要能引导、邀约每个人发言。如果有少数人的意见过于踊跃，似乎垄断了会议的发言权，主席可以表示，希望征求新的意见，请其他没有发表意见的人轮流发言; 轮流发言让每个人都有表达的机会。

6. 若会议中发生冲突，主席必须非常敏锐，最重要的原则便是中立。唯有中立才能保持客观，引导大家做“意见之争”，而非“人与人之争”。有一句话说得很好: “人与人的竞争是毁灭性的，但是意念与意念的竞争是建设性的。”就事不就人，出了会场，会议中的一切意见之争不会带有任何杀伤力。所以当冲突发生时，主席必须提醒每个人就事而论，别做人身攻击。对于僵持不下的讨论，主席应先请大家讨论其他议案，缓和气氛后再讨论，或者将该议案尽快择日再议。但是在此次的会议结束前，应讨论大家散会后的准备工作。例如，请意见不同的双方，准备齐全的相关资料，以便于下次会议中提出讨论。而不是将棘手的议案搁置、延后再议。所以散会的条件是，清楚拟订下次的议程或方向，而且时间必须尽快且经大家同意。

案例提示

1. 如何成功主持公司会议?

2. 你认为怎样可以达到公司会议的效果?

章末小结

通过本章学习，我们学习了如下知识点:

1. 在会议服务管理中，会议现场管理工作是会议活动的中间环节。本章分析会议主持人的工作要求、会间需要的相关服务以及作为与会代表在会议中如何出席会议，如何发言以及如何组织讨论。这部分内容不但作为会议组织者和会议执行者要求学习，同时对于与会者如何参加好会议也给出了相应的方法。会间现场管理工作涉及会议组织者和会议与会者，只有双方都为会议准备好，会议目标才能顺利实现。

2. 会议组织设计遵循着分工协作原则、经营目标导向原则、有效制约原则、控制管理幅度原则、动态适应原则。

3. 会议企业组织部门的构建主要是通过管理部、市场部、业务部、策划部、信息部之间的协调工作连接起来的。

本章问题讨论

1. 会议主持人的工作要求分别包括哪些方面?

2. 你认为，会议主持人除了兼顾所有与会者的情绪和发言、控制好会议节奏、控制好会议的总体方向，还应该注意哪些问题，才能使得会议更加顺利地进行?

3. 在会议现场管理过程中，会议现场服务管理工作包括哪些内容?

4. 在会议上组织进行讨论要注意哪些问题?

拓展阅读

肖国庆，武少源. 会议运营管理［M］. 北京: 中国商务出版社，2004.

天虹. 会议管理实务［M］. 北京: 中国纺织出版社，2007.

关山美. 会议营销［M］. 北京: 中华工商联合出版社，2009.

罗松涛. 会展管理事务［M］. 北京: 对外经贸大学出版社，2007.

谭红翔. 会议运营管理［M］. 重庆: 重庆大学出版社，2007.

[1] 谭红翔. 会议运营管理［M］. 重庆: 重庆大学出版社，2007.

[2] 谭红翔. 会议运营管理［M］. 重庆: 重庆大学出版社，2007.

[3] 胡伟. 会议管理［M］. 大连: 东北财经大学出版社，2009.

[4] 向国敏. 会展实务［M］. 上海: 上海财经大学出版社，2005.