会议现场管理服务主要包括主持人的工作、会议现场的报到与接待服务、会议发言讨论工作以及会议结束后的善后工作。

一、会议主持人

会议主持人是会议进行中的一个核心角色，他应该能够有效地控制会议的进度和会场上的气氛，并得到大多数与会者的认可。一个合适的优秀会议主持人可以挽救一场濒临崩溃的会议，同样，一个错位的会议主持人则可能会断送一场原本可以取得成功的会议。所以，在选择会议主持人时必须相当谨慎小心。在选择会议主持人选时，有以下几种方法[1]:

1. 与议题有紧密关系的人

让与议题关系最紧密的人担任会议主持人大多是在展示会议或介绍情况的会议上。由于这种会议中一般是以个人为中心，由他们向大多数人传递信息，所以由他们提任会议主持人可以最佳地准确地掌握好会议的节奏和步骤，以便更好地进行交流。这样的人可能是相关部门的经理，也可能是这个项目的负责人。

2. 控制能力较强的人

有时会议可能会出现很多复杂的情况，甚至可能出现混乱的场面，如股东大会，或是内部审核的评议会等，这种会议可能危机四伏、困难重重，是对会议主持人控制能力的有力挑战。所以此时需要一位对现场控制能力较强、可以在现场当众协调各方利益关系的人，至少可以让会议继续下去，不至于半途而废。当然，如果会议各方的矛盾不可调和，那么会议失败的结局不是一个能言善辩的主持人可以改变的。

3. 与会者中领导地位最高的人

如果会议中可能出现很多不同的意见，而在做出决议时整合意见又比较困难，会议上就十分需要一个权威的声音，那么此时会议主持人由参与会议的最高领导来担任这一职务是再合适不过了。最高领导担任会议主持人的优势是其相较其他与会者更具有全局性和权威性。在整合大家意见时尤其可以体现这点。但由于最高领导一般事务繁忙，不一定有时间或有精力来胜任会议主持人的工作，所以会议组织者如果选择最高领导为会议主持人，一定要注意与领导多加沟通，协调此事。

4. 会议组织者

会议的议题、议程、时间、地点等各种因素都是由会议组织者所确定的，所以会议组织者成为会议主持人可以在会议的开始前后均对会议有着很好的控制。但是会议组织者成为会议主持人不但受到自身能力的限制，而且也许还会成为其他人指责会议组织者操纵会议的借口。

一般来说，如果此次会议不太可能出现严重的意见分歧，或会议组织者的立场比较超然，加之会议组织者自身的能力可以胜任，那么会议主持人就不妨由会议组织者来担任。由于会议主持人的确定是会议组织者的责任，所以会议组织者可以根据具体的情况自行斟酌，做出恰当的抉择。

二、主持人的职责

会议主持人是作为会议主体的代表对会议活动的整个过程担任主要指导责任，进行全面组织和对会议进程实施有效控制的人。会议主持人的职责，就是根据会议的性质、目的和要求，按会议议程规定的内容，承担起组织与会人员、完成会议规定的任务，实现会议目标的责任。一般而言，在会议活动中，会议主持人的职责主要有以下几项: 确保会议按会议计划顺利进行; 确保同与会者进行良好的沟通; 懂得倾听不同的意见; 营造会场和谐气氛; 进行会议总结。

具体主持工作

(1) 主持人开场白

一个好的开场白，往往不仅有画龙点睛的作用，也能帮助会议快速进入正常轨道。开场白是一段系统、简洁、审慎及有明确宗旨的三五分钟的讲话。其内容应包括开会目的、已知的重要资讯及其议事方式等。就开场白的作用来说，会议主持人必须在会议开始明确会议目标、成果和议程展开。

(2) 会议主持的方法

会议主持的方法是指会议主持人在主持会议的过程当中，为使会议尽快地达到预期的目的，更迅速地取得成果而使用的一些特定的技巧，其中包括如何优化会议时间和会议议题的技巧; 如何合理控制会议节奏的技巧; 如何使与会者充分发表意见的技巧; 如何激发与会者创造性思维的技巧; 如何改变会议沉默现象的技巧; 如何向与会者提问的技巧等。

会议技巧是专门为会议活动而设计并专门用于会议活动的技能，是管理科学、行为科学和领导艺术在会议活动中的具体运用，它的全部意义和价值，就是通过会议主持人对会议过程的有效控制，使会议的形式、过程与会议目标之间形成一种最佳的时空组合，使会议在规定的有限时间内取得最有成效的成果。因此，主持会议也是一门艺术。会议主持的方法有以下几种。

①“头脑风暴”法

“头脑风暴”法简称BS法 (Brains Sudden)，是一种会议主持形式。头脑风暴法原指精神病患者，精神错乱时的胡言乱语，这里引申它的意思是无拘无束、自由奔放地思考问题，会议在非常融洽和轻松的气氛下进行，在改进方案方面不受任何因素限制，主持者一般不发言，或是很少发言，以免影响发言者的思路。国外经验证明: 采用BS法提出方案的数量要比同样的人单独提方案多70%。“头脑风暴”法会议有4条原则: 不互相批判; 无人身攻击; 自由发表观点; 不予以打断。

②“名义小组”法

名义小组法的好处是要求每个人都有机会陈述自己的观点，实际上就是变相地逼迫每名与会者都把自己的观点贡献出来。其突出特点是: 背靠背，独立思考。

名义小组法的主要步骤是罗列想法，即把与会者关于议题的想法全部穷尽。程序为: 每次循环，每位与会者都要根据议题独立地将自己的想法提出，一次只能提出一个观点，依次提出，直到每个人都提出了自己的观点; 由会议主持人将这些观点罗列出来，然后继续刚才的循环，直到与会者穷尽自己所有的想法为止。

③反向讨论法

反向讨论法是发动与会人员以逆向思维的方式，取得对特定时论对象的进一步完善的会议讨论方法。

④日式开会法

日式开会法是指日本效率协会对各界成功的会议进行广泛的调查和归纳后所提出的方法。日本效率协会经过调查和归纳后指出: 作为一个会议主持人，要想成功地主持一个会议，必须注意并遵守以下10点:

A. 会前要使自己和每一名与会人员对会议的目的及讨论方式做到心中有数;

B. 不可随意无目的地开会，即使会议是有目的的，在会议过程中，也不要开得漫不经心，只要决定召开会议，就应该高度引起重视;

C. 控制参加会议的人数，与会议无关者一律不要参加;

D. 严格控制时间进程，一般情况下，一次会议不超过两个小时为宜; 有维持讨论秩序和做出明确决定的责任;

E. 在会议进行过程当中，要绝对避免插入与会议无关的议题;

F. 要尽可能地把会开得生动活泼，使会场氛围达到轻松状态;

G. 主持人每隔3～5分钟对发言做一次小结;

H. 发言要简明扼要，每次不超过一分钟为宜; 一次谈一件事，做到从容有序;

I. 会议结束时，主持人要与全体与会者确认会议的最终结论;

J. 必要时，主持人应在会后写出简明的会议报告发给每一位与会者。

(3) 有效控制会议的进程

①会议时间的掌控

会议的时间有一定限度。正如我们前面所讲到的，一般会议的时间应限制在两小时左右，是考虑了人的生理、心理承受能力而定的。超过两小时以上拖拖拉拉、松松散散的会议，只会增加疲劳而不会产生好的效果。

为了保证在有限的时间内获得满意的结果，会议主持人有责任控制会议的节奏，有张有弛，既要使与会者充分交流意见，又要避免发生推诿、互相扯皮等现象。有的发言者话太多，他们喜欢自己说话，好像要利用会议来垄断讨论。对于这种情况，会议主持人出于对发言者的尊重，一般不宜当面直说，但可以寻找机会做出巧妙的暗示。如果他发言了，给他适当的时间，然后说“你提出的几点很好，现在让我们听听其他人的”之类的话，以此打断他。如果这一招不灵，就只有限定时间，比如，每人发言两分钟。若是任由这些口若悬河者不着边际、没完没了地说下去，终会延误会议进程。有的人不愿在大庭广众之下发表自己的意见而习惯于与周围的人窃窃私语，这必然会干扰会议的正常进行。如果他们的交谈妨碍了会议的进行时，可以通过直接提问来试着打断其交谈，也可停止发言，等他们安静下来。如果这也不管用，可以对他们说: “如果你们有什么要说的，请大声说出来，好让每个人都能从你们的讨论中获益。”

②控制会议进程的要点

在会议进行过程中，作为会议主持人，要合理地控制会议节奏，提高会议效率，就要对以下3个方面给予特别的关注:

在每次会议之前，根据会议议题，做出本次会议的进行计划表，对会议讨论每个议题所占用的时间做出计划和规定。这样，只要会议的进行计划表制订得合理，并在会议进行过程中严格按照为每个议题所规定的时间进行，不为某一个议题而随意拖延时间，就可避免打乱会议进行的计划。这样便可以使会议表现出一种比较合理的节奏。

除了对会议的进行做出计划以外，在会议进行当中，会议主持人还要以自己敏捷的思维，言简意赅的发言，为会议创造一种快速和适度紧张的节奏，不允许会议有任何拖沓和离题的时间。

灵活和合理地调整会议节奏。在对会议的进行做出计划和使会议保持在较快节奏的前提下，作为会议主持人还要对会议的进行做出一些随机的调整。例如当讨论出现一些有价值的意见时，亦可对原有计划做适当的“有计划的拖延”，以使会议取得更大的成果。

总而言之，在控制会议节奏方面最基本和最不容忽视的一条就是，要有一份有关本次会议的进行计划表。

三、会间相关服务

1. 会前检查管理

在会议正式举行之前，会议组织人员应先到会场，安排会场检查工作，检查内容包括设有主席台的会场，桌签或坐签，会徽或标语是否正确布置，如有鲜花或植物装饰的情况，检查是否摆放到合适的位置。音响设备是否正常运转，在会议上发放的文件和表彰的证书、物品是否已经到位，会议所用的茶水、饮料、会议用品等是否齐备[2]。

2. 入场管理

召开大中型会议时，为了方便与会者尽快就座和保持会场秩序，需采取适当方式引导座次，也就是会议的入场工作。比如，在会议厅召开的大中型会议，一般都采用对号入座的方式或是将会场划分为若干区域，以地区或部门或行业为单位集中就座。分区域安排入座如图8-1所示。

无论采取对号入座、还是随便入座，或是划分区域入座，都应设立指示牌或是由会议相关工作人员引导入座。特别是在大型会议开始前，应协助会议主持人安排与会代表就座，以便在会议正式开始前，完成会议的会场秩序调整，避免会议开始后再进行调整。特别提醒，在大型会议会场开会，如人数不多，最好采用对号入座，避免出现会议自由入座，造成前排无人就座，大家集中于后排的情况，开会时有可能主持者还要调度座次，这样既浪费时间又损坏主办者的形象。

3. 实时提供茶水

4. 做好摄影、拍照工作

根据会议需要，做好会议全程或部分重要时段的摄影、拍照工作，为会后的宣传、学习、报道发挥作用。有的会议安排在开幕式后会议代表合影留念。对此，有关会务人员要对拍照的地点、座次早做安排，以便利用会议间隙快速完成，保证会议有充足的时间。

图7-1 分区域入座图

5. 会议前提醒工作

在正式会议开始前，会议主持人或会议组织者有必要提醒对会议参与人员会场纪律等问题，使会议进程不受影响。如: 请大家关闭手机，注意会场秩序等要求，保证会议不受干扰，使会议顺利进行。

6. 会议记录工作

正式会议都有会议记录。如实记录会议情况，客观反映会议过程和成果，会议记录就成为重要的文书档案、研究会议内容和起草会议文件的重要依据。有些会议不必做记录，如信息类、显示类会议。

(1) 会议记录的内容

会议记录是会议情况的原始记录，要求真实反映会议的全貌。包括会议的组织情况和会议的具体内容。会议记录具体内容包括:

A. 会议名称: 包括会议的全称及届次。

B. 时间: 会议起止的具体时间。

C. 地点: 会场地点。

(2) 会议记录人员

好的记录人员是做好记录的关键。会议一般有相对固定的记录人员。专人负责，可以熟悉出席人员，了解会议有关内容，熟练掌握记录的基本方法。如果是临时指派的人员，会务工作负责人就要交代清楚记录要求，必要时会前做些适当的辅导。记录人员需要有良好的素质。首先要有认真负责的态度，具备一定的秘书工作知识，掌握一些基本技能，如果能学会速记就更好。同时也需要实际训练，提高记录速度。

例文1

某公司项目会议记录

时间: 2011年9月1日

地点: 公司会议室

出席人: 公司各部门主任

缺席人: 0

主持人: 王×× (公司副总经理)

记录人: 冯×× (办公室主任)

主持人发言: 今天主要讨论一下《中国办公室》软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题。

与会者发言:

技术部朱总: 类似的办公软件已经有不少，如微软公司的WORD，金山公司的WPS系列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件，我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。

资料部祁主任: 应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大多不很规范，我指的是编辑方面的问题。如WORD中对于行政公文这一块就干脆忽略掉，而书信这一部分也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件，在技术上很有特点，但离专业水准很远。我认为我们定位在这一方面是很有市场的。(www.daowen.com)

市场部唐主任: 这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认为有成功的希望，关键的问题就是必须小巧，并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼容问题。各部门都同意立项，初步的技术方案将在10天内完成，资料部预计需要3个月完成资料编辑工作，系统集成约需要20天，该软件预定于元旦投放市场。

散会

主持人: 王×× (签名)

记录人: 冯×× (签名)

(本会议记录共××页)

四、会议现场接站、报到服务

会议的现场报到与接站工作是一个非常重要的环节。会议接待人员前往机场、码头、车站迎接参会对象，这项工作叫做接站。

报到和签到都是指参会对象到达会展举办地时所办理的手续。报到工作的内容主要包括以下五项[3]:

1. 设置报到处和路标。在与会者报到之前，会议接待人员要设置报到处，还要设置一些会场指引路标，目的是方便与会者清楚了解会场的布局，更快找到目的地。

2. 查验有效证件。主要包括查验会议通知、单位介绍信、身份证等有效证件。查验证件是为了确认与会者的身份与开会资格，以保证会议的安全和会场的秩序。

3. 登记与会人员的个人信息。会议接待人员要准备好会议报到登记表，把与会者的相关资料登记到表上。需登记的信息有姓名、性别、年龄、单位、职务、通讯方式等。

例文2

××××会议报到登记表

(20××年×月×日)

做好会议报到登记工作，不仅可以根据此表统计与会者人数，还便于做好各项会议期间服务工作，如餐饮食宿安排等，此外还可以根据登记的信息编制与会者的通讯录，以便于与会者的相互联系。

4. 接收材料。即由会展接待人员统一接收参加对象随身带来的需要在会上分发的材料，经审查后再统一分发，以免由于参加对象在会场上自行分发而影响会议和展览秩序，同时也可防止自行分发材料可能造成的其他不良后果。

5. 发放文件。除了提前分发的会展文件外，其他文件应当在参加对象报到时一并发给。会议文件应当按照保密要求分类发放和管理。保密文件和需要清退的会议文件必须履行签收手续，并发给文件清退目录，嘱其妥善保存，会后退回。

在报到处旁边还应设立一个咨询台，最好安排专员负责解答与会者的问题。报到处一般可以摆放与会者所关心的信息资料，如用餐地点、购物地点、交通信息等。

当报到过程全部完成，所有款项都已支付后，通常会发给与会者一个会议专用袋，里面装有会议日程表以及常见的物品，如笔、便笺、信纸等文具，有时还有一些零食或小礼品。

与会者的徽章通常放在会议袋里或由工作人员单独发放。徽章一般带有固定设计，最经济实惠的是塑料徽章，带有一个夹子或穿一根彩带。

五、会议出席、发言与讨论工作

1. 与会者出席会议

在会议活动过程中，会议参与者是会议的主体构成要素之一，在会议进程中，与会者集中精力投入到会议活动，势必会使会议取得较好的效果，完成会议的目标和贯彻执行好会议决议和任务。因此会议与会者需要准确把握会议的角色。同一个人出席不同的会议，所充当的角色不同; 同一个会议，不同的人所担负的责任不一样。每一个与会者要有强烈的角色意识，需要学会角色转换，充当好自己应当充当的角色[4]。

(1) 与会者的权利与义务

出席会议的权利和义务是相互的。每个与会者都有在会议上享有的权利，同时也有开好会议的义务。具体来说与会者的权利包括:

①商议权。参与会议议题商讨，发表见解看法。

②表决权。对会议事项的表态权利，包括表示赞成、反对、弃权的权利。如果受到不公正待遇或会议违反有关章程规定时，有抵制或抗议的权利。

③参与权。参与会议组织的各种活动的权利。

④享用权。所有出席者都享有获得会议服务，包括生活、信息等的权利。

与会者具体的会议义务包括:

A. 服从指挥。会议是一种集体活动，每个与会者必须服从大会的统一指挥和调遣，服从会议的安排，包括统一行动、会议进程、食宿安排等。

B. 积极参与。任何会议都需要与会者的积极参与，尽管会议性质、内容不同，与会人员的任务不同。

C. 积极参与。为会议多做贡献是每一个出席者的义务。

D. 严守纪律。会议纪律包括会场纪律、生活纪律、保密纪律等，必须自觉遵守。

(2) 与会者的要求

以下问题是应当加以重视的:

①准时出席。守时是对每一个出席者的起码要求。迟到会干扰会议进程，不得已时就要找机会向主席和与会者道歉。

②有备而来。出席会议总要做好准备，按照会议通知的要求，了解议题，查阅有关材料，掌握有关情况，做好发言准备。同时尽可能了解其他与会人员的情况。

③慎选座位。除大会安排固定座位以外，落座要选择适合自己身份的位置，同时还要顾及在会议中的任务，比如准备发言，就不能过于靠后。

④注意形象。出席会议要有良好的形象，穿戴要适宜，不能过于华丽和随便。与会议气氛、其他出席者及季节相协调。坐姿要优雅、得体，尽量避免一些无谓的小动作。出席会议要苦练“坐功”，不要轻易离座、频繁进出，手机和传呼机要处于振动或静止状态，最好关机。

2. 与会者发言

除了会议听众外，有些会议需要与会者积极发言，如讨论会、研讨会等。做好发言是与会者的责任。一个有质量的发言，有助于推进会议进程，丰富会议内容，树立与会者的良好形象。

(1) 了解会议议题

会议议题是会议的中心，完成议题是会议的目标。紧扣议题、有针对性的发言才有价值。了解议题是发言的基础。

(2) 了解主持人和听众

主持人在会上起决定性作用。切合主持人的风格，发言容易成功。其他发言人的情况也要有所了解，如果可能，了解其他发言者的观点、立场，做到知己知彼，既可以避免人云亦云、观点重复，又可以避免过于孤立。发言应有发言稿或发言提纲。重要发言必须准备一个发言稿，简短的发言要有一个发言提纲，即席发言要打个腹稿。没有准备、张口就说的发言，是很难成功的，也容易给人敷衍应付的感觉。

(3) 展示物品的准备

有些会议发言，要借助有关物品物件，需要事先准备好。

3. 会议讨论

讨论是会议的主要形式之一，组织讨论是会议主持人的基本任务。成功的讨论，是会议取得成效的基础。

组织讨论是一个程序化很强的工作，除了要做好必要的准备外，要重点组织好以下环节:

(1) 宣布讨论规则。组织讨论要有规则，否则讨论就会无序、紊乱。

(2) 介绍讨论问题。主持人要简要说明讨论问题的内容要点、价值意义等，并说明会议讨论要取得什么结果、产生什么成果。介绍议题时，可以适当说明讨论的方向和侧重点，引导与会者对讨论问题的兴趣。

(3) 主持讨论会重点在于启发和引导与会者的发言。有些会议讨论是事先准备好发言提纲，安排好发言顺序，逐个发言。有些讨论则要求围绕某一问题，自由发言，关键就要靠主持人的引导了。

(4) 组织展开辩论讨论会的难点在于组织辩论。有些讨论会的发言，轻描淡写，不痛不痒，发言都是一些表态式的，讨论无法深入，也没有激烈的思想交锋和碰撞。会议主持人就需要“挑起事端”，让代表们进行辩论，从辩论中产生“火花”。

(5) 付诸表决或小结讨论进行到一定程度，与会者都发表了较充分的意见后，就可以付诸表决，产生讨论的结果。主持人需要对讨论情况进行小结，做出公正的评价，得出初步的讨论结果。

六、会议善后工作

1. 安排与会者离场

会议组织者必须对当地的交通状况有充分的了解，以便为与会者的离场或离开当地提供或安排最便捷的交通工具。这需要会议组织者在会前就作出细致周到的安排，随时调整准备。

(1) 是否能集体运送与会者

在大型会议结束后，与会者通常自行安排接下来的事务，如果交通便利的话，这样做不会产主什么问题。但是，如果大量与会者需要同时离开，若交通不便，结果可能导致不必要的混乱。

(2) 是否需要安排搭车

虽然这项工作似乎给会议组织者增添了额外的负担，但是这可以在所有牵涉其中的人之间建立起心理上的联系，从而为会议吸引更多的与会者。搭车可以减少与会者的交通费用，充分利用有限的停车场地，同时减少会议地点附近的交通问题。

如果与会者相互搭车离开，最好安排一些吸引人的活动，使他们等到招待会结束之后再出发。由于这个时候停车场有很多空间，这也是吸引他们留下的一个因素。不过，如果招待会上供应酒水饮料的话，应该提醒将要开车的与会者控制饮酒量，并为他们提供其他饮料。

2. 送客细节

(1) 安排交通工具和行走路线

离场时，应考虑各与会人员离场方向，然后安排交通工具和行车路线，确保每个与会人员安全离场。

(2) 安全

无论是自有车辆，还是租赁车辆，会议组织者都有责任保证其安全性: 包括每辆车、合法承载量的确认，各种安全检查以及司机的安全教育等。

(3) 及时

赶往下一个目的地的，要提前备好机票、火车票，并尽量安排专人专车送往机场或火车站。

(4) 舒适

会议组织者在安排交通工具时，应考虑当地天气、旅途长短等因素。比如，如果当地气候潮湿闷热，就应安排有空调装备的车; 如果旅途较长，可以安排有配备了移动电视的车等。

中国人常说: “迎人迎三步，送人送七步。”可见，中国人是非常注重送客礼节的，其中有一些细节是不可忽视的。

3. 握手致意，礼貌周到

(1) 提醒与会者携带好个人物品

与会人员离场时，应提醒他携带好个人物品，不要有遗漏。这是一种体贴入微的行为，既可以减少与会者匆忙回头寻找遗落物品的可能，又可以为自己省去保管遗落物品，甚至送递和邮寄的麻烦。

(2) 送客真诚，送离视线

一般在送客时可送至大门外、电梯口甚至送上车，并帮与会者关车门。对待身份、地位越高的贵宾，各种礼仪越要做到位。此外，送客人员不可在与会者上车后就离去，应等待与会人员乘车离开自己的视线后再离去。

以上是体贴客人的送客之道，也是周到的会议服务礼仪。