当今社会，各种名目的会议每时每刻都在进行着，大到国与国之间，小到家庭成员之间，其目的或是为了开展政治、经济、科技、教育、文化方面的合作与交流，或是为了人与人之间协调关系、交流思想、联络感情、解决矛盾。会议已经成为人类社会活动中不可或缺的一种交往方式。

一、会议策划服务

会议策划分为广义和狭义两种，广义的会议策划是指根据会议市场的分析和定位，针对某一会议细分市场进行会议项目的总体构想。狭义的会议策划是指会议召开之前，会议的主办者或是承办者根据会议目标，对一个具体会议的形式、会议的规模、会议的地点、会议的时间、会场的布置、会议的议程、组织参会人员、安排会间活动、设定会议的财务开支等做出构想和设计，形成系统、完整的会议活动方案。广义的会议策划和狭义的会议策划其实都是会议活动前期准备的阶段，当总体构想完成，有了开始的“创意”之后，就应该有细化的会议策划活动方案，并以会议文案的书面形式完整地记录下来[1]。

1. 会议策划在会议服务活动中的作用

无论是广义的会议策划或是狭义的会议策划，总的说来会议策划的作用主要表现在以下几个方面。

(1) 策划是会议活动取得成功的保证

《论语·述而》曰: “好谋而成者也。”这说明了成功只会留给有准备的人。我们所做的会议是一个复杂的管理活动，涉及的问题是多方面的。只有会前进行认真地思考和准备，将每一个方面的问题都想清楚、想透彻会议才可能取得成功。

(2) 策划为会议行动提供指南与纲领

会议策划是会议活动成功进行的保障和先决条件。只有把策划方案设计和实施好，会议活动才能有条不紊地开展。

(3) 策划为主办者提供新观念、新思路、新方法

主办者在谋划时，要对已掌握的情况进行判断、分析; 为了寻找解决问题的方案，大脑要进行充分地创造性思维，很多新观念、新思路、新方法就产生在这个时候。既符合客观实际，又有创新的策划，才能充分发挥人的主观能动性，推动事情往更好的方向发展。

(4) 策划可以改善管理

竞争力是针对外部而言的。一个好的策划，对改善内部管理也能发挥积极的作用。策划的过程，是发现问题、寻找对策的过程，行动目标、战略、策略、途径、方法、计划等都在这一过程中被提了出来，这些对加强和改善内部管理是很有帮助的。

2. 会议策划具体步骤

(1) 明确会议目标。会议的目标是会议组织者的期望所在，是会议所要完成的具体任务。人们举行会议就是为了达到某种目的或完成某项任务。

(2) 确定会议形式。会议的基本形式有: 现场形式、笔谈形式、座谈形式、远程形式等。

(3) 确定会议规模。

(4) 确定会议的时间和地点。

(5) 准备好会议的相关文件和证件。

二、会议组织服务

与会人员是会议的主要参与者，即会议服务的主体。与会人员的服务主要由以下四个方面构成: 参会准备、技术服务、市场营销和会议计划。

1. 参会准备

(1) 确定与会人员

其中包括确定与会正式成员、特邀成员、列席成员、旁听成员。确定与会人员最重要的原则是选择适当少数的人。这个原则说起来容易，但是做起来却比较难。因为总是有人觉得自己应该参加会议，但是却不能为会议有所贡献，或是从会议中得到什么。有的人虽应该参加会议，但是他们却觉得无法为会议有所贡献。

(2) 确定会议议程

议程是会议所要通过文件解决问题的概略安排，用简练文字逐项写出即可。顾名思义，议程即是会议的程序表，它所涵盖的除了足以实现会议目标的各种议案，如主题规则等之外，还包括与会者姓名、会议时间及会议地点等项目。所以，会议服务人员应该在会议召开前为每位与会人员准备一份议程。让与会人员明确会议流程，从而达到心中有数减少与会人员的不知所措。

会议的议程是会议最为重要的文件之一，议程本身就会使与会者很好地理解会议的目的。在议程各项议题上可以加注“信息”“讨论”“决策”等小标题，以便与会人员知道他们努力要实现的每个议题的目的是什么。

(3) 会场设施及相关设备布置

对于大型公开性会议或各种专业研讨会等，会议各种设施和用品的准备工作是非常重要的。会议设施的欠缺或布置不合理都会分散与会者的精力，使与会者不能很好地专注于会议，影响会议进程和会议的顺利召开。所以会议服务人员应落实会议用品和设施、会场布置与座次安排以及会前检查等的准备工作。

(4) 其他会议期间服务 (包括餐饮、与会服务、保安、清洁、翻译等)。

2. 技术服务

利用视屏会议、数字音频和视屏、数据压缩技术等高科技技术对会议进行无空间障碍性、无时间障碍性和无信息障碍性顺利开展。(www.daowen.com)

图5-1 视频会议逻辑结构

3. 会议场地服务

重大或重要的会议和活动场地的关键设备应配置两套，包括话筒、扩音机、音箱等，一套在会议和活动实施时正常使用，一套作为应急备用。

(1) 音响设备

对一般音响系统而言，其中最基本、最重要的器材由四部分组成，即音源、调音台、功率放大器、音箱。另外还可以配用各种校正、美化音质的声音处理器材(周边设备)。

(2) 灯光设备

场地内的灯光应根据会议的主题需要做出相应的调整，包括休息室、室内通道的灯光。场地内的灯光，要有足够的亮度，尤其是照射在会标、会名、旗帜、主台(中心) 区域和桌面上的灯光要有均匀、柔和的光亮度，但光线不可直射与会人员的眼睛。

(3) 视听设备

会议视听服务人员在会议举行当天须早早到达会议现场，一般在活动正式开始之前4～5小时为宜。并要提前做好以下工作:

①放置屏幕和带有伸缩式架脚的设备架。

②在一个或几个架子上放置投影仪或放映机。

③调节开关，调整光线合适高度。

④检查聚光灯效果。

⑤通过房间的电路系统或便携式电路系统连接电线。

⑥调试话筒效果。

⑦检查两次幻灯机工作是否正常 (或从前面讲桌处检查，或从房间后面幻灯机附近检查)。

4. 会议配套服务

(1) 餐饮配套服务

①餐饮配套服务方式人性化。

②餐饮配套服务内容特色化。

③会后聚餐娱乐服务多样化。

(2) 住宿配套服务

①自行负责住宿。

②会展组织者负责住宿。

(3) 交通配套服务

①会议中心交通服务。

②路途交通服务。

(4) 运输配套服务

①会议物资、文件的运输服务。

②其他物品运输服务。