一、会议服务的现状

人们在社会交往过程中，经常会遇到一些个人能力难以解决的问题。这时候，人们会聚在一起，相互启发、共同商讨; 或是协调关系、分工合作，用集体的力量解决问题、战胜困难。会议正是为了满足人们的这种社会需要产生的，并且随着这种社会需要的发展而发展。

从会议展开的方式来看，报告、发言、讲话、辩论等口头交流是与会成员传递信息、交流思想、阐明立场、表达意志的主要方式，也是会议展开的基本方式。“会议”乃“会”而“议”之，“会”而不“议”则非“会议”。没有口头交流的会议不是真正意义上的会议。当然，也可以辅之以书面和声像交流的方式。总之，会议是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动。

会议作为一个与会者表达观点、明辨事理、产生约束力的平台，会议服务的要旨就是要更好地打造这个平台，最大限度地发挥会议的作用。要有针对性地打造好这个平台，首先就要了解这个平台的具体情况和发展背景。

1. 会议服务管理发展的不平衡性

(1) 国际会议产业价值链不平衡

国际会议产业价值链高低端不平衡。处于国际会议产业价值链的高端工作是会议的策划和申办，而会场管理、住宿和餐饮活动安排等现场服务处于产业价值链的最低端。

众所周知，会议产业价值链中高端的利润率远高于低端的利润率，但是目前我国的现状却是服务于会议产业价值链高端的机构甚少，绝大多数机构都在会议产业价值链的低端市场中打拼，之所以出现这样的局面，是因为按照市场规律，高利润必然伴随着高风险，因此大多数会议机构不愿涉足高风险的工作。

例如申办大型国际会议除了要做长期艰苦的申办工作外，一旦申办失败，全部申办资金将血本无归，这造成了目前我国国际会议产业中的会议申办和承办完全割裂的现象，没有多少会议服务和旅游机构对申办国际会议感兴趣，而一旦会议申办成功之后却蜂拥而上，竞相争办，甚至有时出现不正当的竞争。这种不正常的现象如不及时扭转，将会致使我国国际会议市场出现无米之炊、无源之水的尴尬局面。

(2) 服务国际会议的硬软件不平衡

机构发展不平衡。一谈到发展本地的会议产业，很多人首先想到的是要在本城市修建豪华的国际会议中心，有的城市有了一个会议中心还不满足，还要再修建几个，每个中心的场地越大越好。其实当前阻碍我国国际会议产业发展的恰恰不是会议硬件条件不具备，而是策划、申办和组织实施国际会议的专业会议管理机构远远不能满足需要，特别是那些专业会议管理机构也面临着艰难地脱胎换骨的改造，由财政拨款的事业单位向自收自支的企业转型。

但与我国的许多国有企业不同的是，中国专业会议组织者们并没有多少家底和积蓄，甚至连办会展场所都是租来的，只有储存在人脑中的智力资源。如果我国不能尽快出台一些对会议软件机构的扶植政策，这些曾经为发展我国国际会议事业作出巨大贡献的机构将会退出历史舞台。

(3) 我国对MICE行业中税收政策不平衡

MICE是国际上对会展行业的统称，它包括会议行业、展览行业和奖励旅游行业三方面的内容。目前在我国旅游行业享受差额缴纳营业税的优惠税收政策，因此同处MICE中的奖励旅游也就当然享受优惠税收政策。

同时，旅游机构在承办国际会议时也堂而皇之地享受优惠政策。我国的部分城市为了促进本地区展览行业的发展，对展览费用中的展台搭建费和场地租金也给予优惠税收政策。而我国的会议行业，当然也包括国际会议行业却要全额缴纳营业税。

我们知道，会议机构收到会议代表的报名费主要的用途是支付会场租金、餐饮费和住宿费。这些费用交给会议中心和饭店之后，他们又要再缴纳一次营业税，造成重复上税现象，加大了会议的成本。因此，尽管旅行社的会议服务工作并不十分到位，有些会议服务机构为了合理避税，不得不将许多工作直接委托给旅行社。由于会议服务行业的利润率本身就不很高，全额缴纳营业税给大多数会议服务机构造成了巨大经济压力，抑制了会议服务行业的生存活力，从而阻碍了我国会议特别是国际会议产业的发展。

(4) 会议管理机构中国家和地方不平衡

近几年来，我国的许多城市先后建立的会展管理办公室，其主要作用就是在政策和资金上给予会展行业支持，用以促进、协调和管理本城市的会议和展览的健康有序地发展。但是我国至今还没有一个全国性的会议产业管理机构。

在其他许多国家，会议管理机构是将国际会议和旅游放到一起管理的，称为国家旅游会议管理局，例如韩国、南非和巴西就是采用这种方式。北京申办和筹备资金主要来自各个单位的事业费。但是20世纪90年代末深化体制改革，政府机构开始精简，压缩行政开支; 全国性的学会也由于体制改革，由事业单位逐渐向企业单位过渡，国家不再为其行政拨款，这些机构不再会有更多资金投入到申办国际会议的活动中。

资金的短缺也是当前制约我国国际会议发展的重要原因之一。其实，通常申办一次国际会议的费用只有十几万元，但是举办这个会议却会给当地带来巨大的经济效益。根据在北京地区举办的多个国际会议的统计，会议代表在会议期间的平均消费每天可高达200美元，这还不包括代表个人旅游和购物的消费。除了饭店外，国际会议还会给会场、仪器和设备、餐饮、购物、旅游和交通等许多有关行业带来收入，但是不知为何，许多会议城市的政府就是不肯出国际会议的启动资金。虽然以上这些问题会影响我国国际会议前进的步伐，但是随着我国的经济持续高速发展，依托我国悠久的东方文化和丰富的旅游资源，我国的会议设施和旅游环境日趋完善，都会增强我国对国际会议的吸引力。

(5) 对展览和国际会议的资金支持不平衡

我国的许多展览会，特别是政府主导性展览会已经成为许多城市的名片。为了能够树立好城市形象，这些由政府倡导、支持，甚至由政府直接参与的展览会，每年都能得到数千万元的开发推广费用，资金多得用不完，有的甚至每年花几百万元在北京机场高速公路上竖立一个广告宣传牌。政府主导型展览还有一个特点，无论盈亏政府都会继续举办，财政可以完全由政府“兜底”买单。

国际会议相比展览会的充足资金来说，真是举步维艰，至今我国申办和筹备大型国际会议的资金还没有形成一个成熟渠道。20世纪，我国的大型国际会议主要集中在北京举办，这是由于在大多数国际组织中代表国家会员的各个政府机构和全国性学会主要都位于北京，申办和筹备资金主要来自各个单位的事业费。但是20世纪90年代末深化体制改革，政府机构开始精简，压缩行政开支; 全国性的学会也由于体制改革，由事业单位逐渐向企业单位过渡，国家不再为其行政拨款，这些机构不再会有更多资金投入到申办国际会议的活动中。

国际会议协会主席曾说过: 中国有可能成为21世纪国际会议旅游的首选目的地。我们应该抓住这个难得的机遇，为在我国召开更多的国际科技会议而努力。

在我国会议行业中是否也能够成立类似于贸促会这样半官方半民间的机构，来对全国的国际会议产业进行统一的管理，制定发展会议产业政策、协调各个政府主管部门的关系、管理国家提供的发展国际会议的资金、制定中长期的发展规划、对在我国举办的国际会议进行评估等工作。如果能够建立这种机构，无疑会对我国的国际会议产业产生巨大的推动作用。

本章补充阅读材料

案例讨论

会议产业对于城市的价值与经济拉动性测算

一、会议产业对于城市 (区域) 发展的积极意义

1. 提升区域品牌形象

借助会议提升区域品牌形象的成功案例不胜枚举: 瑞士小镇达沃斯、海南小镇博鳌，都是因会议而闻名海内外。义乌的“小商品博览会”、南宁的“东盟博览会”等，都为其城市知名度的提升做出了重要贡献。2009年底哥本哈根“联合国气候变化大会”，使得这个北欧小城一下子变成了全球范围内被媒体报道最多的城市。即使对一些大型城市来说，知名会议、品牌会议对于城市形象塑造所发挥的作用也绝不可低估。拥有良好城市形象的维也纳、巴黎、伦敦、新加坡等，多年来一直位居国际会议协会 (ICCA) 知名国际会议举办城市的前列。研究表明，举办知名会议、品牌会议是现代城市树立良好形象的重要途径之一。因此，不管是国外还是国内，各类品牌会议与活动都是备受追捧的对象。

2. 推动区域社会经济发展

首先是推动城市建设的发展。发展会议产业，就要修建会议中心、会议酒店，以及配套的商业、餐饮、旅游、娱乐等设施，进而带动城市基础设施建设。从国内外的发展状况看，各城市的会议中心 (会展中心)，一般都是当地的地标性建筑。

其次是增加就业与税收。会议产业是一个劳动密集型的现代服务产业，需要大量的相关工作人员。据美国会议产业理事会 (CIC) “美国会议产业影响力研究报告”的数据，2004年，美国会议产业创造全职就业岗位171万个，直接税收达214亿美元。2005年，美国芝加哥会议产业共创造就业岗位12.8万个，直接税收达5.596亿美元。

其三是拉动产业增长。与展览相同，会议对于举办地相关产业的拉动性是很强的。煤炭基地举办“能源论坛”，汽车工业城市举办“汽车产业大会”，旅游目的地举办“旅游博览会”等，其主要目的就是为了拉动相关产业的发展。实践证明，会议及展览活动对于产业发展的推动作用是直接而有效的。

其四是促进投资。与旅游、展览活动不同的是，会议往往是高端人士交流观点与探讨业界问题的高层次平台。城市通过举办特定类型的会议而将该领域或该产业内高端人士邀请到会，被证明是一种有效的增加投资的方法。

3. 提升旅游业的内涵与层次

目前，国务院把旅游业推到了“战略性支柱产业”的高度，强调调整旅游产业结构，走内涵式发展道路，推动旅游产业升级换代。在这种背景下，着重发展以会议展览旅游为核心的商务旅游，成了业界的必然选择。

与传统的观光度假旅游相比，商务旅游对目的地带来的益处主要有:

一是会展旅游的人均消费额大大高于传统的观光游、度假游。据统计，香港会展活动的人均消费额为24826港元，为度假旅游的3倍; 新加坡一般游客只逗留3.7天，人均消费710新元，而会议客人则逗留7.7天，消费1700新元。

二是可以与观光游形成淡旺季互补。会展旅游计划性很强，一般会错开学校假期、公共节假日等传统观光游比较集中的时间段。

三是会展旅游的经济拉动性远高于一般的观光游，它对于区域的交通运输、旅游景点、商业、文化娱乐、餐饮以及广告、设计、制作、印刷、鲜花、礼仪、礼品等都有很强的带动性。

四是会展旅游者素质较高，有利于目的地树立良好的城市形象。

4. 拉动消费

会议、展览、旅游均具有较强的经济拉动性。如果从人均消费额来看，会议代表的人均消费额会大大超过观光旅游者与一般参展商、展览观众。国内外专家普遍认为，会议展览对经济的拉动作用一般可以达到1∶ 5～1∶ 9之间。

二、会议产业的经济拉动性及其测算方法

会展活动对于经济的拉动性，指的是会展活动除了在会议举办场地有较大的花费之外，在其他很多领域都有很高的花费额。这两者之间的比例，就是会展活动的经济拉动系数。(www.daowen.com)

会议支出包括会议的直接支出和间接支出两部分。

直接支出。直接支出是会议组织机构及会议代表为组织会议、参加会议而必需的花费，其中包括酒店内的花费 (食宿及会议设施等) 以及酒店外交通、餐饮、会议策划与服务、商务服务等方面的开支。

我们国家目前尚缺乏普遍认可的会议产业统计方式和统计数据。综合《会议》杂志近几年所做的“中国会议酒店市场调查分析报告”的结果，我国酒店业总收入中会议团队收入额所占比例约在28%左右，比美国的36%要低。如果按照28%的比例计算，再乘以我国酒店业的年总收入额，就是我国会议产业的总消费额。2007年，我国星级酒店的年总收入额为1637亿元，如果再加上大量非星级酒店，我国酒店业的会议收入 (直接消费) 大约在1000亿元左右。

间接支出。间接支出是会议代表的非必须花费，其中包括参会代表在当地的游览、购物、餐饮、文化及休闲娱乐、社交等方面的开支。

国际上目前尚缺乏会议直接、间接消费统一的计算方法。综合国际知名会议研究机构与CVB (会议与旅游局) 的做法，我国会议代表酒店内消费的计算公式应该是:

(房价+餐费+场地费及杂费) ×停留天数×总人数

几点说明:

1. 房价: 会议团队平均房价的50% (两人合住) +20% (一人单住)。

2. 餐费: 午餐、晚餐、两次茶歇费用之和。

3. 人均场地费及杂费: 包括场地费、搭建费、设备租赁费、宴请费、翻译费、鲜花礼仪费、各种服务费等。这方面费用约占会议代表单日房价的50%。

4. 平均停留天数: 3天。

5. 考虑到不同星级酒店的价格差异，建议分五星级、四星级和三星级三个层次分别进行计算。

会议代表酒店外消费主要由以下几个方面构成:

1. 交通费用: 包括国际、城际交通与目的地区域内交通等。综合国内外数据，外地参会者交通费用约占会议代表酒店内平均总花费的150%～200%。

2. 游览、购物、餐饮、文化及休闲娱乐、社交等方面的开支。这个数字很难准确计算，一般认为，会议代表这方面的花费大约占酒店内平均总花费的120%～180%。目的地城市在这方面的配套设施越丰富，会议代表的相关花费就会越高。

例如: 某社团机构在某城市五星级酒店举办一个500人的会议，相关数据如下:

1. 房价: 700元/间夜。即350元+140元，合计490元。

2. 餐费: 午餐120元、晚餐150元、两次茶歇共100元，合计370元。

3. 人均场地费及杂费: 350元。

4. 停留天数: 3天。

5. 会议人数为500人。

那么，这个会议的酒店内消费额为:

(490+370+350) ×3×500﹦181.5万元

这个会议的酒店外消费额为:

181.5×175% (折中数) +181.5×145% (折中数) ﹦580.8万元

该会议团队的总消费额为: 762.3万元。

(来自《会议》杂志 2011 作者: 王青道)

章末小结

案例提示

1. 会议产业对于城市 (区域) 发展有什么积极意义?

2. 学会粗略计算会议产业的经济拉动性。

通过本章学习，我们学习了如下知识点:

1. 会议种类可以按照会议规模、会议性质和会议内容划分。

2. 会议的功能: 会议显示组织的存在; 会议是群体沟通的方式; 会议是一个集思广益的渠道; 会议能使人们得到各方面的信息。

3. 会议服务管理发展的不平衡性表现在: 国际会议产业价值链不平衡; 服务国际会议的硬软件不平衡; 我国对MICE行业中税收政策不平衡; 会议管理机构中国家和地方不平衡; 对展览和国际会议的资金支持不平衡。

拓展阅读

李野新. 新会议营销——一本正经［M］. 深圳: 海天出版社，2007.

天虹. 会议管理实务［M］. 北京: 中国纺织出版社，2007.

关山美. 会议营销［M］. 北京: 中华工商联合出版社，2009.

[1] 天虹. 会议管理实务［M］. 北京: 企业管理出版社，2005.

[2] 廖世昌. 会议管理［M］. 北京: 企业管理出版社，1992.

[3] 牟红. 会展服务管理［M］. 北京: 机械工业出版社，2009.

[4] 赵春霞. 会展概论［M］. 北京: 对外经济贸易大学出版社，2007.

[5] 谭红翔. 会议运营管理［M］. 重庆: 重庆大学出版社，2007.

[6] 天虹. 会议管理实务［M］. 北京: 中国纺织出版社，2005.