会议服务作为会展服务管理的重要组成部分，因其与其他产业的深切关联性和其巨大效益 (包括经济效益、社会效益等) 而备受各级政府、相关业界的重视，会议服务的发展历程如何和如何健康发展成为当前社会各界普遍关注的一个问题。

一、会议服务的种类与外延

1. 会议种类

会议是最有效的沟通方式之一，会议允许一个人或几个人在一段很短的时间内提供信息或将信息传递给他人，所以有效的会议服务对于会议的成功开展就显得尤为重要了。

会议类型多种多样，会议服务应该着眼于不同的会议类型进行具体服务。根据不同的划分标准可以对会议进行不同的分类[1]。

(1) 按照会议规模 (即参加人数多少) 划分，主要有4种[2]:

①小型会议。人数少则三五人，多则几十人，一般不会超过一百人。

②中型会议。人数在一百至一千人之间。

③大型会议。人数在一千人至数千人以上。

④特大型会议。人数在数万人以上，例如节日集会、庆祝大会等。

(2) 按照会议性质和内容划分，主要有5种:

①规定性会议。即法定的必须按期召开的各种代表大会。

②日常性会议。即领导机关、领导同志贯彻民主集中制原则，实行集体领导，研究和处理日常工作的会议。

③专业性会议。即为研究某项工作，讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议。

④纪念性会议。即为纪念重大历史事件或重要人物、重要节日而召开的会议。

⑤座谈性会议。包括各种各样的座谈会、茶话会等。

此外，会议可以从时间上划分、从会议阶段上划分、从开会手段上划分、从开会目的上划分和会议性质上划分等多种种类。

按照时间划分，可划分为定期会议和不定期会议。

按照开会手段划分，可划分为常规会议和电子会议。常规会议即传统性的会议，电子会议指电视会议、卫星会议、电脑电话会议、电子计算机会议等。

按开会方式划分，可分为团体会议、一对一会议、面对面会议、电话会议、视频会议。

按开会目的划分，可分为宣布人事安排、讲解政策的会议; 当众表扬或批评别人的会议; 临时处理突发事件的会议; 固定的团队会议; 集思广益的会议。

广义上的会议包括各种形式的研讨会、座谈会及其他将人们聚集在一起进行信息交流的会议和活动。研讨会多为学习和了解某具体的技术、技能的有效平台，同时也包含知识的传递。研讨会的特点是实践操作性强。参会者通常实实在在地研究一个项目，实验某产品或制造某物。座谈小组、座谈会和论坛的共同特征是: 由一组人就某个问题进行讨论。然而三者之间还是存在细微的差别。

座谈小组的成员所使用的沟通方式是彼此间的互动，所谓的“听众”是不存在的。座谈会允许每位发言者就所了解的话题展开简短演讲，在诸位发言者之间不存在互动。

与座谈会不同，论坛既存在听众与发言者的交流，也有发言人之间的互动和交流。一般地，论坛都会安排特定时间让听众向讲演者提出问题。 “鱼缸式会议”(fishbowl) 是会议范畴中较为特殊的一种形式。在这种方式下，约6～8位与会者在讲台或会议室中央坐成一个封闭式的圆环。除圆环中央的人外，其他辩论会适合同意和否定某种观点的人士参与讨论的场合。其他参会者均不发言。如果参会代表想要发表其观点，则需要走到圆环的中央并就座演讲。作为会议的另一种形式，辩论在相当多的时候确能促使计划 (步骤) 得以改进，原因是——在观点的“激烈交火”中，原计划 (步骤) 的缺陷亦暴露无遗。

“角色扮演”在会议中的应用并不多，然而在某些场合，“角色扮演”也确有它难以替代的作用。亚洲及美洲酒店业主协会在举办年会时，使用了“角色扮演”的方式明确特许授权人和特许经营人间的仲裁和调解问题。由于事前的完美策划，以及类似律师怎样同仲裁人进行周旋这样的情节被活生生搬上了“舞台”，使得整个“角色扮演”在会议中获得了巨大的成功。

2. 会议服务概念

会议服务，就是为保障会议的顺利召开而提供的一系列全面的服务。包括会议的前期策划、会议的招商招展、会议的接待、会议的具体业务、会议的现场服务以及会议后的工作等。

会议服务涉及的面非常广，从落实会场、安排交通、解决食宿再到现场的服务接待，这些都属于会议服务的范畴。狭义的会展服务，专指为各类会议提供服务，如为党的代表会议、政府工作会议、总结会、研讨会、现场会、办公会、座谈会、经验交流会、报告会、董事会、洽谈会等会议提供保障服务。广义的会议服务是指为会议相关的各种内容的活动提供全方位的服务; 不仅为各类会议提供服务，还包括为各种活动提供服务，如会见、接见、新闻发布会、剪彩、签字仪式等，以及各种类型的展览会、博览会、联谊会、论坛等。本书所述的会议服务主要是讲狭义的会议服务，附带一些博览会等会议知识[3]。

赵春霞 (2007) 认为会展服务，是主办方或承办方在会展前的策划和准备、会展期间的实施以及会展后续服务的过程中展示出的一种行业规范。会展服务渗透于会展的各个环节——会展报名、会展的议题、会场的选择、会展的筹备、策划、日程安排，与会者的膳宿，会展布置、现场服务以及会后的后续工作等。

二、会议活动的构成要素

会议活动是一个群体活动，必然由众多不同的个体或群体组成。只有了解到这些各司其职的个体或群体，才能因地制宜地开展会展服务[4]。

1. 主办者

会议的主办者是会议活动的具体组织者，其任务主要是根据会议的目标和规则制定具体的会议方案并加以实施，为会议活动提供必要的场所、设施和服务，确保会议正常进行。

会议的主办一般有以下几种情况:

(1) 由相关领导机关主办

在一个管理系统之内，负有领导和管理职权的机关往往需要通过会议的方式，宣布决定、传达指示、通报情况、布置工作、听取意见，这时，会议的主办者一般称为会议召集者。(www.daowen.com)

(2) 由会议的发起者主办

一些协作性、交流性的会议，主办者常常由会议活动的发起者担任。比如国际性的学术会议，就是由一个组织发起并主办，或由几个组织联合发起并共同主办的。

(3) 轮流主办

很多合作性和学术性组织都要召开经常性会议或例会，每一个成员单位 (包括国家、地区或非政府组织) 都有主办会议的权利和义务，轮流主办会议可以使每一个成员单位的权利与义务达到平衡。

(4) 通过一定的申办程序确定

一些重大的会议活动，由于具有一定的政治、经济等方面的影响，同时也为了提高会议的质量，于是采取申办竞争程序来确定主办者。申办程序和条件一般要在会议规则中加以明确。

2. 承办者

承办者即具体落实会议组织任务的机构或个人。一般情况下，会议的主办者即承办者，有时也有所区分。

承办者可以是主办方内部或外部的人选。如果一名内部承办者 (主办会议组织中的成员) 受命承办会议，他可能在筹备会议期间增加一个不同于本职的头衔。在一些组织中，这种情况已经开始发生变化，公司会议策划协会和政府会议策划协会等团体的建立就是一个证明，这些团体的成员主要负责担任其组织的会议承办者。

外部承办者通常是会议或相关行业中的专业人士。现在出现了越来越多的提供会议承办服务的公司[5]。

3. 与会者

与会者即参加会议的对象，通常又称为会议成员。与会者是会议活动的主体，因而是会议活动成功与否的重要因素。与会的人数越多，会议的规模越大。会议成员一般可分成四种资格，资格不同，其在会议中的权利和义务也不同。其中包括正式成员、特邀成员、列席成员、旁听成员。

小知识1

国际会议协会

国际大会及会议协会 (International Congress ＆ Convention Association， ICCA)，创建于1963年，总部位于阿姆斯特丹，是全球国际会议最主要的机构组织之一，是会务业最为全球化的组织，包括会议的操作执行、运输及住宿等各相关方面的会议专业组织。

ICCA在全球拥有80个成员国家，其首要目标是通过对实际操作方法的评估以促使旅游业大量地融入日益增长的国际会议市场，同时为他们对相关市场的经营管理交流实际的信息。作为会议产业的领导组织，ICCA为所有会员提供最优质的组织服务，为所有会员间的信息交流提供便利，为所有会员最大限度地发展提供商业机会，并根据客户的期望值提高和促进专业水准。目前，我国有18家单位加入ICCA，分布是北京、上海、广州、深圳、济南、杭州。

三、会议的功能

会议的功能揭示出了会议存在的意义[6]:

1. 会议显示组织的存在

会议是一个组织存在的表现。如果一个组织没有聚会，或者长时间没有聚会，或者只是非正式的聊天，则不但每个成员对它的向心力会减弱，而且团体本身也失去了表现自身存在的方式和亮相公众的机会。

没有不开会的组织或部门。一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织的存在价值。

2. 会议是群体沟通的方式

开会不是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过电子邮件、多媒体等种种形式进行沟通。但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无可替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。

有些人认为，利用现代各种先进的通信电子设备，可以达到足不出户就能对各种作业项目遥控自如的目的，那种围坐在一起开会的情景可能会逐渐消失。

其实这只是一种幻想。因为在现实社会中，人与人面对面的会议既是信息的沟通，也是一种情感的交流，而团体中人与人的情感交流是人类群居本性的需要，是绝对少不了的。从沟通的角度来看，会议作为群体沟通优于个体沟通的地方在于这种沟通是面对面的，能够直接获得及时反馈，而且是多方交叉进行，是一种比个体沟通更高效的沟通方式。

3. 会议是一个集思广益的渠道

会议是一个集合的载体。会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。在开会的过程中，如果能让与会者没有压力而畅所欲言，会议就会成为一个良好的集思广益的场所。这样就可以丰富、修正彼此的观点，最终得出更加合理的结论。

4. 会议能使人得到各方面的信息

会议能使人得到各方面的信息，了解一个组织的共同目标，了解其他成员的工作进度，能够协调彼此间的工作关系，以致相互配合、协商解决问题。

四、会议专业服务

在会议召开期间，会议代表经常会对会议的专业活动安排进行咨询，有的会议代表还有可能要求改动预先安排的报告时间，有些代表在作报告时还会向会议提出要求一些特殊的设备。这些都需要安排一个专业服务柜台，工作人员来帮助会议代表解决他们提出的各种专业问题。这些工作人员应该全部是专业人员，要对会议的整体专业日程有很全面的了解，能够回答并解决会议代表提出的各种专业问题。

小知识2

中国会展经济研究会

2006年，我国成立了首个专门的会展研究机构——中国会展经济研究会，下设会议组织工作委员会和会议中心及会议酒店工作委员会，深入研究我国会议方面的问题，这些机构已经陆续开展了工作。我国有关会展的研讨会和高层论坛已经举办多年，但是这些研讨会主要都是围绕展览会的内容进行的。2006年8月举办的首届中国国际会议经济发展高峰会，是我国第一次完全以会议为唯一内容的高层研讨会，具有划时代的意义。