档案数字化外包，是档案职能部门根据本单位的工作需求，把档案数字化任务委托给外包公司，由外包公司组织人员对档案进行流程化数字转换，档案部门直接享受数据扫描、处理、存储、挂接等数字化成果的一种加工方式^[3]。声像档案数字化外包是档案数字化外包业务的内容之一。声像档案数字化外包的优缺点如下：

（一）优点

1.具备充足且专业的工作人员

数字化外包公司是专门负责处理档案数字化业务的机构，可以根据公司业务开展的规模和情况招聘足够数量且具备专业技能的工作人员。数字化的每个环节安排具备专业技术的人员负责和协调，人力资源配置得到优化，提高了数字化工作的效率和质量。

2.可使用专业且先进的数字化设备

数字化外包公司专注于档案数字化业务的开展，配备专业的数字化设备是公司业务开展的基础之一，且为了公司的发展，使用的数字化技术很大程度上都走在数字化技术的前沿。对于档案管理部门来说，不需要专门采购数字化扫描设备就可以享受到质量较高的数字化成果，避免了因设备闲置带来的使用成本过高；对于外包公司来说，可以最大程度地发挥专业数字化设备的功能，也使效益最大化。

3.可使单位档案工作人员更专注于档案工作的核心业务

声像档案数字化是为了保护传统声像档案的同时，更好地开发利用声像档案信息资源。如果大量人力物力投入到数字化工作中，必然无心无力做好档案信息资源的开发与利用工作，使档案工作的发展受限。声像档案数字化外包后，档案管理部门只需专门安排人员负责与外包公司的对接，在数字化的过程中做好交流沟通和监督控制，对数字化成果做好验收，也能保证声像档案数字化工作的质量。

（二）缺点

1.对外技术依赖性太强

由于数字化业务外包，档案管理部门并不能第一时间掌握相关数据和管理系统的核心技术，对于管理此部分数据的管理系统的漏洞不能及时发现和解决，只能依靠外包公司提供长期持续的维护，如果外包公司出现业务变更或破产，此部分数据的安全可读及管理系统的使用将会受到很大的影响。长期来说，对外包公司的技术依赖性不利于档案工作的发展。

2.著录阶段无法独自完成，需专人配合

对于库藏的传统声像档案来说，数字化成果的著录只需根据其原始著录项和文字说明（含背景说明和内容说明）填写即可。但对于征集的照片档案、录音档案和录像档案，就需要专人配合，对相关信息识别、鉴定后才能著录，特别是声像档案中记录的人物信息、拍摄/录音/录像地点等内容，必要时应会同档案管理人员和捐赠人员共同完成著录工作。

3.档案安全存在隐患

数字化外包公司不同于事业单位，工作人员的流动性相对较大，且职业操守和责任意识参差不齐。一方面，工作人员如果对传统声像档案的使用方式不够熟悉和了解，稍有不慎就会造成传统声像档案原件的损坏；另一方面，现代信息技术的发展增加了档案信息泄露的风险，档案信息安全存在隐患。

4.沟通不畅带来的数字化成果不符合预期

由于行业不同，且每个机构的档案工作情况各有特点，外包公司和档案管理部门在专业认知上存在一定差异。如果在数字化工作的前期没有充分沟通需求，数字化过程中未及时反馈意见和调整策略，容易导致传统声像档案数字化的成果不符合档案部门的使用需求和预期效果，增大后期维护和调整的成本。

综上，档案管理部门应根据自身库藏实际选择何种方式开展传统声像档案数字化工作。对于传统声像档案保存较少且工作人员充足的单位，可以选择自建团队的方式，资金充足的话可以购置专用设备，若资金不足可考虑从其他档案馆或者设备公司租借专业设备。对于传统声像档案保存较多的单位，可以选择外包方式来开展数字化工作。在声像档案业务外包时，需注意以下事项：

1.选择符合资质的外包公司

应根据国家和行业的相关标准选择符合资质的外包公司。国家已陆续出台管理规范和行业标准对档案服务外包承包方资质进行规范。包括国家档案局制定的《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）和国家档案行业标准《档案服务外包工作规范》（DA/T 68—2017），现将相关要求节选如下，以供参考。

《档案数字化外包安全管理规范》中对外包公司资质的要求：

（1）数字化服务机构必须具有工商管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。

（2）数字化服务机构的法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人，股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民，国家另有规定的除外。

（3）数字化服务机构的工作人员必须提供本人身份证明和公安部门提供的无犯罪记录证明，必要时提供政审材料。(www.daowen.com)

（4）数字化服务机构必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。

（5）数字化服务机构的人员数量与素质、技术与管理水平、设施与设备状况能够满足拟承担项目的要求。

（6）数字化服务机构必须制定并执行数字化安全保密制度，制定并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。

（7）数字化服务机构应建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。

（8）数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报档案部门备案。

《档案服务外包工作规范》中对外包公司资质的要求：

（1）承包方应为依法注册的法人，具有独立承担民事责任的能力。

（2）承包方具有履行合同所必需的经营执照和相关资质、许可证明。

（3）承包方应具有履行合同所必需的服务能力、经验和信誉等。

除此之外，还应当注意，如果有保密的声像档案需要数字化，外包公司应具有保密资质，具体按《国家秘密载体印制资质管理办法》（国保发〔2012〕7号）等文件进行审查。

2.严格按照国家规范和标准开展数字化工作

为了使传统声像档案数字化的成果长期可读，数字化的数据格式和读取方式必须符合国家有关规范和标准。因此，在外包公司的招标和合同签订时，均需明确数字化成果必须符合国家有关规定和标准。目前，可供参考的有：

（1）国家档案行业标准：

《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62—2017）

《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54—2014）

《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63—2017）

（2）地方规范及标准（包括但不限）：

北京地方标准《档案数字化规范第4部分：照片档案数字化加工》（DB11/T 765.4—2010）

北京地方标准《档案数字化规范第5部分：录音档案数字化加工》（DB11/T 765.5—2012）

北京地方标准《档案数字化规范第6部分：录像档案数字化加工》（DB11/T 765.6—2012）

北京地方标准《档案数字化规范第7部分：成果存储与利用》（DB11/T 765.7—2013）

3.高度重视声像档案安全

声像档案安全包括传统声像档案载体安全和内容安全两部分。一方面，参与数字化工作的外包公司员工应经过相关知识的培训，具备一定的专业技术；另一方面，档案管理部门应制定和落实安全管理制度，对声像档案数字化外包工作全过程监控，对外包公司的人员、工作场所、管理情况、业务操作等进行必要的、定期或不定期的监督和检查，以保证传统声像档案的安全。