光盘声像档案的整理是指档案工作人员按照一定的原则和方法，将收集来的处于零散状态或初步整理过的光盘声像资料有序化、系统化的过程。光盘声像档案的收集是光盘声像档案管理的关键环节，也是声像档案管理工作的重要部分，只有通过有序、科学的整理，光盘声像档案才能更好地发挥其价值，满足档案利用者的利用需求。

光盘声像档案的整理工作包括光盘声像档案的分类、编号及编目。

（一）光盘声像档案的分类

1.按光盘记录的声像档案类型来分

按光盘记录的声像档案类型来分，可分为光盘照片档案、光盘录音档案和光盘录像档案。这种分类方法便于管理部门对不同声像档案的整理，同时也便于满足档案利用者的不同利用需求。

2.按光盘声像档案的来源来分

即按光盘声像档案形成单位来分。一般来说，不同的机构、组织形成的光盘声像档案往往反映了某一类型的工作内容。这种分类方法能保证档案之间的内在联系，能将同一部门的光盘声像档案相对集中，能反映部门工作情况，且便于日后的查找和利用。

3.按光盘声像档案的内容来分

即按光盘声像档案内容所说明的问题来分类。大致可分为政治、经济、文学艺术、科技和教育等类别。这种分类方法能较好地保持档案之间的本质联系，同时避免同类主题的声像资料分散不易查找的问题。

4.按光盘声像档案形成的年度来分

按光盘声像档案形成的年度进行分类，可全面反映该单位同一年度工作的发展情况，在便于档案利用者按年度查找声像档案的同时，也同机关文书档案管理制度相契合，便于查找与光盘声像档案相关的其他类型档案。

（二）光盘声像档案的编号

光盘声像档案根据光盘存储的声像档案类型可分为光盘照片档案、光盘录音档案、光盘录像档案。由于照片、录音和录像在记录档案信息的符号不同，阅览的方式也不同，为了便于档案部门的管理和档案利用者的使用，建议尽量不将照片、录音和录像存储在同一光盘。光盘照片档案、光盘录音档案和光盘录像档案的编号可采用照片档案、录音档案和录像档案的编号规则，在编号中添加载体标识符来区分存储在不同载体上的声像档案。

1.光盘声像档案的编号规则

光盘声像档案的编号规则包括对光盘的编号和存储在光盘上的声像档案的编号两个部分。

（1）光盘编号的编制

光盘的存储密度大，一张光盘能存储多组照片、多条录音音频和录像视频。为了便于光盘声像档案的排架和管理，需要对存储光盘进行编号。根据《档案数字化光盘标识规范》（DA/T 52—2014）的要求，结合声像档案的特点，光盘编号至少应包括全宗号、声像档案类型代码、年度和光盘序号，格式为：

全宗号-声像档案类型代码-年度-光盘序号(www.daowen.com)

或全宗号-年度-声像档案类型代码-光盘序号

其中，声像档案类型代码可用SX1代表照片档案、SX2代表录音档案、SX3代表录像档案；光盘序号指光盘在当年度归档光盘中的总序号。

例：“1-SX1-2019-001”或“1-2019-SX1-001”表示全宗代码为“1”的2019年归档的第一盘光盘照片档案。

（2）光盘声像档案档号的编制

存储在光盘上的每件声像档案应该有唯一的编号，即光盘声像档案的档号。光盘照片档案、光盘录音档案和光盘录像档案档号的编制可参考照片档案、录音档案和录像档案档号编制规则进行档号编制。档案号一般由全宗号、形成年度、保管期限代码、录制问题代码（录制主题代码）、录制部门代码和顺序号等内容组成。为区别传统照片档案、磁带录音档案、磁带录像档案等不同载体的声像档案，可在档号中添加存储载体代码加以区别，如照片档案代码为SX1，底片照片档案代码为SX1.1，传统照片档案代码为SX1.2，数码照片档案代码为SX1.3，光盘照片档案代码为SX1.4；如录音档案代码为SX2，磁带录音档案代码为SX2.1，数码录音档案代码为SX2.2，光盘录音档案代码为SX2.3；再如录像档案代码为SX3，磁带录像档案代码为SX3.1，数码录像档案代码为SX3.2，光盘录像档案代码为SX3.3。

以光盘录音档案为例：“1-2019-13-SX2.3-Y-3”表示全宗号为“1”的代码为“13”的单位在2019年形成的需要永久保存的第三件光盘录音档案。

2.制作光盘声像档案盘盒纸和盘面标识

完成了光盘和光盘声像档案的编号后，需要制作光盘声像档案盘盒纸和盘面标识，可参考《档案数字化光盘标识规范》（DA/T 52—2014）中的示例制作。盘盒纸标识内容需包括光盘编号、套号、全宗名称、内容摘要、保管期限、密级、文件格式、档案级光盘与否、类型及容量、运行环境、形成单位、形成日期、复制单位、复制日期和备注等。盘面标识应包括光盘编号、套号、类型及容量、形成单位、形成日期、复制单位和复制日期等。

其中，套号指归档光盘声像档案是原始母盘、标准光盘还是备份光盘，可用A表示原版母盘，用于封存保管，B表示查阅利用的标准光盘，C表示用于异地存储的备份光盘。内容摘要描述光盘存储内容的声像档案起止件号等内容。

需要注意的是，盘盒纸标识可使用毛笔或碳素、蓝黑色墨水钢笔填写，也可以使用书写型油墨或打印型油墨印刷；光盘盘面禁止使用粘贴标签，应用符合档案保护要求的书写材料来填写。

图5-3　盘盒纸封面标签样式

图5-4　盘盒纸封底标签式样

（三）光盘声像档案的编目

经过分类和编号后，应对光盘声像档案进行编目，不仅便于档案工作人员整理和统计光盘声像档案，还便于档案工作人员根据档案利用者需求更便捷地找到所需档案信息。光盘声像档案目录著录项至少包括：光盘编号、档号、题名、形成单位（责任者）、形成时间、备注等。上述项目可根据具体实际情况有所增减。

光盘声像档案的著录可通过EXCEL表格或建立光盘声像档案目录数据库的方式来实现。