如前文所述，数码照片档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片。在数码照片拍摄过程中，数字成像设备自动采集并保存了与照片相关的包括数字成像设备制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率等信息，称为EXIF信息（Exchangeable Image File Format）。EXIF信息不可修改，它是照片形成最初的基本信息，对照片档案的可读性、真实性具有重要的意义。

数码照片档案的整理，受计算机技术和网络技术的发展影响较大。在具体的工作过程中，又需要根据数码照片整理单位的需求选择合适的整理方式。数码照片档案的整理主要有两种方式：单机本地整理和声像档案管理系统整理。

（一）单机本地整理

单机本地整理，是指不通过网络传输，只在计算机存储或移动存储上对数码照片档案进行管理的方式。单机本地整理较适合数码照片来源不多且数量较少的机构和单位。具体的整理方式在国家档案局发布的《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50—2014）中有相应的要求和规范。

1.分类和排列

同一全宗内的数码照片档案按“保管期限-年度-照片组”进行分类，同一照片组内的数码照片档案再按档案形成时间排列。

2.命名

数码照片整理过程中，应对数码照片文件进行重命名，方便对照片进行查找和排列。

数码照片文件采用“保管期限代码-年度-照片组号-张号.扩展名”格式命名。

保管期限可分为永久、长期和短期，分别用“Y”“C”“D”表示；或是分为永久、30年、10年，分别用“YJ”“30”“10”表示。

年度用四位阿拉伯数字。如2018年产生的数码照片年度代码即为“2018”。

为满足单位数码照片存储数量需求，照片组号可用相应位数的阿拉伯数字作为代码标识。如每年的数码照片档案在千套以内，可用三位阿拉伯数字标识，同一年度内的照片组从“001”开始顺序编号。如每年的数码照片档案在万套以内，则可用四位阿拉伯数字标识，同一年度内的照片组从“0001”号开始顺序编号。

张号，指有密切联系的若干张数码照片组成的照片组中照片的序号。一般来说，可用四位阿拉伯数字进行标识，同一照片组内的数码照片从“0001”开始顺序编号。

例如：

某单位每年产生的数码照片大概为300组。2018年某单位拍摄的一组XX领导到单位考察的数码照片为本年度的第一组照片，保管期限为永久，存储格式为JPEG。此照片组中的第一张数码照片应命名为：

Y-2018-001-0001.JPEG

3.著录

数码照片档案经过分类和命名后，即可对数码照片档案进行著录，用以记录数码照片的相关信息，便于保管和利用。数码照片档案的著录项目至少应包括：全宗号、保管期限、年度、部门、照片组号、张号、参见号、摄影者、时间、组题名、文字说明、文件格式、开放状态。

数码照片档案的著录可通过EXCEL表格或是建立数码照片档案目录数据库来实现。(www.daowen.com)

如果以EXCEL表格进行数码照片档案的著录，在相应的数码照片存储文件夹中附入“照片组目录”和“照片组内目录”，方便检索和使用。

表2-7　数码照片档案照片组目录

表2-8　数码照片档案照片组内目录

如通过建立数码照片档案目录数据库来实现数码照片档案的著录，相应的数据库结构及字段表可参照下表。

表2-9　数码照片档案目录数据库结构及字段表

（二）声像档案管理系统整理

声像档案管理系统是数码照片档案整理的另一种方式。由于数码照片、数码录音和数码录像档案都是档案与现代技术结合的产物，三类声像档案的管理可通过一个声像档案管理系统集成管理。

在声像档案管理系统中，归档人员只需根据系统要求上传照片，填写系统列出的相应信息，即可生成相应照片档案号和照片档案目录。通过档案工作人员的检查与接收，即可完成数码照片档案的在线归档、保管和利用。

声像档案管理系统中数码照片档案的著录项目至少应包括：全宗号、保管期限、年度、部门、照片组号、张号、参见号、摄影者、时间、组题名、文字说明、文件格式、开放状态。

例：下图为昆明医科大学声像档案管理系统中照片档案的著录界面和照片上传界面。

图2-2　声像档案管理系统照片档案著录界面

（以昆明医科大学声像档案管理系统为例）

图2-3　声像档案管理系统照片档案上传界面

（以昆明医科大学声像档案管理系统为例）