（一）底片的整理

1.底片的分类

（1）按底片的尺寸来分

根据底片的尺寸大小来分类。例如，2寸的底片为一类，4寸的底片为一类，特大号的底片为一类。

优点在于：保管底片方便，可按照底片大小统一制作保管装具。

适用于：底片数量大、规格多的立档单位。

（2）按底片的制成材料来分

根据底片所采用的片基材料进行分类，可分为软质底片（胶片）和硬质底片（玻璃板底片）。

优点在于：底片保管环境一致，便于底片保管。

适用于：收藏软质底片和硬质底片较多的立档单位。

（3）按底片的种类来分

按底片的品种进行分类，将底片分为原版底片和翻版底片，或者分为负片和反转片，或者分为黑白底片和彩色底片。

优点在于：更好地保护底片，并且便于使用翻版底片复制照片。

（4）按底片的年代来分

按底片拍摄的年代来分，可以按不同的历史时期划分底片的大类，再在每个大类下按年代顺序划分小类。

优点在于：不同年代的底片收集在一起，便于查找数量多、年代跨度大的底片。

（5）按底片的拍摄者来分

即按照片的作者来分类。

优点在于：便于按拍摄者集中保管和查找底片。

适用于：科研和专业摄影部门。

（6）按底片反映的问题来分

即按底片的内容来分，如工程中产生的底片、科技项目中产生的底片等。

优点在于：便于按问题来集中保管和查找底片。

（7）按拍摄底片的部门来分

优点在于：便于查阅每个底片拍摄单位的所有底片。

底片如何分类，应根据单位照片档案的实际情况进行灵活选择。但要注意底片的类别设置不宜过多过细。对于常规照片档案，建议按底片的种类分类。

对于底片不多的单位，底片可以不进行分类，按底片收到的先后顺序依次进行流水编号，以一张底片或一组底片为一个保管单位，编一个顺序号。

对于底片产生数量较多的单位，可采用两种或两种以上的分类方法相结合进行管理。

除按以上分类方法分类外，还需要注意以下问题：新中国成立前与新中国成立后的底片分开；革命历史底片与旧政权底片分开；彩色底片与黑白底片分开；机密底片与一般底片分开。

2.底片的编号

底片的编号是指通过一定形式，按照一定的要求，固定底片分类整理的成果。底片分类方法确定后，就应该在全宗范围内进行编号工作。底片编号的方式有两种：底片流水号和分类档案号。

（1）底片流水号

以全宗为单位，在全宗内编流水号。编号顺序按底片收到或发出的先后顺序排列，格式为：

全宗号-顺序号

例：2-100

即为全宗为“2”的第100件底片档案。

一张底片或一组底片为一个保管单位，编一个流水号，若是一组底片，在底片的顺序号后加编一个分号。格式可为：

全宗号-顺序号（分号）

例：2-100（1）或2-100（1/3）

范例前者即表示全宗为“2”的第100件底片档案的第一张底片，范例后者通过“/”显示出此件底片档案共有三张底片，此为第一张底片。

（2）分类档案号

已分类的底片要编制分类档案号，底片档案号由全宗号、底片分类号和顺序号组成。在编制分类号时还可加入保管期限的标识。如某单位的底片档案分类号格式为：

全宗号-问题-保管期限-顺序号

例：2-3-Y-15

“2”是全宗号，“3”是某类问题的代码，“Y”代表永久保存（可用Y、C、D分别代表永久、长期和短期保存），“2-3-Y-15”表示某单位全宗为“2”的某类问题的永久保存的第15件底片档案。

如单位内部已实现部门立卷，为了便于各类型档案号的编制和管理，分类档案号的格式可为：

全宗号-年度-形成部门代码-声像档案类型-保管期限-顺序号

例：1-2019-13-SX1.1-Y-1

上述范例中，照片档案代码为SX1，其中，底片类型代码为SX1.1，传统照片类型代码为SX1.2，数码照片类型代码为SX1.3。范例所表示的内容为：全宗号为“1”的代码为“13”的部门在2019年归档的需要永久保管的第1件底片档案。

3.底片编号的标注

《照片档案管理规范》要求，底片编号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面的边片处，不得影响画面；也可采用其他方式将底片编号附着在胶片乳剂面片边外，不得污染胶片。如135胶片，可将底片号刻在齿孔之间。

4.底片袋的选择

底片袋应采用光滑、透气性好的半透明中性纸和中性胶粘剂制成，大小应与所保管的底片相当。

底片袋用纸应光滑、透气性好。光滑的纸袋不会磨损底片。透气性好的纸袋，可避免底片在纸袋内因局部环境温度或湿度不当而产生受潮、粘连或生霉。

半透明的底片袋，可以让使用者直接看到袋中的底片，避免由于经常取拿底片观看而产生的指纹和抓痕。

底片袋采用中性纸可减少底片因接触化学品而变质。有色纸张、牛皮纸不宜作为底片袋。

底片袋的胶黏剂可选用浆糊或桃胶。其中，桃胶是天然胶黏剂，不招虫且防潮，是较好的底片袋胶黏剂。

5.底片袋的标注

底片放入底片袋内保管，每张底片装一袋，底片袋的右上方表明底片编号。对翻拍底片，应在底片袋的左上方表明F字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上方标明“K”字样。

对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒中，按底片号顺序排列。

6.底片袋装具的选择

底片装入底片袋中可用底片册、底片夹或底片资料袋保存。

（1）底片册。底片册为常用的底片袋装具，一般有插袋式芯页，芯页以活页方式装订。底片袋按底片编号插入芯页的插袋内，插袋上也标明底片号。用底片册保管底片的优势在于：

①插入芯页内的底片固定平整，不易变形；(www.daowen.com)

②底片册以活页式装订，便于新增和重排；

③便于查找，一目了然。

（2）底片夹。底片夹的规格较多，现在使用的较少。一般适合底片档案较少且底片尺寸较小的单位。

（3）底片资料袋。将底片袋装入用牛皮纸制作的资料袋内，一组底片袋可装入一个资料袋中。资料袋上标注底片编号、名称等信息。

（4）照片档案册。可将底片装入照片档案册，与对应的照片档案放置在同一个页面，便于照片和底片的使用和管理。

7.底片的编目

底片整理入册后，要根据整理的底片档案的情况进行登记编目。

底片目录大致如下：

表2-1　底片目录

8.放置备考表

不论选用底片册、底片夹或是底片资料袋，均应放置备考表。备考表的内容包括本册/夹/袋情况说明、立卷人、检查人、立册/夹/袋时间。其中，本册/夹/袋情况说明用于填写册/夹/袋内底片缺损、补充、移出、销毁等情况，并由档案管理人员对底片之后发生或发现的问题填写说明、签名、标注时间。

备考表可参考下表：

表2-2　备考表

（二）传统照片的整理

根据单位保存照片档案的数量和利用情况不同，整理的方法也有不同。对于照片档案不多的单位，可采用每年流水编号的方式进行编目，或是将照片档案与相对应的文书档案一起整理立卷，统一编号和存放。但以流水编号的方式管理照片档案在按问题查找照片档案时，不容易找全所需档案；照片档案与文书档案一同立卷保管的方式虽然有图文结合的效果，但由于照片档案的保管条件与文书档案不同，不利于照片档案的长久保存。《照片档案管理规范》中建议，照片应分类后统一存放。

1.照片的分类

（1）按拍摄年度来分

根据照片拍摄的所属年度进行分类。这种分类方法一方面反映了一个照片档案归档部门每年工作的内容和发展情况，便于利用者按年度查找照片档案；另一方面同机关文书档案管理制度相契合，便于照片档案的管理。

（2）按问题来分

根据照片所拍摄的内容或是照片反映的事由进行分类。这种分类方法可以使内容性质相同的照片相对集中，更好地保持照片之间在内容方面的联系。

（3）按拍摄者来分

根据照片的拍摄作者进行分类，不仅适合于底片的分类，也适合于照片的分类。这种分类方法可以使同一拍摄者的照片相对集中，有利于利用者按照片拍摄者查找和利用照片。

（4）按照片形成的部门来分

随着照片拍摄设备的普及化，不同机构的不同部门都配有照相机等拍摄设备。各工作部门在工作中可以随时通过照相机、手机等设备记录该部门工作的影像。按照片形成的部门来分，可以使同一部门产生的照片档案相对集中，一方面能更好地反映该部门工作和发展情况，另一方面便于该部门照片档案的查找和利用。

不同的分类方法有不同的优势。在照片档案分类的实际工作中，可将几种分类方法结合使用，以便于照片档案的保管、查找和利用。

2.照片的编号

照片分类后，就可以按照类别进行编号。照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，根据单位的具体情况，照片号可由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号等内容组成。

（1）全宗号-保管期限代码-册号-张号

其中，册号是指在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从“1”开始的顺序编号。

例：1-Y-2-3

即为全宗号为“1”的永久保存的第2本照片册中的第3件照片档案。

（2）全宗号-保管期限代码-张号

例：1-Y-25

即为全宗号为“1”的永久保存的第25件照片档案。

（3）全宗号-年度-部门代码-保管期限-张号

例：1-2018-13-Y-3

即为全宗号为“1”的代码为“13”的部门在2018年形成的需要永久保存的第3件照片档案。此种编目方式较适合数码照片档案管理中使用。优势在于单位档案管理部门更好地掌握单位内部每个部门照片档案的归档情况。

（4）全宗号-年度-形成部门代码-声像档案类型-保管期限-顺序号

如单位的声像档案类型比较复杂，为了便于各类型档案号的编制和管理，可选用此种方式进行编号。

例：1-2019-13-SX1.2-Y-1

上述范例中，照片档案代码为SX1，其中，底片类型代码为SX1.1，传统照片类型代码为SX1.2，数码照片类型代码为SX1.3。范例所表示的内容为：全宗号为“1”的代码为“13”的部门在2019年归档的需要永久保管的第1件传统照片档案。

3.书写文字说明和入册

《照片档案管理规范》对照片档案的文字说明和入册规范做了详细说明。其中，照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。照片册中包含文字说明的各个要素，照片档案入册时，即可填写文字说明材料。

文字说明与照片互为印证和补充，便于使用者查找和利用，照片档案的说明由两部分内容组成：符号说明和文字说明。

符号说明指照片档案的照片号、对应的底片号和参见号。档案查阅者可通过检索工具查到所需照片的照片号。找到照片后，如果需要底片进行复制，可通过符号说明中的“底片号”找到对应的底片。参见号是与本件照片档案有联系的其他类型档案的档案号。

文字说明是用简洁的语言概括出照片所反映的内容。主要包括照片的拍摄题名（事由内容）、主要被拍摄人物、拍摄时间、拍摄地点、拍摄人、张数等要素。一般来说，文字说明以“张”为保管单位编写，每张照片都应有文字说明。一组或若干张联系密切的照片还应加以总说明。

《照片档案管理规范》中还对单张照片和组合照片的说明都进行了规范。针对单张照片说明，应采用横写格式，分段书写；说明的位置根据照片固定的位置来定，一般在照片的右侧、左侧或正下方；大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存，一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。针对组合照片的说明，应指出所含照片的起止张号和数量，放在本组第一张照片的上方，或本册所有照片之前。《照片档案管理规范》提供的照片册的芯页格式有以下两个范例：

表2-3　照片册芯页格式参考范例（一）

表2-4　照片册芯页格式参考范例（二）

4.照片的编目

照片整理入册后，要根据整理的照片档案的情况进行登记，编制目录。照片档案的目录主要包括册内目录、基本目录、分类目录、主题目录、摄影者目录等。对于照片档案不是特别多的机构来说，编制册内目录和基本目录即可满足利用需要，工作人员也可根据照片档案保管的具体情况编制分类目录、主题目录和摄影者目录，满足不同的查阅需求。

照片档案基本目录可参见下表。

表2-5　照片档案基本目录

照片档案册内目录可参见下表。

表2-6　照片档案册内目录

5.放置备考表

照片入册后，需放置照片册内备考表。备考表的内容包括本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。其中，本册情况说明用于填写册内照片缺损、补充、移出、销毁等情况，并由档案管理人员对照片之后发生或发现的问题填写说明、签名、标注时间。照片册内备考表版式可参考底片册备考表制作。