一般来说，一个机构、单位或部门的照片档案收集工作是通过执行一定的归档制度来完成的。照片档案的归档，是指各单位、部门的照片拍摄工作负责人，将工作过程中形成的照片整理立卷，定期移交给本单位、部门档案馆（室）集中保存的活动过程。照片档案归档制度是个单位、部门做好照片档案归档工作，及时、科学移交照片档案的重要依据。
对于大量产生和形成照片档案的新闻机构和部分科研机构，照片档案是他们档案的主要部分，照片档案在完成现实效用后即可集中到机构档案部门统一管理。而对于一般的党政机关、企事业单位、学校和医院等机构，即使照片档案的数量相对较少，也应该及时归档。随着网络信息技术的发展，数码照片档案的传输和存储更为便捷，照片档案的数量逐渐增多，及时归档照片档案才能保证反映机构发展的影像能够更加全面地被保存和利用起来。
（一）归档照片档案的质量要求
拍摄的照片如果质量不佳，就无法达到记录历史、反映现实的作用。因此，用于归档的照片必要达到一定的质量要求。
首先，归档的照片要求清晰、完整、不模糊；其次，归档的照片要突出事件或事物的主题，要能反映拍摄意图；最后，归档的数码照片要归档拍摄原片，可读取、无病毒，不能归档压缩图片文件。
（二）归档范围
根据《照片档案管理规范》和《数码照片归档与管理规范》的要求，照片档案的归档范围为：
1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
（1）本单位主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的照片；
（2）本单位重点建设项目、重点科研项目的照片；
（3）领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片；
（4）本单位组织或参加的重要外事活动的照片；
（5）本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的照片；
（6）本单位历届领导班子成员的数码证件照片。
2.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
3.记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
4.其他具有保存价值的照片。
各单位可参考国家标准，根据本单位实际情况制定出本单位的照片档案归档范围。此处以某高校、某企业和某城建档案馆制定的本单位照片档案归档范围为例。
例：某高校照片档案归档范围：
（1）学校领导在任职期间的工作照、标准照，学校领导出访、接待、参加重要会议等活动的照片；
（2）中央、省、市及有关党政领导来校参加活动的照片；
（3）学校党代会、教代会、工代会、团代会及党政重大会议，包括开幕、闭幕，会议代表发言、会议的各个重要环节的照片；
（4）校庆等重大活动的照片；
（5）国、内外有影响的科学家、教授、专家等来校访问、讲学等活动的照片；
（6）本校授予校外人员名誉职务的照片；
（7）省级以上代表团、慰问团，兄弟院校代表团来校活动的照片；
（8）其他社会活动家、知名人士来校活动的照片；
（9）学生重要活动及会议（包括学代会、表彰会及其他重要社团活动）的照片；
（10）有特殊意义的开学典礼、毕业典礼的照片；
（11）各类学生毕业照；
（12）学术上造诣较深的教授、专家的教学、科研活动照片；
（13）学生社会实践、社会调查、论文答辩、实习操作以及有重要意义的生活、学习等照片；
（14）学生参加校级及其以上各种竞赛活动的照片；
（15）本校组织的有重要意义的学术活动，学术会议和重点、大型的科研课题评审、鉴定会的照片；
（16）能反映学校学术水平的各种科研成果及样品的照片；
（17）外国领导人及外籍，港、澳、台学者及著名友好人士，各种代表团来校参观、访问、交流及讲学活动的照片；
（18）与国外建立校际交流关系，进行互访，以及签订合同、协议等的照片；
（19）在我校召开的国际会议的照片；
（20）外籍学生、工作人员在我校学习、工作及生活的照片；
（21）反映学校风貌和基本建设的照片；
（22）重大建设项目开工、奠基、落成典礼和建造前旧址，正在建造中和工程完成后建筑物的照片；
（23）学校运动会开幕式、闭幕式、破纪录等场面的照片；
（24）校运动队参加国内外运动会竞赛情况、合影、获奖情况的照片；
（25）全校性文艺汇演、比赛、表演等的照片；
（26）参加市级以上文艺调演、兄弟院校来访表演、比赛等的照片；
（27）各民主党派重大活动的照片；
（29）学校党委书记、校长、副职领导的标准照、工作照等照片；
（30）博士生导师的标准照、工作照片；
（31）烈士照片；(www.daowen.com)
（32）教师获优秀教学奖的有关照片；
（33）教师获科研项目成果奖的有关照片；
（34）全国及省级以上劳动模范以及获得的证书、奖章照和工作照；
（35）学校各单位、部门在党务、教学、科研、社会服务等重要活动的照片。
例：某企业照片档案归档范围：
（1）党和国家领导人来企业视察工作的照片；
（2）外宾来企业参观、访问、洽谈、考察等活动中形成的照片；
（3）企业召开重要会议（党代会、职代会）形成的照片；
（4）企业举行重要集会和重大纪念、庆祝活动形成的照片；
（5）企业在涉外活动中形成的照片；
（6）英雄模范人物在企业进行重要活动的照片；
（7）国内外著名学者、知名人士来企业讲学及从事其他活动的照片；
（8）科研人员参加国内外重大学术活动及被授予荣誉称号的照片；
（9）企业重大科技发现，荣获市级以上奖励的科研课题、名优产品所形成的照片；
（10）各单位荣获市级以上机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片；
（11）记录企业重点建设工程的基地原貌、奠基仪式及竣工落成典礼的照片档案；
（12）企业发生重大自然灾害、重大事故、重大事件的现场照片；
（13）企业组织的重要文体活动、比赛、表演等形成的照片。
例：某城建档案馆照片档案归档范围：
（1）本城区全貌的照片；
（3）乱建、乱占处理前后的照片；
（4）市政公用设施的照片；
（5）重点工程、大型建筑项目路的关键部位，尤其是隐蔽工程的照片；
（7）城市建设中的灾害事故以及自然灾害的照片；
（8）城市建设方面的重要会议、有关领导视察城市建设的照片；
（9）城市建设的重要人物活动、建设战线上的劳动模范、科技人员的照片；
（10）工程奠基与竣工的照片；
（11）建设小区改造前后面貌的照片；
（12）全优工程、劣质工程和建筑小区的照片。
从以上范例中，可以发现，不同职能的机构、单位和部门，所需要归档的照片档案也不同。因此，每个单位在开展照片档案管理工作时，都需根据自身情况，结合国家和省、市，行业的标准，明确本单位照片档案的归档范围，这样才能避免归档时出现误差，遗漏重要的照片档案。
（三）归档时间
对具有归档价值的照片，摄影者和承办单位应及时整理，向档案部门归档，一般不应跨年度，最迟必须在第二年6月底前完成归档。对于数码照片档案，如果单位有数码照片档案管理系统，可以做到随办随归。
（四）保管期限
照片档案的保管期限划分为长久和定期，其中定期分为30年和10年，也可以划分为永久、长期和短期，进行管理。
（五）密级
照片档案的密级划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156—2003）及有关规定执行。
（六）归档要求
1.对属于归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案部门归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有；
2.对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定后进行归档；
3.对反映统一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点；
4.传统照片档案的底片、照片和文字说明应齐全，底片应与照片影像相一致，数码照片档案的文字说明应提供电子版；
5.传统照片档案中，对无照片的底片应制作照片，对无底片的照片应制作翻拍底片或进行数字化扫描；
6.归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄行程的原始图像文件，不能对数码照片的内容和EXIF信息进行修改和处理；
7.归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式；
8.数码照片和传统照片的数字化扫描件可通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档，也可通过网络进行在线归档；
9.数码照片归档时，应参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）对其进行真实、完整、可用和安全方面的鉴定、检测。
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