礼仪文书的质量，直接关系到公关社交工作的质量，影响个人、企业、单位甚至国家的形象。因此，礼仪文书写作有比较严格的写作要求。

首先，要求写作者具有一定的思想道德素养、较高的政策水平、强烈的公共意识、丰富的知识储备、良好的写作习惯、求实上进的工作作风。除此以外，还有以下几个方面的基本要求。

（一）结构要求

写作礼仪文书也和其他的应用文体一样，要具备规范的格式。格式是在长期的写作实践中形成的，如果逐渐为大家所接受，约定俗成，就成为惯用格式；如果格式被法定固化，就称为规范格式。礼仪文书的格式的稳定性，可以使不同的文种清晰醒目，便于写作、阅读、承办、归档、查询、利用，达到行文的目的。

礼仪文书写作的规范体例主要包括以下四个方面。

1．标题

礼仪文书一般都设有标题。标题大多由主体名称、主要内容和文体名称三部分组成。写作时要注意标题的严肃性，不能任意增加或省略。

2．格式

礼仪文书的格式，一般分为文头、正文和文尾三部分。正文是中心内容，一般由事由、引据、申述、归结等四部分组成。

3．行文关系

在处理行文关系时，如无特殊情况和紧急事宜，一般是按照直接的隶属关系行文而不能越级。平行或不相隶属的机关、部门、组织之间，应当使用平等的礼仪类文书，而不能使用上行的或者下行的礼仪类文书。

4．礼仪用语(www.daowen.com)

礼仪用语一般包括称谓语、经办语、引述语、表态语、结尾语等。使用专门用语时，应弄清楚其特点的含义和使用习惯，以免用错、滥用、弄巧成拙。

（二）语言要求

1．行文要简洁

现代礼仪文书的发展趋势是语言简洁精炼，不拖泥带水、丢三落四。因此，撰写礼仪文书时，要力求言简意赅，多选用精炼的、表现力强的词语，尽量在最短的篇幅里提供最多的信息。

2．表达要明确

礼仪文书应具有突出的主题和明确的思想态度。

3．感情要真挚

礼仪文书无论从交际的目的还是从交际情境来看，真挚的感情都是至关重要的因素。以诚待人是社交之本，无论哪一类礼仪文书，都必须尊敬对方、以诚相见。在撰写礼仪文书时要充分发挥感情的积极作用，使感情真正成为双方交流的润滑剂。

4．措辞要恰当

礼仪文书中要使用规范的措辞和语法，而随意使用俚俗之语，随意使用半文不白或中外文掺杂的句子，既不说明你朴素纯真，也不证明你学问高深，反而有粗俗和做作之嫌。