（一）礼仪文书的含义

所谓礼仪文书，是政府、机关、企事业单位及个人在礼仪活动中使用的应用文体。礼仪文书有“事”“文”“礼”三个组成要素。“事”指事务活动，即社交礼仪文书的内容；“文”指文辞，即礼仪文书的表达形式；“礼”是礼仪礼节的简称，即礼仪文书主要用于礼仪交际目的。在现代社会工作生活中，礼仪文书是必不可少的交际方式，它可以帮助人与人之间、人与组织之间、组织与组织之间调整、改善和发展相互关系。

可见，礼仪文书是用以体现、承载那些在各种不同的场合、根据具体的情况、遵循相应的习俗所写成的具有礼仪性质的文书。

（二）礼仪文书的特点

1．交际性

作为社会沟通交往过程中礼仪活动的文体，礼仪文书主要体现交际双方（有时可能是多方）的愿望、喜好、情感，反映的是双边或多边的关系，只不过它是用书面的形式来进行互相接触、互通信息、交流情感，以便能达到互相了解、彼此吸取对方的长处和积极因素的目的，为增进友谊、加强合作、促进人际关系的和谐起催化作用。所以，礼仪文书具有交际性。

2．礼节性

礼仪文书注重“以礼相待”，强调因人、因事、因地、因时地待人接物。不管是哪个具体的文种，其内容、措辞都要体现交往双方平等、谦恭、和顺的态度，使人感到亲切友好。

遣词用语要十分注意把握礼节分寸。例如，悼词对死者要以十分庄重尊敬的态度陈述其生前的生平事迹，肯定并赞美死者的美好品德，谦恭地表明对死者的深切悼念。而祝词，则要充分肯定被祝贺一方的成就，而且要事实充分，避免提及对方的缺点。(www.daowen.com)

3．规范性

礼仪文书一般都具有比较固定的格式和用语，是一种比较规范化的文体。从一般的社会交往到国与国之间的互访，其礼遇规格和礼宾次序，都有比较严格的规定和要求。亲朋长幼之间，上下级之间，同级邻里之间，都有不同的礼遇。在文书内容和称谓中都应体现出来，否则就可能有失礼节。比如书信，不仅称谓语、开头结尾的应酬和问候祝颂语有很多讲究，而且也要注意行文中书写的款式，如果用错了对象、用错了场合或者不合于情境名分，就会影响交际效果。

（三）礼仪文书的种类和作用

礼仪文书的种类很多，常见的是机关、团体、人民群众在节日和红白喜事中用的各种请柬、欢迎词、祝词、题词、欢送词、悼词、祭文、贺信、贺电、讣告、唁电、碑文、对联等。

自古以来，文书礼仪便是官场、商界、民间都十分重视的礼仪内容，中外各国、各地方都形成了约定俗成的文书礼仪规范。在社交礼仪日益注重形式与规范的现代社会，掌握礼仪的书面表达，熟悉各种礼仪文书，有利于增进相互之间的友情，加深交往的内涵与层次。

在现代社会中，个人之间，机关、企事业单位及社会团体之间时常发生各种交往，有时就用书面形式进行沟通、联络，如邀请客人出席招待会、开业典礼、座谈会、宴会、交易会、沙龙、学术讨论会的柬帖；迎来送往、欢送告别、喜庆场合的欢迎词、答谢词、欢送词、祝酒词；书信、名片、题词及婚丧寿诞等方面的文书等。礼仪文书不仅用于交际，也关系到个人的工作效率和交际活动的效果，乃至事业上的成败。

对现代人来说，能写、会写各种文书是必备的基本功。我们务必能娴熟准确地掌握各种文书的礼仪规范、惯常做法。因为形成文字的东西，不像口头表达那样可以借助语气、表情、身体语言等来深化话语含义和语境氛围，它以纯文字来传达作者的全部精神，一旦落笔发出便覆水难收，因此尤应讲究礼仪。