（一）回复信函

1．回复及时

收到信函要及时回复，尤其一些公务信函，切不可拖拖拉拉、懒散对待，甚至不予理睬和回复。这会被视为官僚主义和不尊重他人的表现，导致发信者忧心忡忡，公务不能及时办理。

2．回复方式

公务信函的回复应遵循“照旧”原则，即以函复函。如果因故改变回复方式，应向对方道明原因。

复函时除对对方的提议、要求作翔实答复外，还应告之所收到的是何时所发的信函，我方又是何时收到的。这是为了防止有的信函“半路走失”却未能及时发现。

3．解释延误(www.daowen.com)

公务员在收到公函后，如果当时确实无法及时回复，则必须先电告对方，并致以歉意，向对方解释原因，然后再抽时间予以回复。如果在回函时遇到困难，例如对方所提要求超出了本人力所能及的范围，也应尽早答复，并致以歉意，不能不理不睬，佯装没有收到。要表现出坦诚的态度，以便让对方尽早另做安排。

（二）妥善管理

1．分类保管

分私人信函和公务信函保管。保存的私人信函多年后再打开，也是尘封的记忆；对公务信函应进行分类整理，妥善保存于安全之处。按照常规，未经允许或批准，不得将公函进行公开传阅或发表。涉及党和国家机密的信函，更应严格管理，不得随意进行口头扩散或书面引用。

2．定期销毁

这里主要指公务信函，对于那些没有保存价值的信函，可予以定期销毁。根据有关规定，销毁信函应经过鉴别和主管领导批准，并应登记在册。销毁时应有专人在场监督，保证不丢失、不漏销。切勿将信函随便当作垃圾扔掉，或当废纸卖掉。也不可随便挪作他用，如作物品的包装、孩子的玩耍之物等。