信函的最大功效和目的在于传递信息，因此其内容要完整无缺，其表述要准确清楚。否则难以准确有效地传递信息，耗费读信者不必要的时间和精力，进而延误事情。总体而言，人们写作信函时要遵守言辞礼貌、表达清晰、内容完整、格式正确、行文简洁五大要点，即礼貌（courteous）、清晰（clear）、完整（complete）、正确（correct）、简洁（con cise），简称“5C”原则。

书信由笺文和封文两部分构成。

（一）笺文格式

笺文，即写于信笺上的书信内容。笺文是书信内容的主体，书信的繁简、俗雅乃至其他方面的风格特征，几乎都由内容主体决定。笺文一般由抬头、启词、正文、祝词、落款以及附言等几部分组成。

1．抬头

它是对收件人的称呼，于信笺首行顶格书写，并且单独成行。称呼之前，可加一些适当的形容词，如“尊敬的”“敬爱的”等。

2．启词

启词是正文之前的开场白，既可表示客气寒暄，也可提示写信原因。启词应于抬头之下另行空两格书写，一般应单独成段。

启词应力求篇幅简短，不可过于啰唆。采用“您好”一类的简略启词可作为正文首句，而不必单独成段。

3．正文

正文是书信的主体部分，是写信者叙述的正事所在。为方便阅读，正文可酌情分段书写。

正文虽是信函的“主心骨”，但亦应力求简明扼要，以简单的语言说全、说清书信的主旨，切忌拖沓冗长。正文的语言要求平实朴素但不失礼貌优雅。语言的优雅不仅体现着一个人的修养，而且也体现着对交往对象的尊重。语言粗俗、枯燥，不仅会使自己在交往对象眼中的形象受损，而且还会被怀疑不尊重对方。

4．祝词

祝词即写信者在笺文结尾向收信者所表达的祝愿、钦敬、勉慰之语。祝词一般包括两部分内容：一是应酬语，即笺文结尾特以一两句话结束正文的语句，如“此致，敬礼”等。二是问候祝福语，即出于礼貌而对收信人所作的不可缺少的祝颂或问候，如“祝您成功”等。

5．落款

落款包括署名和日期两部分。署名应位于祝词之后另起一行的右方。

一般而言，日期应具体到年月日，有时可只写月日。日期可写于署名空一格之后；亦可另起一行，写于署名的正下方。

6．附言

附言是写信者对正文的补充。附言往往以“又”“另”一类词引出，或不写引出词，而以“又及”“再及”一类词结束。

附言应在署名与日期之后另起一行空两格书写，且不必分段。附言力求简洁，无须另用信笺。切勿在信笺的上下左右乱写附言，令人眼花缭乱而不知所云。(www.daowen.com)

（二）封文格式

封文，即写在信封上的书信内容。在信封的书写上注意以下四个方面的内容。

1．信封款式

信封有直式和横式两种。

2．封文字体

封文字体的书写，可用钢笔、圆珠笔、毛笔等，但切勿使用铅笔。颜色则以深蓝色或黑色为佳，忌用红色、绿色等彩色笔书写。写给长辈的信，应以端正的字体书写，以表尊敬。

3．封文称呼

封文上的称呼是供邮递员或捎信人对收信者称呼之用，因此必须采用邮递员或捎信人所能接受的称呼。勿采用表示亲友、辈分关系的称呼。

4．邮编和邮票

为便于邮局作业，寄信人务必使用带有邮政编码的标准信封。书写要清晰工整，一字一格。

直式信封的邮票应粘于信封的左上角，横式信封的邮票则应贴在右上角。邮票应贴得端端正正，给人以尊重、踏实之感。寄航空、挂号等信函时，需加贴标签，标签应粘贴端正。

（三）书信的传递方式

书信又分为国内邮寄、国际邮寄和托人带交三种不同的情况。

1．国内邮寄信函

在交付邮寄的国内信函信封上，应先在左上角写清收信者所在地的邮编，然后另起一行书写收信者的详细地址。收信者姓名应以稍大字体书写于信封的正中央。信封的右下方应写清寄信者的地址、姓名（有时可只写姓氏）以及邮编。

2．国际邮寄信函

在交付邮寄的国际信函的信封上，收信者的姓名、地址和邮编应写在信封正面的中央偏右下方；寄信者的姓名、地址和邮编则应写在信封正面的左上方或信封背面的上半部。书写的具体顺序应是姓名、地址、邮编、国名。书写地址时应自小而大，与国内写法相反。书写时应尽量使各行文字左右对齐。

3．托人带交信函

在托人带交的信封上，内容一般较为简洁。信封左上角可视具体情况写上“专送”“面交”等字样。收信者地址、姓名写法不变。如托带人知道收信者地址，可以不写地址而只写姓名。信封右下角一般只注明写信者姓名，不必写地址。收信者和写信者的邮编均不必写。