据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，几乎每个网民都有自己的电子邮箱。电子邮件以其快捷、方便、图文并茂、节时省钱成为人们联通的主要工具，通过邮局传送的书信方式已经很少使用了。但写电子邮件如同我们手写书信一样，见信如见其人，作为发信人写每封电子邮件的时候，要想到会给对方带来怎样的信息、心情，因此懂得电子邮件礼仪是必要的。

（一）正确填写收件人

就如同我们邮寄平信一样，收件人地址也就是对方的邮箱，写错了就无从发送，应仔细核对，认真填写。

（二）主题

主题是接收者了解邮件的第一信息，是邮件内容的高度概括，能让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。一个不明了的主题可能被对方忽视或当做垃圾邮件删除。

（1）主题不要空白，这是最失礼的。

（2）标题要简短，不宜冗长。要能反映文章的内容和重要性，简洁明了，高度概括正文的内容，切忌使用含混不清的标题，如“王先生收”“你好”等。

（3）一封信尽可能只针对一个主题，不要在一封信内谈及多件事情，以便日后整理。

（4）回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题。不要一大串“RE”，让对方不得要领。

（三）称呼与问候

虽然电子邮件本身已标明邮件来自何方，寄给何人，但在邮件中注明收件人和寄件人的名字乃是必需的礼节，也方便收件人与发件人联系。

1．恰当地称呼收件者

邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌，也明确提醒收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家。

如果对方有职务，应按职务尊称对方；如果不清楚职务，则应以“某先生”“某女士”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要对谁都用“Dear×××”。

2．开头结尾最好要有问候语

最简单的开头英文写“Hi”，中文写“您好”；结尾常见的英文写“Best Regards”，中文写“祝您顺利”等。

（四）正文

1．简明扼要，行文通顺

正文应简明扼要地说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰地表达，不要出现晦涩难懂的语句。

2．注意论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系，邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，“请”“谢谢”之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。

3．多用列表，以便清晰明确

如果事情复杂，最好列几个段落进行清晰明确的说明，保持每个段落简短不冗长，没有人喜欢看没分段的长篇大论。

4．一次邮件交代完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确，不要过两分钟之后再发一封“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5．避免拼写错误和错别字

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文邮件，最好把拼写检查功能打开；如果是中文邮件，注意拼音输入法带来的同音错别字。(www.daowen.com)

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺、拼写是否有错误。

6．合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。

7．合理利用图片、表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚，可配合图表加以阐述，收件人一定会感觉到发件人很体贴。

不要随意使用“”之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻，所以最好慎用字符。

（五）附件

一般电子邮件正文不宜内容过多，正文能容纳的字数也有限，如果内容太多或需要更多的资料说明就要放在附件里发送，发送附件要注意以下几点：

（1）如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。

（2）附件文件应按有意义的名字命名，不可用别人看不懂的文件名。

（3）正文中应对附件内容作简要说明，特别是带有多个附件时。

（4）附件数目较多时应打包压缩成一个文件。

（5）如果附件是特殊格式文件，在正文中说明打开方式，以免影响使用。

（六）回复处理

养成电子邮件及时查看、及时回复处理的好习惯，及时整理自己的邮箱。

1．及时回复

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方是必不可少的，这是对他人的尊重。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，应及时回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”，不要让对方苦苦等待。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2．进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案，以便让对方一次性理解，避免反复交流，浪费资源。为了避免无谓的回复，可在文中指定部分收件人给出回复．或在文本末添上以下语句：“全部办妥，无须回复”“仅供参考，无须回复”。

3．回复避免过于简单

对方发来一大段邮件，不可只用“是的”“对”“谢谢”“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。回复不能少于10个字，以显示出对对方的尊重。

4．不要就同一问题多次回复讨论

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这说明交流不畅、没说清楚，此时应采用电话沟通等其他方式进行交流。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

5．要区分单独回复和回复全体

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给一个人就行了。如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该回复全体，让每人都知道。不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，与发件人“RE”来“RE”去，反复讨论。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

6．邮箱及时整理

对需要马上处理的邮件及时回复；对有用的邮件分类保存；对需要保持联系的发件人加入地址簿保存邮箱，加注说明单位、姓名、联系电话；对无用的或垃圾邮件及时删除。保持邮箱的清爽、明了。