我们要召开一次会议，必然会有一定的预期结果，这就需要我们根据这个预期结果来设定主题，然后围绕这个主题展开会议讨论。在会议的讨论过程当中，无论进行到了哪一个环节，也无论遇到了怎样的阻力和可能，我们都必须保证不偏离会议主题，更不做与会议主题相悖的事情，务求把全部精力都倾注在会议主题上，从而确保达成预期结果。当然，我们的预期结果要切合实际，要广泛听取与会各方的批评建议，然后我们再结合多方面因素进行综合考量，绝不能异想天开和纸上谈兵，更不能一意孤行。

简单来说，会议主题是一场会议的灵魂，会议的各项议题都必须紧紧围绕会议主题来进行讨论。没有会议主题，讨论就会变成空谈，各项会议主题也会变成一盘散沙，整个会议都会变得杂乱不堪。相反，如果我们能够确立并围绕会议主题展开讨论，就能让所有与会者有的放矢，最终也才有可能讨论出预期的结果，至少可以保证让事情向着积极的方向发展。

确立会议主题，首先需要我们收集足够充分的信息，力求把所有可能性都考虑在内，确保会议主题的科学合理。会议主题十分重要，我们还有必要让所有与会者首先提交一份书面报告，从而全面掌握会议各方的想法。在现实的工作过程中，我们经常会犯主观上的错误，即单方面收集信息，而不让当事人反馈信息。这是造成会议争论僵持的主要原因之一，如果我们能够了解当事人的真实想法和诉求，会议僵持的情况必将大幅减少。即便对方的想法有些过分，我们也可以做到有备而战，正所谓“知己知彼，百战不殆”。

在信息收集完成之后，我们的工作才刚刚开始，因为如何让这些信息发挥其应有的作用，才是我们的真正目的。通常来讲，筛选和分析各方信息，是一名会议策划者的基本素质，我们要有能力通过现象看本质，透过文字看心声。也只有如此，我们才能兼顾到各方的利益和诉求，确立具有可操作性和可执行性的会议主题。在这种情况下，哪怕我们遇到一些顽固的会议参与者，也可以在多方与会者的支持下，成功通过会议主题，达成会议的预期效果。

信息了解清楚之后，我们就可以正式提出会议主题了。通过对相关信息的分析，我们应该已经找到了主题的切入点，在兼顾各方利益和诉求的同时，也要力求会议主题的一目了然。而一个完美的会议主题，不仅要兼顾每个与会者的情况，同时也要适当地“侵犯”其利益，并且留出足够的“讨价”空间。但我们更要让每个与会者都知道，自己的利益是建立在“侵犯”别人利益基础上的，如果某个与会者没有按照“规则”行事，他的行为就会侵犯其他与会者的权益，甚至被孤立在所有人的对立面。此外，我们在提出会议主题的时候，还可以用社会热门话题和事件，以及行业内的热门话题和事件进行开篇，从而开门见山地表明立场和引起注意。

提出会议主题之后，接下来就要在大家的积极反馈下，正式确立主题。在此，我们一定要注重与会各方的参与，而且这种参与包括桌面上的交流和心理上的默契。需要注意的是，桌面交流和心理默契是相辅相成的，桌面交流得和谐融洽，需要心理默契来保证；而心理默契的达成，也需要桌面交流来建立。如果有与会者提出不同意见，我们也不要急着否定，首先要看看其他与会者的反应。如果不同的意见具有可行性，我们也可以适当修改会议主题，但是对于可能存在和产生的信息变化，我们务必要做到胸有成竹。(www.daowen.com)

一旦会议主题确立，我们就要以此为依据，先发制人地推进各项专项议题。在这个过程当中，我们绝不能让任何人以任何形式突破已经达成的会议共识，否则会议就会陷入无休止的争论之中。当然，会议的讨论很可能是烦琐而乏味的，一些所谓的谈判高手，就喜欢把我们搞得筋疲力尽，然后趁着我们松懈的时候偷换概念，从而造成疲劳攻势。对此，我们要时刻提醒自己，会议主题是什么，专项议题是什么。任何与会议主题无关和相悖的事情，我们都不能做，因为这正是对手希望我们做的事情。

还有一种人被称为会议中的“太极高手”，他们不求有所建树，只求相安无事，凡是涉及关键性议题，他们总是会把“球”踢给别人。面对这种人，我们一般有两种应对方法：一是让他们知道“疼”，与会者必是利益相关者，他们之所以能够悠然自得地“打太极”，往往是因为事情没有涉及他们的利益。因此，如果我们能够找到他们的利益所在，继而找到他们的弱点所在，然后进行强制胁迫，正所谓“以刚克柔”；另一种方法是“以柔克柔”，这个时候我们要做好“打持久战”的准备，同时调动其他与会者对其施加压力，等到他们的耐性被磨没了，我们的胜利也就临近了。

总而言之，我们要做到“会而有议，议而有决”。其中，“会而有议”是说我们一定要有鲜明的会议主题，通过积极地经营议案，从而得到大家的支持，而不能为了开会而开会；“议而有决”是说我们不能陷入无休止的会议当中，要在会前设定预期结果，并且保证会议结束后能够达成预期效果。如果不能做到这些，宁愿不开会，因为那是毫无意义的。同时，即便我们能够做到“会而有议，议而有决”，也要尽量少开会，要时刻谨记会不在多而在精，唯有如此，才能让会议起到积极的推动作用。

没有哪家公司在建立之初就能够形成高效的会议机制，但只要具有这种意识，并且不断学习和实践，公司的会议机制必定会不断完善。而我们学习的对象除了理论知识，还有就是一些大型公司的实践经验。比如，IBM、谷歌和微软等国际知名企业，它们的会议机制不仅值得学习，而且都有各自的特点。我们在建设自己公司的会议机制时，可以结合自身特点，参照它们的成功经验，建立适合本公司的会议机制。