IM（即时通信软件，比如微信、钉钉、腾讯QQ等）的沟通同样是我们每天都在用，但也可能忽略很多细节。我们因职场工作需要通过IM等软件进行交流时，需要避开以下几个误区。

1.不要问“在吗”

多数人习惯在交流的开始先问一句“在吗”，甚至有时候问完这句就没有下文了，这种方式往往给信息接收方造成困扰，因为不知道你接下来发出的内容是关于什么事项，回复意味着承担未知要求的风险。同时，对于信息的发出者带来困扰，当你发出这个问题后对方没有予以回应，那么是否应该继续发出下一条消息呢？

文字沟通的要义在于高效迅速，删掉无意义的询问，直接表达你希望传递的内容，减少信息接收者因未知内容产生风险的困扰。这样不仅能提高沟通的效率，更能提高信息接收者的体验。

2.除非必要，否则不要发语音

发语音是一件利己但不利他的行为，减少了我们打字的时间，却增加了对方信息提取的时间，一段60秒的语音转化成文字阅读可能只要十几秒。如果因为内容需要而连续发送几段一分钟的语音，不如选择电话的方式进行沟通。因此在使用IM等工具进行交流时，除非在条件不允许的情况下，比如在驾车时己方或对方无法进行文字输入与阅读的情况下，否则尽可能避免使用语音进行信息传递。

语音传递不仅降低效率，也可能给对方带来不便，比如听的过程中中断时需要从头开始听。你可以想象，一段60秒的语音听到40秒时突然中断而需要从头开始听，是一件多么令人不快的事情。

3.及时回复对方信息

文字交流意味着信息的传递有时间差，倘若没有及时给出回复，对方是无法得知你对这条信息的态度是怎样的。比如有时我们收到一条任务消息后，已经按照要求开展工作，但在你没有给出回复内容的情况下，对方并不知道你是否理解任务要求并且开展工作了。不要抱有“理所应当”“对方会知道”的想法去对他人的理解设定预期，在没有接收到确切的消息前，对方始终会去揣测你的想法。

同样站在信息发出者的角度，当我们发出一条信息时，必然是希望尽早得到对方的回应。收到消息时及时回复信息是基础的职场礼仪，这一点在邮件上也同样适用。(www.daowen.com)

4.一条信息对应一件事情

一件事情的描述不要分成多个短句、多条信息进行发送，一方面不利于整体信息的传递，另一方面不利于接收方对信息的理解。当一件事情涉及的内容信息量较大时，做到一条信息对应一个要点，这样也能帮助信息接收者建立起完整的内容结构。

5.为发出的言论负责

不管你愿不愿意，都必须接受一件事情：微信等软件已经变成工作的一部分，已经不再是纯粹的信息交流软件，而是一种职场工作工具。这种性质的变化意味着我们不能再以自我为中心的形式在其中展示内容，而是从一个职场人的角度展示内容。

你与同事的对话内容可能因为一张截屏被传播开来，你在朋友圈发的言论可能会被同事、领导进行过度解读，这些都是可能发生的事情。

你不是你，你是一个职场人，尽管这个说法让人很难接受，却是客观的要求。职场成长本身就是一个不断接受与不断改变的过程。而“自我”与“职场人”之间的要求并不一定存在冲突，两者并不是一个二选一的选择题，当我们兼容这两者角色时，自然也就不在困于两种角色的矛盾中，以更从容的方式去面对职场与生活的种种角色。

与口头语言交流相比，文字交流的优势在于当需要表达一段信息时，我们有更多的时间去思考、去组织语言内容。发出一段文字信息前，只要有足够的思想准备与语言组织检查，人人都能成为好的文字沟通者。

很多时候，职场中好的结果都来自“我只是认真”的起点，同样，一次好的文字沟通，也唯有“细心”二字才能做到。