正因为邮件的应用本身就是为了解决沟通中效率低下的问题，在邮件内容的书写上同样需要考虑的第一个问题是“如何提高邮件内容表达效率”。职场沟通行为指向效率的提升，很多人邮件内容的信息传递效率不高，问题不在于内容写太多，而是内容太啰嗦。

提高内容表达效率的核心，是简洁。围绕这个标准，在写一份邮件时，我们需要注意以下几个要求。

1.提炼内容关键词，分段分点描述事项

无论是关于什么主题的邮件内容，都可以将需要表达的信息进行分段分点的整理与描述。进度汇报时的“目标”“进度”“后续计划”“需求”；提交方案时的“背景”“目标”“分工”“进度计划”；申请支持时的“问题背景”“需求内容”。

同样的内容，将其分段分点整理描述后，呈现出来的文字内容结构更加清晰，对方阅读的效率自然也得到提高。

对于内容关键词的提炼，首先从邮件的标题开始。要实现的目标是当邮件接收者看到邮件标题时就知道这封邮件讲的是什么内容，进而做出“邮件的重要性如何”“需要立即阅读还是稍后阅读”的判断。

职场中的邮件内容通常可分成信息告知、事项汇报、问题反馈、工作支持、流程审批等事项。基于内容事项的差异，在拟定邮件标题时可以用一个通用的结构——“关于＋事项＋邮件类型”。比如“关于校园招聘的问题反馈”“关于重点客户跟进情况的进度汇报”“关于员工培训的需求支持”等。当然也有其他方式进行标题拟定，但前提是实现对方能够通过标题获取邮件内容的要求，这样的标题才是一个合格的邮件标题。

2.能用图表形式呈现，就不要用文字形式呈现

内容呈现的形式中有一句话，叫“字不如表，表不如图”。文字、表单、图表的信息传递效率是逐渐加强的，我们可以看下同样的信息用以下三种形式表达出来的效果。

（1）文字形式

中国普通高校应届毕业生数量保持持续增长，从2010年的631万人增长到2017年的795万人，7年时间增长164万人。每年的毕业生数量如下：2010年631万人、2011年660万人、2012年680万人、2013年699万人、2014年727万人、2015年749万人、2016年765万人、2017年795万人。其中2011年同比增长最大，达4.6%；2016年环比增长为过去7年最低值，仅2.1%。预计2018年，普通高校应届毕业生人数将达到820万人。

（2）表单形式

2010—2018年中国高校毕业生数量增长表

（续上表）

（续上表）

（3）图表形式

（3）图表形式

同样的信息量，用不同的方式进行表达时，对于信息接收者而言，理解这部分信息需要付出的时间成本是不一样的。在阅读文字内容时，我们需要对文字内容进行提炼、整理，而整理的结果可能是最后我们在图表中呈现出的样式。(www.daowen.com)

既然如此，何不如在一开始的内容呈现中，就使用更直观的形式来提高信息传递的效率呢？

3.删除多余的修饰，保持页面排版整洁、重点突出

职场上的邮件往来应当追求“好看”的目标，但这个“好看”的标准并不基于我们对于艺术品的审美标准来展开，而是邮件的阅读体验是否良好。

好的阅读体验，体现在页面上即“排版整洁、重点突出”，与此无关的元素可以一律删除，比如无意义的邮件信纸、丰富多彩的背景色块等元素都是不利于信息提取的。越是简洁的排版，越有利于阅读体验的提升。比如在很多书中会使用一些图表来进行内容说明，倘若图表的设计是五颜六色、多种元素杂糅的，不仅不能起到辅助说明的作用，反而影响阅读的体验。

将邮件的段间距、行间距、字体、字号设置成统一的格式，形成视觉上的一致性，有必要时再针对内容中的关键词、关键句进行加粗、加背景色、调整字体颜色等方式的强调。但在一封邮件中不宜使用过多的强调符号，倘若处处都是重点，就意味着处处都不是重点。

在满足这三个条件的前提下，邮件书写还有格式上的要求，比如起首的称谓、落款的签名等信息。商务往来的邮件可以用“顺祝商祺”等语句进行结尾，签名部分可以在邮箱设置中统一设置签名内容，通常包含姓名、公司、职务、联系方式等信息。

邮件写完后需要进行检查，包括内容是否准确无误、需要补充的附件是否添加、发送及抄送的对象是否准确等，都是在邮件发送前需要确认的内容。

往往越是简单的细节，越容易出错。在过往的职业经历中，我收到过很多在细节上犯错的邮件，比如事项审批时使用模板内容却没有对模板中的信息进行完整的修改，导致时间、人员、主题等信息错误，这是使用其他模板时高频发生的一种情况。如果在邮件写好后能进行二次、三次检查，这种失误都是完全可以避免的。

同样的信息量，用不同的方式进行表达时，对于信息接收者而言，理解这部分信息需要付出的时间成本是不一样的。在阅读文字内容时，我们需要对文字内容进行提炼、整理，而整理的结果可能是最后我们在图表中呈现出的样式。

既然如此，何不如在一开始的内容呈现中，就使用更直观的形式来提高信息传递的效率呢？

3.删除多余的修饰，保持页面排版整洁、重点突出

职场上的邮件往来应当追求“好看”的目标，但这个“好看”的标准并不基于我们对于艺术品的审美标准来展开，而是邮件的阅读体验是否良好。

好的阅读体验，体现在页面上即“排版整洁、重点突出”，与此无关的元素可以一律删除，比如无意义的邮件信纸、丰富多彩的背景色块等元素都是不利于信息提取的。越是简洁的排版，越有利于阅读体验的提升。比如在很多书中会使用一些图表来进行内容说明，倘若图表的设计是五颜六色、多种元素杂糅的，不仅不能起到辅助说明的作用，反而影响阅读的体验。

将邮件的段间距、行间距、字体、字号设置成统一的格式，形成视觉上的一致性，有必要时再针对内容中的关键词、关键句进行加粗、加背景色、调整字体颜色等方式的强调。但在一封邮件中不宜使用过多的强调符号，倘若处处都是重点，就意味着处处都不是重点。

在满足这三个条件的前提下，邮件书写还有格式上的要求，比如起首的称谓、落款的签名等信息。商务往来的邮件可以用“顺祝商祺”等语句进行结尾，签名部分可以在邮箱设置中统一设置签名内容，通常包含姓名、公司、职务、联系方式等信息。

邮件写完后需要进行检查，包括内容是否准确无误、需要补充的附件是否添加、发送及抄送的对象是否准确等，都是在邮件发送前需要确认的内容。

往往越是简单的细节，越容易出错。在过往的职业经历中，我收到过很多在细节上犯错的邮件，比如事项审批时使用模板内容却没有对模板中的信息进行完整的修改，导致时间、人员、主题等信息错误，这是使用其他模板时高频发生的一种情况。如果在邮件写好后能进行二次、三次检查，这种失误都是完全可以避免的。