如同上学时你的同桌可能问过你某个考试题目的解法一样,在学习、生活中,我们都有遇到过被他人请教的情况。要想知道如何才能做好一个请教问题的提问者,首先需要切换角度,看看自己希望别人如何向我们提问。
假设你手上正有重要的事项忙得不可开交,这时别人向你提出一个极其基础并且与目前工作相关性并不大的问题,而这个问题可能他自己稍微思考一下或者上网搜索一下就能知道答案了,这种情况下,你是否愿意放下手上的工作,向他回答这个问题?
如果是当面提问,可能你会用一两分钟简单说说,但如果是在微信或者其他沟通软件上提问,我相信大部分人不会回复。因为在你看来,这个问题本来就不应该问出来,即使是要提问,也不应该在明知道你很忙的时候提问。对他来说可能只是一个问题,但对你而言,他不仅打断你的工作,还影响了你的工作节奏。如果此类现象经常发生,那么你对这个人的印象一定不会太好。
通过角色的切换,我们可以发现请教式提问有以下几个原则。
原则一:先思考,再提问
提出一个问题前,首先思考下这个问题我们自己能不能找到答案,或者对于这个问题,你的看法是什么。很多问题,其实通过我们自身都是可以解决的。“伸手党”往往不招人喜欢,原因就在于他们总将问题的答案寄托在别人身上,自己从来不去思考是否有独立解决问题的可能性,或者提问时在抛出一个问题之后就等待他人的回答。在职场中,没有谁有义务帮你解决某个问题,甚至他人不告诉你答案都是理所应当的。帮你是情分,不帮你是本分,要想让提问有质量,首先杜绝做“伸手党”。
原则二:在他人方便时提问
每个人都有自己的工作职责,你的每次提问都在占用他人的时间。如同我们在工作过程中也不希望被他人频繁打断一样。向他人提问时,我们要考虑到这个提问是否对他当下的工作造成了干扰,当你的提问需要比较长时间的回复交流时尤为重要。从另一个角度来说,在时间比较充裕的情况下,对方更容易给出系统性的回复;而在时间不充裕的情况下,对方的回复只能蜻蜓点水、一带而过,也影响着我们获取到的答案的质量。既然是请教,那么在提问过程中,方便他人远比方便自身更重要。
原则三:提问有价值的问题
在请教提问的过程中,我们要提问有价值的问题。以求职面试中的场景为例,我们看下什么样的问题才是有价值的问题。
第一点是不要提问我们自己能够找到答案的问题。很多问题不一定非要通过提问才能获取答案,比如面试的这个企业成立了多长时间,这个问题通常在企业官网上都有介绍,或者是查找下网络上的资料就能得到答案。在网络高度发达的今天,我们获取信息的来源渠道已经非常多元与便捷,提问此类问题要么是动手能力差,要么是主动性不足。
职场中同样如此,比如你问上级Excel中的sumif函数如何使用,这是一个非常简单的操作,即使你不懂,通过百度搜索也能立即得到答案。通过第一个原则中提到的先思考再提问原则,我们就能得出这个问题是否有提问的价值。
第二点是不要提问与我们身份不相符的问题。比如你应聘的是培训生岗位,你问面试官企业的发展战略是什么,这就是一个与你身份不相符的问题。企业战略不是你应该关心的事情,这类问题往往让面试官感觉你好高骛远、不够踏实。马云曾说员工进入公司前三年谁和他谈战略就开除谁。对于一个职场新人而言,第一件事情应该思考如何做好岗位的工作。你是一个踏实的人还是浮躁的人,在你的提问中可见一斑。
职场中的提问与求职面试提问类似,同样需要在避开这两个误区的基础上提出有价值的问题。判断一个问题是否有提问的价值,首先看提问的必要性,这个疑问是否必须通过向他人提问方能得到解决?是否存在独立思考或者独立探索就能找到答案的可能?只要存在这个空间,那么直接提问就不是一个最佳的问题解决方案选项。
其次是通过这个提问获取到的答案,能否帮助自己得到能力的提升、工作的推动。在职场正式交流中,不适合提问一些与工作无关的问题,这类问题适合在轻松的聊天交流环境下进行。
另外一点,看这个问题在你的提问对象上是否能够得到有质量的答案。如果这三个问题的答案都是肯定的,就可以大胆提问。
原则四:不要问重复的问题
一个有价值的问题第一次问,别人会认为你勤学好问;第二次问,别人可能认为你是在巩固认知;第三次问,别人只会认为前两次你都没听进去,学习能力太差。
每次提问在得到答案后,我们需要做的事情是对答案内容进行梳理巩固,内化成自身的知识技能。我们可以就一个问题进行多次咨询,但在咨询的角度、深度上应该是不一样的,否则意味着在之前的交流中你没有收获与积累,而你的提问,价值也极其有限。
原则五:得到答案后给予反馈
在得到对方提供的答案后,说出你的理解并确认理解是否正确,同时表示感谢。如同我们上面所说的,职场中没有谁有教你的义务,你的请教对象也存在被他人肯定的需要。在对方告知答案之后给出反馈,一方面能够帮助我们确认对答案的理解是否与对方表达的内容一致,并加深认知;另一方面也能满足对方被肯定的需要,建立良好的互动关系。
以上是请教式提问中的行为逻辑。我们再来看下请教提问表达中的语言逻辑。
在做求职咨询过程中,我很害怕遇到诸如“个人简历怎么写”这类型的提问。回答的时候,我只能把我们写的一系列关于简历撰写方法的文章链接发给提问者,让他自己看。
不是不想回答,而是没法回答。
求职简历的写法,我们前后写了十几篇文章。上万字的内容才能说清楚的一件事情,能指望通过别人的三言两语就让你掌握相关的技巧方法吗?
不可能的。(www.daowen.com)
正如现在讨论的职场沟通,如果你的问题是“如何做好职场表达”,我只能让你先看看书了解下方法;但如果你的问题是“我在与领导交流时容易紧张应该怎么办”,问题的答案就不一样了。
提问的语言逻辑第一个要点,不要问太宽泛的问题,要问精确的问题。只有问题是精确的,答案才可能是精确的,否则也只能同问题一样泛泛而谈。
还有一类提问难以回答,比如下面这段提问:
2014年普通二本信息管理专业毕业,考了会计证后没有从事会计。每年考一次省考公务员就待业2—3个月。2017年拿的会计初级证,同时报了网上实操班,做过半年财务,但只是简单做账,没多少实战经验。今年1月辞职,3月找了一个月工作没找好,就准备4月省考,6月面试没过,9月考完会计中级,10月注会会计经济法考试。10月面试过1次,感觉招聘网站上面的公司写的待遇和实际的完全不一样。不知道哪些公司的招聘信息值得信任、值得投简历。自己比较内向,说话没自信,表达不出优势,很灰心。有努力想学很多面试技巧,但发挥不好。
这是一个用户在公众号上给我们的留言,从字眼间我能充分感受到他的迷茫与困惑,但回答时却很难下手,因为不确定他希望解决什么问题。
是考公务员和求职两条路应该如何选择?还是如何筛选出合适的目标岗位?还是如何让自己的表达更自信?又或者是如何调整自己当下的心态?感觉这些都是他想得到的答案,但这一连串的问题,哪些是他最想了解的?哪些只是对他自己当前情况的介绍?我们无从断定,自然也没办法做到针对性的解答。
好在交流是一个双向互动的过程。在和这位同学的后续沟通中,针对他的情况,通过提问与确认,我们列出了当下需要解决的一系列问题并逐个交流,帮助他在迷茫中找到了一个方向。但从提问本身来说,这段提问很难说是一个高质量的提问。
质量不高的原因在于他的问题不明确,需要通过两三次的交流才能确定问题,无疑增加了沟通时间成本,降低了沟通效率。
这是我们在提问的语言逻辑中第二个要点:问题明确,不问含糊性的问题。
要想让提问的问题明确,首先要梳理出提问的内容是什么,并在提问开头就直截了当说明问题内容。我们将上面这段提问的内容做个整理,可以将内容分成以下几个模块:
问题内容1:考公务员与求职两条路应该如何选择?
问题背景:2014年普通二本信息管理专业毕业,毕业后每年参加一次省考公务员考试,考试后都处于待业状态。2017年拿到会计初级证并报了网上实操班自学会计工作技能。做过半年财务工作,但只是简单做账,没多少实战经验。2018年1月辞职,在求职结果不理想的情况下参加4月省考,但面试未通过。9月到10月分别参加会计中级与注会会计经济法考试。其间面试过1次,但失败了。
问题内容2:个人性格比较内向、不自信,面试时表达不出优势,导致经常失败。应该如何改进?
问题背景:2014年普通二本信息管理专业毕业,长期在准备省公务员考试,期间有过半年的财务岗位工作经验,从事简单的做账工作。2018年4月省考失败后重新开始求职,在面试环节表现不好,均未通过。
问题内容3:如何在众多招聘信息中筛选出适合且信息真实的岗位?
问题背景:看了很多招聘信息,发现公司在招聘网站上写的待遇和实际的完全不一样,不知道哪些公司的招聘信息值得信任、值得投递简历。
当我们把前面这段内容拆分成这三个问题时,问题明确了,回答者自然也能够给出有针对性的答案。如同分析如何进行工作汇报时提到的“结论先行”原则,在提问的对话开始就直截了当地提出问题,再结合问题来说明问题的背景,从而让对方知晓这个问题产生的原因。
问题背景的介绍要有相关性,删除不必要的内容,比如在上述几个问题中,如果想请教如何在招聘信息中筛选出信息真实的岗位,那么介绍自己过去几年的经历就意义不大。
结合请教式提问的行为逻辑与语言逻辑,可以形成以下话术:
(1)咨询是否方便交流:“我有一个问题想咨询你,耽误您10分钟左右的时间,不知是否方便?”
(2)直截了当地提出问题:“我的性格比较内向、不自信,表达不出自身的优势,参加过几次面试,但都失败了。怎样才能让自己在面试时表达出自身的优势呢?”
(3)说明问题的背景:“我2014年普通二本信息管理专业毕业,2017年拿到会计初级证并报了网上实操班自学会计工作技能,做过半年财务工作。今年还参加了会计中级与注会会计经济法考试。目前的求职方向是会计岗位。”
(4)介绍自己对问题的思考:“我看了一些面试技巧的文章,对于这个情况,我认为需要结合应聘岗位的具体工作要求来说明自身情况,这个方向是否是正确呢?如果是这样,那么如何做到结合岗位要求来介绍自己?”
(5)交流结束后表示感谢:“谢谢你的分享,对我的帮助很大,特别感谢!”
如果在每次职场请教提问中,都能将这五个部分内容说明清楚,不仅能得到想要的答案,还能在请教的对象面前为你自己建立起积极思考、积极提问的良好形象。
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