从场景与内容的角度分析职场沟通，我们会发现职场沟通的行为绝大多数情况下是围绕“事”所展开的。作为部门领导，你需要向团队成员传达任务目标；作为下属，你需要向上级汇报工作完成进度；作为同事，在他人遇到问题向你请教时，你需要给出指导……无论你在职场中的角色身份是什么，沟通场景都指向一个目标——解决某一个问题，推动业务更好地发展。

这是职场沟通与我们日常生活沟通最大的差异点所在，如同我们的生活社交与职场社交。在生活社交中，对方“考察”的是你是否“有趣”；而职场社交中，对方“考察”的是你是否“有用”。对于公司而言，员工真正的价值在于每一个工作事项的落地执行，因为只有执行，才能真正推动业务的发展，完成产品的生产、流通、销售等各个环节，转化成企业的营收。

倘若执行环节存在缺失，再完美的沟通也无法转化为企业的业绩。纸上谈兵是每一个职场人的大忌，正是因为这样的需求，决定了职场沟通这一行为的定位——职场中的沟通应服务于事项的落地执行，而沟通的重点指向“事”的解决。

这种场景决定了职场中沟通行为的核心策略——效率优先。

效率优先的沟通策略，最大价值在于降低了职场人之间的沟通时间成本，将更多时间放在工作事项的执行与推动上。我们在很多岗位的招聘信息上会看到诸如逻辑清晰、条理性强这类用人要求。这些要求背后体现的企业用人需求，不仅仅是需要员工高效完成各种工作事项的拆解与推进，也要求员工用最高效的方式完成各类工作事项的沟通交流。

在高度竞争化的商业环境中，企业对于效率的追求无处不在，比如不少企业提倡站着开会，这显然不是一件舒服的事情，却能有效缩短开会时长，提高会议效率。同时，会议也是一种团队沟通的形式，更加要求我们知晓在会议过程中通过怎样的表达有助于会议效率的提高。

围绕效率提升这个目标，要想让职场沟通能力得到提升，需要思考的核心问题就出来了，那就是：“如何才能提高信息传递的效率？”

要想提高信息传递的效率，核心在两点：一是如何把一件事情说清楚；二是如何让对方听明白。这两个问题的解决，可以通过以下两种方式展开。

1.降低表达中的语言噪音

所谓语言噪音，就是对于信息接收者而言，增加信息提取与理解难度的语言内容。通常有以下两种情况：

第一种是非必要性描述。在日常生活的交流中，很多时候我们会习惯在描述一件事情时，把这件事情涉及的方方面面都介绍完整清楚，这就经常导致我们在交流语言中会带上很多非必要性的内容，而这些非必要性的内容通常会对信息接收者在信息提取上造成障碍。

在自序中，我举过一个向领导汇报客户投诉情况的例子，两者的差异首先是内容上的不同，第一种汇报方式更多的是在描述自身的感受和经历，第二种则弱化了经历过程，重点汇报通过这件事情对业务流程和注意事项带来的思考。除了内容本身能够反映表达者的思维方式外，针对同样的内容采用不同的表达方式，也可以反映出不同表达者之间的表达能力差异。同样是案例中的第二项内容，我们可以看一下以下两段表达。

汇报方式A：“经理，我刚接到一个客户投诉，这个客户是销售部门的小王签下来的。我找小王了解了一下客户情况，客户在购买前，将我们的产品和市场上多个同类产品进行了对比。他前后经过两周多的考虑才确定购买我们的产品，应该说对于我们产品的质量与口碑是比较认可的。

但这周，这个客户一共投诉了我们4次，前三次投诉的原因是认为我们的发货速度太慢，最近一次投诉是因为客户对产品的使用方法不当，导致他认为我们发给他的产品质量有问题而要求换货。

我跟客户沟通之后，目前客户投诉的问题已经得到解决。几次沟通下来，虽然客户有一些抱怨，但是对我们服务整体的满意度评价还是比较高的。我在想，目前客户的问题已经得到解决，但这种情况导致的投诉情况是可以避免的，主要是我们在销售与服务的流程上没有主动跟进，才导致客户对于发货周期与产品使用等信息不知情。

如果我们在销售环节提前告知客户发货周期，在客户收货后主动跟进客户的产品使用情况，不仅能降低客户的投诉率，还能进一步提升客户对我们的服务体验。所以，我觉得我们的服务流程与事项可以做一下优化，您看是否可行？”

汇报方式B：“经理，我认为我们目前的销售与服务流程可以做一些优化，如在订单确认后，由销售人员主动告知客户我们的发货周期及客户预计收货时间。同时在客户收货后，由客服部门主动跟进客户对产品的使用情况。目前，我们在这两个环节的信息传递都是被动进行的。

这周，有一个客户因为发货速度与产品使用方法的问题投诉了我们4次，客户的投诉都得到了解决，但确实影响到客户对我们服务的体验。如果在销售与服务流程上做一下调整，不仅能提高客户的购买体验与满意度，也能降低客户的投诉量。我认为，这是一件很有必要，也很有价值的事情。针对服务流程优化这件事情，您看是否可行？”

这两段话其实讲的是同一件事情，都是建议上级对现有流程进行优化。不同的地方在于方式A中先介绍背景情况，再讲建议内容；而方式B中一开始就说明了要做什么事情，再讲这么做的依据，说明流程优化的必要性。

两者的差异在于接收信息的人员在什么时候获取到核心信息。方式A直到最后一句才表明这次沟通的意图，而方式B在沟通的第一句话就表明这次沟通的主题是什么。(www.daowen.com)

对于信息接收者而言，提取信息的方向和效率是不一样的，前者在汇报的时候，领导可能会有一个疑问：你要跟我讲什么？而后者在汇报过程中就非常简单，直入重点。同时，前者不仅在语言表达上比较冗长，更大的问题在于讲述了很多与目标需求无关的信息，比如这个客户是怎么购买公司产品的、由谁销售出去、投诉处理后客户的感受如何等。这些信息并不是这次沟通中需要上级了解的内容。

如果上级希望进一步了解客户投诉的情况，我们可以继续描述，但没有讲述这个事件的详细背景，其实并不影响核心信息的传递与表达。

非必要性描述语言太多，给接收信息的人最直接的感受就是——你讲话没有重点、啰嗦，进而导致其在沟通中失去继续接收信息的意愿。删除非必要性描述，让语言更加简洁，这是我们在降低语言噪音时的第一个注意事项。

第二种是非明确性语言，比如我们在日常生活中经常会听到诸如“尽快”“随便”“都行”等语句。这或许与我们的生活习惯有关，就像中餐厨师教徒弟做菜时会说“加盐少许”一样。很多时候，我们都是依靠个人经验感受去传递信息，但在职场中，使用这类语言会带来一个问题——表述不清晰、执行结果没标准。

“加盐少许”到底是加多少？如果是一个新手接收到这个信息，他就很难去执行。比如今天部门负责人在布置任务时跟大家说：“我们这周一共有五件事情需要推进，分别是活动方案制订、客户资料收集、历史数据分析……这几件事情，大家都要尽快完成。”在这段话中，下达多项任务时用了“尽快”这一词语，这个时候，信息的接收方对于这五件事情的优先级安排是怎样的、哪些事情先做哪些事情后做、每件事情要求完成的时间节点是什么时候等关键信息都是模糊的，没有统一的理解标准。

非明确性语言之所以在职场沟通中是一种语言噪音，原因就在于此，不同的人对语言的理解会有差异，对信息的解读全凭自身经验，从而在执行上无法形成一致标准，最终导致结果上的差异。

职场表达不同于文学作品，文学创作中可以是“一千个读者有一千个哈姆雷特”，但在职场中对于信息的传递，不能让不同的信息接收者之间产生认识偏差，否则在执行过程中会不断放大这种偏差，造成执行结果与预期目标的巨大差异。

正如军队中有明确的信息传递系统一样，擂鼓前进、鸣金收兵。使用明确性词语进行信息的传递，这是我们在降低语言噪音时的第二个注意事项。

2.优化语言的逻辑结构

除了降低信息中的语言噪音外，提高信息传递效率的第二个要点是优化语言的逻辑结构。

语言结构的背后是思维逻辑。我们从小就开始学习与表达结构相关的句式，比如最早接触到的“因为……所以……”“首先……其次……”“第一……第二……”“起因……经过……结果……”等语言结构，都是在帮助我们更好地进行信息的表达与传递。一段话的逻辑是否清晰，对于听众而言，在信息提取的效率上有着明显的差异。

曾经有个求职中的同学问我一个关于网络在线申请时应如何答题的问题，题目是这样的：请描述一个您参与过的项目，您在该项目中担任什么角色，您是如何与其他成员合作的。针对这个问题，原来的回答内容是这样的：

在担任外联部部长时，曾与某考研机构合作推广其四六级相关课程。往届推广均采用传单、讲座等方式进行，但上座率较低，常不足100人次/场。经过观察发现，准备四六级考试的相关群体表现出对仿真试题的偏好，便让干事们针对四六级备考人群发放问卷，调查其参与模拟考试（以下简称模考）的倾向。最终说服商家采用模考形式来进行推广。在筹备过程中，将与老师沟通申请模考场地与设备的工作交给两位副部长，将干事设立成监考组、评卷组、推广组，并由三人分别负责，以转发分享与组团免费参与模考作为卖点组建社群。此次活动最终模考参与人数达476人，社群关注用户数达379人，超额完成商家的推广任务，并获得合作机构的赞誉。

从内容上看并没有问题，介绍了项目背景、行动方案及最终结果。但这一大段的描述下来，我们会感觉很多信息在相互穿插，理解起来比较费力，如果将内容梳理下，修改成下面这样的描述，就会给人不一样的阅读体验：

在担任外联部部长期间，曾与某考研机构进行四六级课程的校园推广合作。合作的目标是提高该机构在校内的品牌知名度，让更多人参与、体验他们的课程。在这个项目中我作为总策划人，负责活动的方案策划、企业对接、项目推进等工作。（项目背景）

为了实现活动目标，我们首先通过调查问卷的形式对目标用户群体做了分析，发现准备四六级考试的相关群体更愿意通过参与模考的形式进行课程体验，这也是在过往的推广中使用传单、讲座的形式时学生参与度不高的原因。经过与机构的讨论，我们决定采用模考的形式进行推广。（用户分析与方案制订）

在具体事项执行上，我将场地沟通协调、活动推广、模考监考、评卷等事项进行分工，分别由部门的副部长与干事负责。通过转发文章参与和组团免费参与的形式组建了学员社群，最终实现模考参与人数达476人，社群关注用户数达379人，超额完成商家的推广任务，得到了合作机构的赞誉。（方案执行及项目结果）

修改后的内容其实与前面一段表达的信息相同，但在内容框架上，分成了“项目目标—过程方法—项目结果”这几个部分进行介绍，对于信息的接收者而言，更容易理解内容构成。这也是为什么我们在写一篇文章时需要进行分段、书籍需要有目录章节。文章不分段或者书籍不分章节，从内容本身上来说，传递的内容是一样的，但对于阅读者而言，阅读过程中对内容的提取与阅读体验就会有极大的影响。

不管是降低表达中的语言噪音还是优化语言的逻辑结构，目标都是让我们的沟通效率更高。职场沟通效率优先，这是在进行职场沟通交流过程中需要明确的第一件事情。