前面已经阐述过,用汉字记录汉语口语,无论如何都不可能做到有言必录。“说”和“写”之间在速度上存在的时间差,是每一位书记员在实际工作中都会碰到的矛盾,也是必须解决的矛盾。

怎样解决呢?一方面要看到汉字记录汉语有局限性,速度不可能提高,所以一般只能抓主要内容记;另一方面就要苦练书写速度,这是书记员的一项重要基本功,而且不是一朝一夕能够练就的,必须天长日久、持之以恒地练下去,直到把字写快写好。所谓好,就是字体要正规、清晰、好认。

当然,在司法实践中,临场练习、工作实践的锻炼和经验积累也是重要的。除了熟能生巧的规律外,快速记录还有一些行之有效的方法:

(一)善于取舍

无论是哪一种诉讼口语形式,进行笔录转换时,都要遵循“取新舍旧”的原则。“新”是指在庭审或其他诉讼程序中出现的新证据、新线索、新的事实等新情况,这些都要一一详尽地记录下来。而对那些在案卷中已有过的材料,或者已存有书面文字的材料,如起诉书、证言笔录、鉴定意见、书证材料等,均可只记名称、出处,文字从略。另外,在“问答式”“陈述式”“辩论式”三种不同形式的笔录转换中,均有不同的取舍方法,将在下节具体阐述。

(二)方法灵活简便

加快记录速度的方法有多种,每个人在长期的司法实践中根据自己的情况,都可以积累出一套行之有效的经验。常见的一些方法介绍如下:

1.归纳综合法。除了前面已经说过的一些概括归纳的方法外,还可以对连续性或相类似的问答进行归纳,综合成一次性的问答。比如,问当事人身份、简历、家庭情况等问题时,可以把单相短句问答归纳转换为并列的多相长句问答来记录。尤其在法庭辩论和陈述式的口语记录转换中,归纳综合方法使用得比较多。

2.简称、缩语和统称的使用。对诉讼中的口语表述者,记录转换时第一次用全称,以下可用简称。比如,审判长可以用“审”或标点符号“?”代替。陪审员、公诉人可用“陪”“公”等。当事人或其他询问人,可取其姓为简称。如果同一案件中有同姓者,则分别取其名字中的一个字为简称即可。使用简称要前后连续一致,不能随意更换以免造成混乱。

缩语要视具体情况而定,一般是把长句压缩成短句,在不失原意的情况下,省略一些附加成分。

一些被压缩简化了的全称,成为被承认而广泛应用的,可以在笔录中使用。比如下列一些被压缩简化了的统称:(www.daowen.com)

《中华人民共和国行政诉讼法》——《行诉法》

中级人民法院——中院

湖南湖北——两湖

以上,必须是被承认而且流行常用的。比如可以用“两湖”“两广”,但不能用“两河”(河南、河北)。

3.空白省略法。凡是省略之后联系上下文能看出原意的,都可以使用空白省略法。这种方法一般用于初当书记员的人。因为记录速度比较慢,与口头诉讼语言相差较大,只好采取一种补救的方法,这时可以用跳跃式的空白省略法先记下,事后再很快将省略的字补入。比如:

对这一浪　事　提　严　批　。

对这一浪费事实提出严肃批评。

诉讼活动中,书记员记录时会遇到各种复杂的情况。各种笔录是重要的法律文书,因此对笔录的要求很严格,甚至有法律上的具体规范。比如庭审笔录,倘若当庭没记全、没记准、没记清,在记录的后面空了一段,准备闭庭后补记,那么这种笔录就不合法。然而,如果在记录的过程中有个别话没记全,留下了“尾巴”或者有个别字词写不上,就不要占太多时间去想,宁可造成遗漏,再抓住和利用庭审中及庭审后的一些空隙时间,进行“拾遗补漏”。这些空隙主要是:审判员对被告人进行教育和解释法律问题时讲得多,书记员可少记;宣读证言时,只需记有关的人名和预审卷册、页数,在辩论阶段进行重点归纳时,也会留有一些短暂的时间,用来拾遗补漏。

4.预先填空法。在庭审笔录中,查明被告人身份及交代各项权利这一部分多采用“填空”式。初涉记录工作者只要了解了这种方法就很容易做到。一般有经验的记录人,都能根据不同案件,在不同的笔录中恰当地使用这种方法。比如宣布开庭,宣布合议庭组成人员和诉讼参与人名单等常规性内容,都可以预先填写。对一些必不可少变化不大的程式化规范性内容的问答语句,可先记下问句,庭审时填上答句即可。